Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Предпринимательское право - Кадровый учет для ип с нуля пошагово 2021

Кадровый учет для ип с нуля пошагово 2021

Кадровый учет для ип с нуля пошагово 2021

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

01 Февраля 2021 в 11:27 Кадровое делопроизводство, или КДП, является важнейшей задачей кадровика: отсутствие документов чревато серьезными последствиями для организации. Трудовая инспекция (ГИТ) проводит не только плановые, но и внеплановые проверки и может нагрянуть в любое время с требованием предъявить всю документацию, предписанную законом. Если перед вами поставлена задача привести КДП предприятия в порядок, но есть сомнения в собственной компетенции, следующий раздел — для вас. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Существуют документы обязательные (предусмотренные ) и рекомендованные.

Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  • Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.
  • Локальные нормативные акты.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

  1. ,
  2. ,
  3. ,
  4. ,
  5. положение о защите .

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  1. положение о и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).
  2. ,

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  1. документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  2. документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  3. личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы?

Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  1. Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
  2. Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  3. Какова текучесть кадров?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Эта непростая работа осуществляется на основании , который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться.

Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок. ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2021 года.

Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. 29 Сентября 2021 в 14:24 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.
С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2021 в 12:13 Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации?

Рассмотрим основные моменты. 26 Мая 2021 в 14:01 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2021 в 10:10 29 Февраля 2021 28 Февраля 2021 23 Января 2021 24 Декабря 2021 23 Сентября 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Кадровый документооборот предпринимателя

После того как индивидуальных предпринимателей-работодателей приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме (составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки работников и прочее).Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов (которые будут рассмотрены ниже) потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания.

Тем не менее сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно. Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков).

В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков).

Поэтому просто необходимо вести их правильно. Обязательный переченьПолный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно.

Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы ­деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ.

Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г.

№ 152-ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). К документам, которые обязательно должны быть в наличии ­у предпринимателя, можно отнести:

  • Журналы регистрации выданных справок работникам.
  • Положение о защите персональных данных работников.
  • Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Трудовые книжки работников.
  • Трудовые договоры с работниками.
  • Приказы по личному составу.
  • Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда.
  • Инструкции по охране труда.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Приказы по основной деятельности.
  • Личные карточки работников.
  • Журналы регистрации приказов.
  • График отпусков.
  • Штатное расписание.
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для ­предпринимателей обязательным.

К таким документам можно отнести:

  • Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).
  • Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
  • График сменности работников (если работа носит сменный характер).
  • Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, ­а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).
  • Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
  • Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Оформление Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

№ 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

. Данным по­становлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Они входят ­в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД)1 .Таблица 1. Полный перечень документов, входящих в УСПУД Код формыНомер формыНаименование формыПо учету кадров 0301001Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу0301015Т-1аПриказ (распоряжение) о приеме работников на работу0301002Т-2Личная карточка работника0301016Т-2 ГСЛичная карточка государственного служащего0301017Т-3Штатное расписание0301003Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работника0301004Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника другую работу0301018Т-5аПриказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу0301005Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику0301019Т-6аПриказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам0301020Т-7График отпусков0301006Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником0301021Т-8аПриказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками0301022Т-9Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку0301023Т-9аПриказ (распоряжение) о направлении работников в командировку0301024Т-10Командировочное удостоверение0301025Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении0301026 Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работника0301027Т-11аПриказ (распоряжение) о поощрении работниковПо учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда0301007Т-12Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы0301008Т-13Табель учета использования рабочего времени0301009Т-49 Расчетно-платежная ведомость0301010Т-51Расчетная ведомость0301011Т-53Платежная ведомость0301050Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей0301012Т-54Лицевой счет0301013Т-54аЛицевой счет (СВТ)0301051Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику0301052Т-61Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником0301053Т-73Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работыПеречисленные унифицированные формы, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

Полный перечень документов, входящих в УСПУД Код формыНомер формыНаименование формыПо учету кадров 0301001Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу0301015Т-1аПриказ (распоряжение) о приеме работников на работу0301002Т-2Личная карточка работника0301016Т-2 ГСЛичная карточка государственного служащего0301017Т-3Штатное расписание0301003Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работника0301004Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника другую работу0301018Т-5аПриказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу0301005Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику0301019Т-6аПриказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам0301020Т-7График отпусков0301006Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником0301021Т-8аПриказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками0301022Т-9Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку0301023Т-9аПриказ (распоряжение) о направлении работников в командировку0301024Т-10Командировочное удостоверение0301025Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении0301026 Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работника0301027Т-11аПриказ (распоряжение) о поощрении работниковПо учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда0301007Т-12Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы0301008Т-13Табель учета использования рабочего времени0301009Т-49 Расчетно-платежная ведомость0301010Т-51Расчетная ведомость0301011Т-53Платежная ведомость0301050Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей0301012Т-54Лицевой счет0301013Т-54аЛицевой счет (СВТ)0301051Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику0301052Т-61Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником0301053Т-73Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работыПеречисленные унифицированные формы, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ.

