Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - График документооборота образец рб скачать

График документооборота образец рб скачать

График документооборота образец рб скачать

Как и зачем составлять график документооборота? Шаблон для скачивания

21 маяЕще в советском положении Минфина от 29.07.1983 № 105 указано, что главный бухгалтер должен контролировать создание, получение, обработку и хранение документов.

Среди инструментов для решения этой задачи – график документооборота и номенклатура дел.Но график документооборота – это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам.

Это действительно важный инструмент, без которого главбух рискует не собрать документы к проверке или по запросу налоговой.Поэтому давайте попробуем создать график документооборота по всем правилам, а попутно разберемся, зачем он на самом деле нужен.Разработку графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждают график приказом руководителя организации (п.

5.2 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

  1. взаимосвязь ответственных лиц.
  2. сроки прохождения каждого из этапов;
  3. этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  4. перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  5. перечень сотрудников, проверяющих документы;

График можно сделать по образцу, предложенному Минфином, а можно по собственной структуре – главное, чтобы вам было удобно. Как мы писали выше, график – энгто не формальность, а реальный инструмент, без которого будет тяжело контролировать движение документов внутри компании.

Самые распространенные виды графиков – в табличной форме и в форме схемы.В таком виде график документооборота можно приложить к Учетной политике.Также движение документов можно отразить более наглядно – в виде схемы или памятки. Такой способ нужен не для внесения в Учетную политику организации, а для прояснения сотрудникам их задач по передаче документов.Памятка может быть выполнена в виде инструкции с пунктами или чек-листа.

Сотруднику нужно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.Например, сотруднику нужно забрать оплаченный товар от поставщика.

В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти (можно приложить образцы), и срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию.Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.По закону, эта обязанность возложена на главбуха – и его требования обязательны для всех сотрудников. Если требования не выполняются, к сотрудникам можно применять дисциплинарное взыскание.

А вот за четкое соблюдение требований можно и премировать.Когда документ обработан, его данные внесены в базу, его следует передать в архив. Чтобы в будущем не пришлось возвращаться к оригиналу в архиве и делать сканы для запроса от налоговой, стоит использовать Один из способов упорядочить хранение документов – составить номенклатуру дел.

В нее следует включить информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 2,5 кб Поделиться: Утвержден положением Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 Утверждено приказом N _____ от _________ ———————————————————————————————— ¦Наименование¦ Создание документа ¦ Проверка документа ¦Обработка ¦ Передача ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦документа ¦ в архив ¦ ¦ +———————————+————————-+———-+———-+ ¦ ¦коли-¦ответ-¦ответ-¦ответ-¦срок ¦ответ-¦кто ¦поря-¦срок ¦кто ¦срок ¦кто ¦срок ¦ ¦ ¦чест-¦ствен-¦ствен-¦ствен-¦ис- ¦ствен-¦пред- ¦док ¦пред-¦ис- ¦ис- ¦ис- ¦пере-¦ ¦ ¦во ¦ный ¦ный ¦ный за¦пол- ¦ный за¦став- ¦пред-¦став-¦пол-¦пол- ¦пол-¦дачи ¦ ¦ ¦эк- ¦за вы-¦за ¦испол-¦нения¦про- ¦ляет ¦став-¦ления¦няет¦нения¦няет¦ ¦ ¦ ¦земп-¦писку ¦офор- ¦нение ¦ ¦верку ¦ ¦ления¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ляров¦ ¦мление¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——+——+——+——+——+——+——+——+——+—-+——+—-+——+ ¦Требование.¦ 2 ¦ цех ¦ОМТС ¦склад ¦еже- ¦ бух- ¦ 1 ¦при ¦еже- ¦бух-¦еже- ¦бух-¦по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бух- ¦ ¦днев-¦ гал- ¦экз. -¦от- ¦днев-¦гал-¦днев-¦гал-¦ис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гал- ¦ ¦но ¦ терия¦ цех ¦чете ¦но ¦те- ¦но ¦те- ¦тече-¦ ¦ ¦ ¦ ¦терия ¦ ¦(до.¦ ¦ 2 ¦при ¦(до.¦рия ¦ ¦рия ¦нии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ча- ¦ ¦экз.

