Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Использование личной машины в служебных целях как оформить

Использование личной машины в служебных целях как оформить

Использование личной машины в служебных целях как оформить

Использование личного транспорта в служебных целях

» практикуется довольно часто. Ситуация может носить временный или постоянный характер. Оформить все документально, решить компенсационные вопросы помогает законодательство.

и разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию. Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ.

Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.Существует несколько способов:

  1. составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
  2. заключить договор-аренды транспортного средства между владельцем авто и компанией, которая нуждается в транспорте;
  3. предоставить автомобиль по механизму ссуды;
  4. составить в трудовом договоре соответствующую запись;
  5. заключить договор гражданско-правового характера.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению.

Работодатель должен издать соответствующее распоряжение.

И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы.

Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».Учет расходов таков:

  1. 1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см.;
  2. 600 руб. в месяц для мотоциклов;
  3. 1500 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя более 2 000 к. см.;
  4. без ограничений — для грузового транспорта.

Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы.

Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.К недостаткам можно отнести несколько моментов.

Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок. И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.К этому методу прибегают чаще всего.

Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.Плюсы такого решения:

  1. уже не действуют нормативы – расходы компенсируются в полном объеме, автомобиль фактически находится на балансе предприятия;
  2. страховка на транспортное средство также переоформляется на предприятие.

Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ.

Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование.

Причем на безвозмездной основе.Плюсы такого решения:

  1. упрощает ведение отчётности в вопросах налогообложения;
  2. предприятие полностью берет на себя ответственность за содержание, ремонт автомобиля, учет ГСМ;
  3. работник не теряет права использовать собственный автомобиль и в личных целях.

Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права.

Такой договор может быть обоюдовыгоден.Плюсы такого решения:

  1. владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
  2. автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права; оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы.

Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.На деле часто руководители нарушают законодательство.

И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования. Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится.

Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми. Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.И еще важный момент.

Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра.

Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.Понравилась статья? Поделиться с друзьями: В Трудовой кодекс Российской Федерации внесены изменения, которыми установлены дополнительные гарантии женщинам, работающим в Работодатель обязан предоставлять дополнительный перерыв для кормления ребенка работающей женщине, имеющей ребенка или детей Поиск:

Личный автомобиль в служебных целях.

Нюансы учета

Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками.

Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.
На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.

Документы – основания для выплаты компенсации Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п.

2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 № 16н

«Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок»

(далее – Приказ Минфина РФ № 16н). В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 – 6,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 № 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

(далее – Письмо Минфина РФ № 57).

Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Об иных документах в данном письме не говорится.

Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль.

Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150.

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны: – технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль); – соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору; – приказ руководителя о выплате компенсации; – должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 57,от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140.

Чиновники указывают: 1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст.

188 ТК РФ, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов; 2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце; 3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.Путевой лист: выдавать или нет? Согласно позиции, изложенной УФНС по г.

Москве в письмах от 04.03.2011 № 16‑15/020447@, от 22.02.2007 № 20‑12/016776, от 20.09.2005 № 20‑12/66690, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14‑05‑07/6).

Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 78по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер. В соответствии с Приказом Минфина РФ № 173н[1] типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001.

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5–14,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008). Размер выплаты: нормирован или нет? По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением.

Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются.

Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ № 16н.Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы: Марка автомобиля Предельные нормы компенсации в месяц, руб. ЗАЗ 116 ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 148 АЗЛК, ИЖ 173 ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 221 Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 91 Отметим, работодатели при выплате компенсации за использование личного автотранспорта не обязаны исходить из приведенных сумм.

Приказ Минфина РФ № 16н регламентирует только нормативы при выплате компенсации за счет средств бюджета.

Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

. В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб.

– для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб. – для авто с объемом двигателя свыше 2 л). Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 № 03‑03‑07/24, указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя.

Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно. В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 № 414.

В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг). Марка автомобиля Предельные нормы компенсации* в месяц, руб.

ЗАЗ 3 392 ВАЗ (кроме ВАЗ-2121) 4 725 АЗЛК, ИЖ 5 067 ГАЗ, УАЗ, ВАЗ-2121 5 799 Мотоциклы (для работников органов местного самоуправления сельской местности) 2 546 * Пунктом 1 Постановления Правительства № 414 разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от условий эксплуатации легковых автомобилей.

Как отразить в бухгалтерском учете? Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н[1]). Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п.

256 Инструкции № 157н[1]). Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 132Инструкции № 183н[2]):Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п.

88 Инструкции № 183н):Дебет счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам»Кредит счета 0 201 34 000 «Касса»Страховые взносы. Начислять или нет? Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 № 14‑03‑11/08‑13985. Согласно положениям ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Пунктом 1 ст. 7 Закона о страховых взносах[3] определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Аналогичные нормы действуют в отношений страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п.

1 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ[4]).

Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст.

9 Закона о страховых взносах и ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ.

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑ФЗ страховые взносы не начисляются на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343‑19,от 05.08.2010 № 2538‑19.Следует ли удержать НДФЛ с компенсации? В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п.

3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса.

Как уже было отмечено выше, ст.

188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п.

