Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Инструкция по делупроизводству о порядке сшива документов

Инструкция по делупроизводству о порядке сшива документов

Инструкция по делупроизводству о порядке сшива документов

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив.

Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства.

Приходится все делать заново. Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Содержание статьи Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  1. Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  2. приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
  3. Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  4. Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  5. методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.
  6. инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки.

Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так.
Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  1. И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.
  2. Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  3. Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.

Посмотреть правила и можно в этой статье.

Если вас интересует, что такое ОКАТО – ознакомьтесь с . Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.
Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.

Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  2. Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  3. Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  4. Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
  5. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  6. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  7. Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы.

Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер.

Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый.

На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  1. название данного документа;
  2. дата составления описи;
  3. в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).
  4. непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  5. аннотация;

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой.

Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило.

Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве. Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы.

На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы.

Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см.

Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см.

Среднее отверстие должно быть на середине листа. Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить.

Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см. Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  • Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  • Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  • Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
  • Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  • Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто.

Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел. Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность. Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео: После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео: После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись.

Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись:

«Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)»

.

Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.

Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.

Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты.

Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские.

Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми. Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения.

Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т.

д. И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная.

Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа. Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.

Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  1. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.
  2. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  1. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  2. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  3. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  1. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  2. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

    Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. Документы для налоговой
  2. документы на тендер
  3. копии уставных документов
  4. книги учета прибыли
  5. при подготовке документации к сдаче в архив
  6. Кадровая документация по итогам текущего года
  7. документы для сдачи отчетности в ПФР
  8. Документация бухгалтерии
  9. документы в различные отделы банка
  10. документы при заключении особо важных соглашений
  11. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  12. нотариально удостоверенные копии и переводы
  1. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  2. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  3. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

    Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  4. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  1. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

    На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  2. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

    Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

  3. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  4. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

    Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

  2. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  3. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

    Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  2. печати организации
  3. клея канцелярского
  4. документов, которые необходимо прошить
  5. иглы с нитью подходящей толщины

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  2. Готовим внутреннюю опись.
  3. Готовим бумаги для прошивки.

    Для этого необходимо расположить их по группам

  4. Сшиваем
  5. Заверяем готовое дело
  6. Оформляем сопроводительную надпись.

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. упустить этап систематизации документов
  2. возможна подача документов без заверительной надписи
  3. распределить документы без нумерации

Этап 1:

  1. Сколько делать отверстий?

    Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

    Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

  2. Делаем проколы.

    Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

    Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

    Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  3. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.

    Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

    Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

    Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись.

    Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  1. С помощью шила делаем три отверстия.

    Между ними должно быть расстояние 3-5 см.

    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

  2. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол.

    Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.

  3. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

    Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

  4. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
  1. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.

    Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

  2. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

    Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

На что стоит обратить внимание:

  1. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  2. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
  3. граница от края листа составляет 1,5-2 см
  4. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля

Иногда требуется прошивка документа за уголок.

Как это правильно сделать, смотрите видео.

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

  1. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  2. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  3. Используем для этого простой карандаш
  4. Приложения нумеруем в общем порядке
  5. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  6. Ставим цифры по возрастанию
  7. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  8. Проставляем на листах арабские цифры
  9. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  10. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  11. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  1. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  2. количество листов в одной прошивке — не более 150
  3. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  4. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  5. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  6. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  1. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета.

    Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.

  2. Документы нумеруются.
  3. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

  1. суровая или прошивная нить
  2. обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  3. тонкий длинный шнурок
  4. прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
  5. банковский шпагат

Процесс прошивки журнал учета:

  1. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  2. указываем дату прошивки
  3. готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  4. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  5. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  6. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  7. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  8. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+