Они были приняты еще до того момента, когда ТК РФ приравнял индивидуальных предпринимателей к юридическим лицам. Иначе говоря, раньше обязанность применять унифицированные формы напрямую распространялась только на организации, а предприниматель мог их игнорировать ­и оформлять кадровые документы в произвольной форме. Однако даже до принятия поправок в ТК РФ многие дальновидные предприниматели, прежде всего те, которые не применяли упрощенку, использовали унифицированные формы, указанные в УСПУД.

Причиной такого их решения был пункт 9 приказа Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г.

№ 86н/БГ-3-04/430

«Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей»

, согласно которому выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами. Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов.

А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономразвития РФ. Составляя приказ в произвольной форме, предприниматель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением).

Однако будет грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.Единственная проблема, с которой сталкиваются (и будут сталкиваться) индивидуальные предприниматели, решившие использовать унифицированные формы для оформления своей кадровой документации, заключается в следующем.

Все унифицированные формы разработаны под организации, то есть они имеют реквизит «Наименование организации», но ни у одной нет реквизитов «Наименование организации или индивидуального предпринимателя» либо имеется только «Наименование индивидуального предпринимателя». Однако предприниматель может легко доработать эти формы «под себя». Согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г.

№ 20 в утвержденные унифицированные формы организация при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. Конечно, в постановлении речь идет об организациях, однако представляется допустимым в данном случае, системно истолковав правовые нормы с учетом последних поправок в ТК РФ, признать, что предприниматель, использующий унифицированные формы, также может внести в них необходимые изменения.

При доработке важно соблюдать два правила:1.

При внесении изменений не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, ­наименование документа).

В этом случае заголовочная часть каждой унифицированной формы, применяемой предпринимателем, будет выглядеть следующим образом: 2. Внесенные изменения оформить соответствующим приказом. ­Образец приказа приводится в Примере 1.Отметим, что унифицированные формы документов, несмотря на их количество, не в полной степени охватывают документирование многочисленных кадровых ситуаций.

Многие важные и достаточно типичные моменты, возникающие в процессе документирования трудовых отношений, не нашли своего отражения в УСПУД.

Поэтому в случае, когда необходимо оформить приказ, а унифицированной формы для него нет, приказ оформляется в обычной, «текстовой», форме по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) . Подробно правила составления приказов по УСОРД и УСПУД, равно как и оформления всех иных необходимых документов в сфере кадрового документооборота, будут описаны в следующих номерах журнала. Пример 1Ответственность за ведение и сохранность кадровой документацииНаш опыт работы свидетельствует, что некоторые предприниматели недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота.

Между тем следует отметить, что установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, ­административной и даже уголовной ответственности (ст.

419 ТК РФ).Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов.

419 ТК РФ).Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если предприниматель, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, то на него может быть наложен штраф в размере до 5 000 руб.

или его деятельность может быть приостановлена на срок до девяноста суток (ст. 5.27 КоАП РФ). В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников.

За это предприниматель будет привлечен как к административной ответственности по указанной статье, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.Статья 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.). За это предпринимателю грозит штраф до пятисот рублей. Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст.

90 ТК РФ).Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Роструд­инспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

Итак, подведем предварительные итоги:

  • Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными ­федеральными законами.
  • За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим ­законодательством РФ.
  • После поправок, внесенных в ТК РФ и введенных в действие с октября 2006 г., предприниматели обязаны вести кадровую документацию в том же объеме, в котором это делают юридические лица.

1 Унифицированная система документации – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. 2 Требования по оформлению документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003.

Журнал : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Кадровое Делопроизводство С Нуля Пошаговые Инструкции 2021 Для Ип

»

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ.

Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания.

Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

  1. Расчет и последующее начисление заработной платы.
  2. Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
  3. Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
  4. Проведение и подготовка кадровых приказов.
  5. Формирование личного дела на каждого из сотрудников.