3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма ФНС РФ от 27.01.2010 № МН-17-3/15@,Минфина РФ от 23.12.2009 № 03‑04‑07‑01/387, от 01.12.2011 № 03‑04‑06/6-328).

Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль?

Вопросы обложения налогом на прибыль компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях рассмотрены в письмах Минфина РФ от 09.08.2011 № 03‑03‑06/1/465, от 15.10.2010 № 03‑03‑06/1/649.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.
Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

Следует также обратить внимание на то, что компенсация должна начисляться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 № 03‑03‑06/1/150).

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации.

Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п.

2 ст. 273 НК РФ). Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Как уже было отмечено, такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ № 92. Вместе с тем следует отметить, что Минфин в Письме от 26.05.2009 № 03‑03‑07/13 указал, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера (например, договор аренды транспортного средства без экипажа), по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены в полном объеме как для целей налогообложения прибыли организаций, так и в бухгалтерском учете автономного учреждения.

Аналогичный вывод следует из Письма от 22.12.2011 № 03‑03‑06/1/844. В соглашении к трудовому договору В. В. Ивановой указано, что для исполнения трудовых обязанностей она использует личный легковой автомобиль.

Сотрудница представила документы, подтверждающие право владения автомобилем.

Согласно приказу руководителя автономного учреждения компенсация выплачивается с 01.02.2012 в размере 4 200 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности и подлежит включению в состав прямых затрат по учреждению при формировании себестоимости платных услуг.

С 01.02.2012 по 16.02.2012 В.

В. Иванова была в отпуске. В соответствии с п.

6 Письма Минфина РФ № 57 в феврале компенсация за использование личного автомобиля (ВАЗ) будет выплачена без учета времени нахождения В.

В. Ивановой в отпуске. В феврале 2012 года – 29 календарных дней, для расчета учитывается период с 17‑го по 29 февраля.

Сумма выплаты составит 1 882,76 руб. ((4 200 руб. / 29 дн.) x 13 дн.). Бухгалтер автономного учреждения сделает следующие учетные записи: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Отражено начисление расходов на выплату денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях 2 109 60 212 2 302 12 000 1 882,76 Отражено поступление денежных средств в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в ОФК 2 210 03 000 2 201 34 000 2 201 11 000 2 210 03 000 1 882,76 Отражена выдача денежной компенсации из кассы учреждения 2 302 12 000 2 201 34 000 1 882,76 Обратите внимание, что в рассматриваемом примере при исчислении налога на прибыль бухгалтер вправе учесть в расходах только 1 200 руб. ________________________________________________________ 1.

Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

.

2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв.
2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв.

Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв.

Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н. 4. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»

.

5. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

. Журнал :

  1. , редактор журнала «Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности»

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 сентября 2011 г.Н.А. Мацепуро, юрист

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы.

И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходов. Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы:

  1. компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  2. возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

  1. интенсивность его использования.
  2. степень его износа и срок полезного использования; ;

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  1. приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;
  2. установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя; ; ; .

У разных машин разные технические характеристики.

А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это: 1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору.

Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре; 2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие; , , так и запрещающие это делать; 3) документы учета служебных поездок:

  1. вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора);
  2. вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации, ; 4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта).

Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

  1. норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
  2. норм Минтранса, ;
  3. из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега;

5) расчет компенсации.

Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации.

Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходов; ; ; , .

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России “Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  1. фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  2. расчет компенсации;
  3. сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
  4. принадлежность используемого автомобиля работнику;

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме, .

Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм, , ; ; :

  1. по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб.

см включительно — 1200 руб.; — при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

  1. по мотоциклам — 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  1. суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются.

    Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ; ; ;

  2. для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы; . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно; .

    Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;

  3. по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно.

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью.

Согласен с этим и Минфин. Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимники. Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления, , . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницы. Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации.

Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательство, .

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см. / решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт Сумма, руб.

На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011) Перечислена сумма компенсации работнику 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 51 «Расчетные счета» 5000 Сумма компенсации отражена в расходах 44 «Расходы на продажу» 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 5000 Отражено постоянное налоговое обязательство ((5000 руб.

На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011) Перечислена сумма компенсации работнику 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 51 «Расчетные счета» 5000 Сумма компенсации отражена в расходах 44 «Расходы на продажу» 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» 5000 Отражено постоянное налоговое обязательство ((5000 руб.

– 1200 руб.) х 20%) 99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство» 68, субсчет «Налог на прибыль» 760 Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей — в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок.

Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ. “Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях — поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля.

Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)”.

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Минфин России А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли. БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России “Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб.

в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб.

А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб.

в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб.

см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать”. Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договориться.

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашением; .

Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

  1. размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).
  2. данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим.

Составить его можно, например, так. Приложение № 2 к трудовому договору № 57 от 01.03.2011 10 августа 2011 г. г. Москва Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.

1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб.

см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль). 2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).

3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях. 4. Работник обязуется: — вести учет служебных поездок в путевых листах; — представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца. 5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения: 1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства. 2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус». От работодателяГенеральный директор Е.А.

Романов Работник: А.В. Старостин *** С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. А это бывает очень редко (практически никогда).

Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций.

В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средства, ; ; .

Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛ, .

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+