Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Документы которые создаются в департаменте по работе с персоналом

Документы которые создаются в департаменте по работе с персоналом

Документы которые создаются в департаменте по работе с персоналом

Рубрики

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

№ 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

). Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: ● организация труда работников; ● заключение трудового договора и прием на работу; ● перевод на другую работу; ● предоставление работникам отпусков; ● поощрение работников; ● наложение на работников дисциплинарных взысканий; ● аттестация работников; ● ведение штатного расписания; ● учет использования рабочего времени; ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ● оформление служебных командировок; ● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003). Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов.

У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости. Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл.

7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г.

№ ФЗ-79

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

. Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.). Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание В соответствии с подп.

«а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст.

3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ Перечень кадровых документов, обязательных для организации № п/п Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения 1 Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статья 189 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. Постоянно 2 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Постоянно 3 Штатное расписание (ф.

Т-3) (штатная расстановка) Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно 4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 6 Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Постоянно 7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации.

Постоянно 8 Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно 9 График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год 10 Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя.
75 лет 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя. Постоянно 12 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора.

Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

75 лет 13 Приказы о переводе на другую работу Статья 72.1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

75 лет 14 Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет 15 Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии.

В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16 Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет 17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). 5 лет 18 Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Ведется на каждого работника. 75 лет 19 Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. При увольнении работник получает трудовую книжку на руки.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив 20 Договоры о полной материальной ответственности Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г.

№ 85 Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. 5 лет 21 Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД

«Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации»

(рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 22 Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 23 Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же 75 лет 24 Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков То же 50 лет 25 Журнал регистрации командировочных удостоверений То же 5 лет 26 Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 75 лет 27 График сменности Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

1 год 28 Журнал учета проверок инспектирующих органов Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица Постоянно 29 Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет 30 Табели и наряды работников вредных профессий Часть 3 статьи 91 ТК РФ Составляются ежемесячно.

75 лет 31 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

№ 10

«Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет 32 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же.

5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90

«О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии»

(в ред.

от 06.02.2001) 5 лет 37 Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» 45 лет 38 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет

Состав и порядок формирования документации по управлению персоналом

В результате изучения материала данной главы студент должен: знать

  1. • основы разработки и внедрения процедур регулирования трудовых отношений;
  2. • состав и структуру документов по управлению персоналом;

уметь

  1. • взаимодействовать с персоналом в процессе организации оформления кадровых документов;
  2. • заполнять унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате;

владеть

  1. • навыками разработки локальных нормативных документов в соответствии со спецификой компании;
  2. • основами трудового законодательства в области документационного обеспечения управления персоналом.

Формирование системы документации по управлению персоналом предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения (рис.

3.1). Документальное оформление кадровых процедур — обязанность любого работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы, в которой осуществляется его деятельность. Для установления состава кадровых документов, которые обязательно должны быть в организации, необходимо постоянно проводить мониторинг дополнений и изменений в трудовое законодательство. Многие документы кадрового делопроизводства имеют типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Эти унифицированные формы применяются всеми организациями, учреждениями и предприятиями, осуществляющими свою деятельность на территории России. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Для правильного ведения обязательных кадровых документов следует руководствоваться соответствующими разделами и статьями ТК РФ (табл. 3.1).

Рис.

3.1. Перечень кадровых документов в организации Обязательные документы по управлению персоналом и основания к ним Таблица 3.1 № Наименование документа Основание 1 Правила внутреннего трудового распорядка Ст.

189, 190 ТК РФ 2 Положение о защите персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ 3 Трудовой договор Ст.

16, 56-59, 67 ТК РФ 4 Штатное расписание Ст.

15, 57 ТК РФ 5 Личная карточка работника П. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 6 Табель учета рабочего времени Ст. 91,99 ТК РФ 7 График отпусков Ст. 114, 123 ТК РФ 8 Приказы (распоряжения) Ст.

62, 68, 72, 84, 193 и др. ТК РФ 9 Основания к приказам: докладные записки, заявления, акты и др. Ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др.

ТК РФ 10 Трудовая книжка Ст. 65, 66 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» 11 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них П. 40—41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
40—41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

«Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

12 График сменности Ст.

103 ТК РФ

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Вы хотите навести порядок в кадровой работе?

С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей?

Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится На практике случаются две ситуации: Экспресс-курс в Контур.Школе Кадровое делопроизводство с нуля для бухгалтеров, ИП и начинающих кадровиков

  1. В уже существующей компании кадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
  2. Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг первый. Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя.

Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями.

Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели.

В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

В конце статьи есть Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:

  • Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
  • Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.
  • Единственный специалист по кадровому делопроизводству.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст.

60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание.

Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

Типичное заблуждение: должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание.

В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

  • Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.
  • Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
  • Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает. Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика?

Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель. Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника.

Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание. Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст.

15, 57 ТК РФ). Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — (утв.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку, например 0,25 или 0,5.

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания.

Его утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Локальные нормативные акты — объемная тема.

Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

  1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов, при условии что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
  2. Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется.

Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом.

В курсе повышения квалификации «» и курсе профессиональной переподготовки «» локальным нормативным актам посвящено отдельное занятие.

  1. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
  2. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Ключевым работником организации является руководитель.

В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы.

Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  1. выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.
  2. является единоличным исполнительным органом юридического лица;

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку. Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора?

Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения.

Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу. Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.

На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки. Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками.

Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников. По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч.

4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров. Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст.

57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

  1. фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
  2. сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
  3. идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
  4. место и дата заключения трудового договора.
  5. сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г.

Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.» Рекомендация 2.

Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

  1. гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
  2. условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).
  3. срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
  4. режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);

Рекомендация 3.

Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности.

При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов. Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму. В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч.

4 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым. По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе.

В программе урока:

  1. Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
  2. Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.
  3. Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
  4. Случаи полной материальной ответственности работника.

В конце статьи есть Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ. На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности.

Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см.

п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Экспресс-курс в Контур.Школе Переход на электронные трудовые книжки. Отчетность СЗВ-ТД С 1 января 2021 года у работодателей появилась обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:

  1. работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид.

Об изменениях читайте в статьях:

  1. .

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Типовой комплект (без учета особенностей):

  • Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — () или по утвержденной работодателем форме.
  • Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
  • Бланки личной карточки по (для государственных или муниципальных служащих — . Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.
  • Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225). Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст.

91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму. Подготовьте документы:

  • Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).
  • Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
  1. при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по или );
  2. при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС).
  1. письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч.

    3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите Письмо Роструда от 30.07.2014 № );

  2. приказ на отпуск (, ).
  3. график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «»;

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.).

В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

  1. предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «» в Контур.Школе.
  2. привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
  3. направляет работников в командировки;
  4. привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д. В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись.

Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку. На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника.

После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).
  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.

Рекомендуем пройти дистанционный курс кадрового делопроизводства ( или в Контур.Школе).

По итогам обучения вы сможете организовать работу с кадрами и предупредить вопросы трудовой инспекции. В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  1. 15 правил для внесения сведений в унифицированную форму № Т‑3 (штатное расписание) 554.8 КБ

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

59 546 Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы.

Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бесплатно Конюхова Е.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+