-¦рее- ¦ча- ¦ ¦ ¦ ¦квар-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сов) ¦ ¦склад ¦стре ¦сов) ¦ ¦ ¦ ¦тала ¦ ————-+——+——+——+——+——+——+——+——+——+—-+——+—-+——

  1. (Adobe Reader)
  1. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  2. Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

    Правоотношения в сфере найма не исключение.

  3. Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  4. В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 05 октября 2020

  1. Внесены корректировки в8
  2. Добавлено документов17

Договоры по тегам Советы работнику офиса

  1. Все договоры
  2. Все бланки

Цитата на века Если бы из книг Хрисиппа изъять все, что он повыписал из других, у него остались бы одни пустые страницы.

(Диоген Лаэртский)

График документооборота: образец

Copyright: фотобанк Лори Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность. Читайте также: Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на и впоследствии на документы своевременно.

Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями.

Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение . Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота. Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать.

Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников. Основные задачи графика документооборота:

  1. своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
  2. получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
  3. формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
  4. оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;
  5. исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.

Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с .

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

  1. для каждого отдела;
  2. для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика. Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т.
Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т.

к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства. Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к.

он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации. График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены.

Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота.

Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц. За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии.

Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № . Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации.

В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании.

Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения. Скачать его в формате word вы можете ниже.

Скачать его в формате word вы можете ниже. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Первичные документы Первичные документы | 12:50 6 марта 2020 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 11:50 15 сентября 2020 12:06 24 октября 2014 Первичные документы, Кадровое делопроизводство Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 11:43 7 декабря 2017 Первичные документы Первичные документы Первичные документы УСН Прием на работу Бухгалтерская отчетность Прием на работу Трудовые отношения Экономика и бизнес Бухгалтерская отчетность Страховые взносы ПФР Кадровое делопроизводство 6-НДФЛ Пенсионеры, Транспортный налог Бухгалтерская отчетность Выплаты персоналу Штрафы Первичные документы Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2020 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

График документооборота

— это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения). может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

  1. индивидуальные.
  2. унифицированные,
  3. типовые,

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т.

п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия. должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204) Скачать документРазмер 73 KB Тэги:

График документооборота в бухгалтерии

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию.

Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.
И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота. Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

  1. создание документации;
  2. уничтожение документации.
  3. архивация документации;
  4. обработка документации;

Этот закономерный процесс и носит название документооборот.

Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

  1. инструкции документооборота.
  2. графика документооборота;
  3. положения о документообороте;

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия.

И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров: Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции.

И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам.

А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации. Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов.

Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия. На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия.

В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники.

В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы. А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы. Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени. Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы.

Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе.

На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности.

Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания. Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет.

С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается. Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом.

Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию.

И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении. Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий.

И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне.

Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы.

Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

д. Но большинство организаций используют именно график документооборота. График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК). Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете.

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям).

Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан. Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидации; ; . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача.

Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью.

И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

С первичными документами все просто.

Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформление. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  1. проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  2. определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.
  3. решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  4. определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  5. данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется. Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота.

Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа.

Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца.

Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца. Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам.

Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно.

Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировки.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены.

Переходим к оформлению. График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы.

Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе.

Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции. Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа.

Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так. Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления До окончания календарного года — каб.

301, далее — каб. 308 Приходный ордер М-4 1 Кладовщик Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика Кладовщик Бухгалтер по участку МПЗ 10-го, 20-го и 30-го числа месяца Бухгалтер по участку МПЗ 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей Приходный кассовый ордер КО-1 1 Кассир Главный бухгалтер, кассир Кассир Старший бухгалтер Ежедневно в конце рабочего дня Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления Путевой лист грузового автомобиля 1 Менеджер по логистике Менеджер по логистике, механик Водитель Бухгалтер по участку МПЗ Ежедневно Бухгалтер по участку МПЗ Другой вариант — расположить документы с привязкой:

  1. к структурным подразделениям.
  2. к должностям и профессиям;
  3. к хозяйственной операции;

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления.

Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур.

Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график. Наименование операции Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок Оплата счетов, выставленных поставщиками Счет на оплату 1 Менеджер отдела закупок Руководитель отдела закупок Менеджер отдела закупок Главный бухгалтер В день наложения визы руководителем отдела закупок — 5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты До окончания календарного года — каб.

301, далее — каб. 308 Перечень планируемых платежей 1 Главный бухгалтер Руководитель Главный бухгалтер Старший бухгалтер Ежедневно, не позднее 12.00 Старший бухгалтер 1 год с даты составления Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом. Теперь переходим к этапу «оповещения».

Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

  1. оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

  1. сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр».

    Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

  1. внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

.

2. Должностные обязанности: . — принимает материальные ценности; — проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам; — составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов; — ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению; — участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан: — находиться на рабочем месте в специальной одежде; — соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; — соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

  1. закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ В целях организации рационального документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота. 2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное. КОСНИЧЕВА Лариса Александровна Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри» “Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать.

Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов.

И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее:

«Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию»

.

Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”. *** При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел.

Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами.

Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Понравилась ли вам статья?

  1. Другое
  2. Аргументы неубедительны
  3. Почему оценка снижена?
  4. Слишком много слов
  5. Тема не актуальна
  6. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  7. Статья появилась слишком поздно
  8. Нужно больше примеров
  9. Ничего нового не нашел
  10. Нет ответа по поставленные вопросы
  11. Есть ошибки

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. я не подписчик, но хочу им стать
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 16, № 16
  • , № 18
  • , № 3, № 3
  • , № 13, № 13
  • , № 4
  • , № 17
  • , № 10
  • , № 9
  • , № 13
  • , № 24
  • , № 19
  • , № 17
  • , № 3
  • , № 2
  • , № 4
  • , № 1
  • , № 12
  • , № 23

График документооборота для учетной политики 2020 года: как составить

Актуально на 31 января 2020 Время для прочтения: 4 минуты Прочитано: Сохранить статью Содержание Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2020 год. Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами. Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  1. передачу в архив.
  2. создание;
  3. получение от контрагентов и др.;
  4. принятие к учету;
  5. обработку;

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику.

Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  1. сроки;
  2. отделы и службы, через которые должен пройти документ.
  3. документы по его компетенции;

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  1. их правдивость.
  2. соблюдение графика;
  3. оперативное и правильное создание документов;
  4. передачу документов вовремя в бухгалтерию;

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

  1. оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
  2. минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор.

Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход. Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок.

Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  • создание;
  • передача в архив.
  • проверка;
  • обработка, занесение в базу;

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку.

Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: Однако образец 2020 года должен максимально отражать технические и иные возможности.

Далее приведем в отношении бухгалтерии. Также см. «». 28.11.2016 09.08.2018 29.09.2018 30.04.2019 08.07.2020 15.07.2020 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2020 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"] Scroll Up

Приказ об утверждении графика документооборота

3781 Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов.

Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений.

Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  1. Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  2. Планирование сроков обработки бумаг.
  3. Планирование сроков рассмотрения документации.
  4. Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг.

Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов.

А это влечет за собой следующие проблемы:

  1. Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  2. Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  3. Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом. Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  1. Наличие подписи директора.
  2. Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом.

Поэтому приказ может составляться в свободной форме. В графике обычно присутствуют эти сведения:

  1. Порядок утверждения бумаг.
  2. Правила составления и оформления.
  3. Способы ведения и хранения бумаг.
  4. Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  5. Порядок исполнения документов.
  6. Сроки вступления локальных актов в силу.
  7. Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  8. Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  9. Контроль за соблюдением графика.
  10. Сроки проверки формы и содержания документов.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика.

Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

ООО «Скрепка» Приказ №44 г. Москва 19.02.2021 года Об утверждении графика документооборота Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Утвердить график документооборота на основании приложения №1.

2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.

3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике. 4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+