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность.

На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его.

Иногда такая задача может быть возложена на помощника.А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше.

В них, может быть, ответственность распределена на:

  1. отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
  2. стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.
  3. подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;

предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом.

Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента. В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет.

Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда.

Кроме того, нужно владеть навыками ведения кадрового делопроизводства. Этот вид учета предназначен для необходимости:

  1. вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.
  2. искать незадействованные резервы;
  3. правильно распределять людей в рабочих процессах;

Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

  1. Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
  2. Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке.

    Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы.

В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников.

Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение.

Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

  1. установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.
  2. все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
  3. дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является . Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав.

Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

  1. продолжительность заключения договора о найме.
  2. порядка установки суммы заработка;

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

  1. Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.
  2. Наименование руководителя, должности.

    Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

  1. Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
  2. Договоры о принятии на работу, контракт.
  3. Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
  4. Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
  5. Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.Это основной руководитель, главное лицо.

Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников.

После этого директор уже сам может выступать как наемщик.Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться.

Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание.

С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале. Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним.

Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.К пакету основной документации также относятся:

  1. журналы учета.
  2. правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

  1. Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.
  2. Бонусы, которые получает сотрудник.
  3. Срок договора – ограниченный или бессрочный.
  4. Рабочее время.
  5. Вакансия.
  6. Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
  7. Место – наименование, юр.адрес.
  8. Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями.

Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

  1. Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
  2. Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
  3. Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.
  4. К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек.

Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно.

Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

  1. запись в трудовой книжке.
  2. приказ о зачисление на должность;
  3. трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;

Алгоритм следующий:

  1. сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
  2. заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
  3. затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
  4. заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
  5. создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад.

Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера.

После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.Документы, касающиеся отношений конкретного работника с предприятием, начинаются с издания приказа о приёме после прохождения собеседования и утверждения кандидатуры руководством. На основании приказа делается запись в трудовую книжку, которая хранится на основном месте работы.

При изменении занимаемой должности, премировании или реорганизации предприятия всем штатным сотрудникам вносится соответствующая запись. Затем оформляется:

  • Создаётся личная карточка, где отражаются данные по передвижениям внутри предприятия и учёту страхового стажа.
  • Трудовой договор, подписываемый в двухстороннем порядке. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй выдаётся работнику.
  • В случае необходимости оформляется должностная инструкция, на которой работником ставится подпись и пометка: «С инструкцией ознакомлен».

Специалист по кадрам ведёт табель учёта рабочего времени, составляет приказы по отпускам, командировкам, распоряжения по премированию и взысканию, вносит записи в книгу регистрации по кадровой деятельности, следит за подписанием договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами, составляет и сдаёт отчёты в соответствующие органы.Документы для скачивания (бесплатно)

  1. Инструкция по кадровому делопроизводству (образец)
  2. Регламент по кадровому делопроизводству (образец)

Посмотрим, что поменялось за 2021 год.

Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект.

Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте.

И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

  1. ознакомление с локальными правовыми актами;
  2. предоставление отпуска, больничного;
  3. назначение на командировку, обучение.
  4. зачисление на должность;

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе.

Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.Трудовые отношения работника с работодателем фиксируются документами по личному составу, срок хранения которых с 13.03.2016 года составляет 50 лет вместо 75 лет – срока, действовавшего до вышеуказанной даты, закон 43-ФЗ от 2021 года.

Новые периоды хранения распространяются на документы, датированные начиная с 2003 года. Эта документация условно подразделяется на связанную с:

  1. приёмом – приказ о приёме, трудовой договор, личная карточка;
  2. материальным вознаграждением – приказ о повышении должностного оклада, назначение премии;
  3. прекращением трудовых отношений – приказ об увольнении.
  4. передвижением – переводом на другую должность, внутреннее совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;

Предприятие может не иметь технической возможности хранить документы в большом количестве из-за отсутствия помещений и накопления текущей документации.По истечении 3-х лет после проверки органами документы можно подшить типографским способом и сдать в госархив.Кроме этого существуют документы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

К ним относятся приказы о ежегодных очередных и дополнительных отпусках, компенсациях за неиспользованный отпуск, командировках недлительного характера. По истечении срока исковой давности документация уничтожается, о чём составляется акт с подробным перечнем каждой уничтоженной единицы.Кадровая политика на предприятии приобретает всё большее значение с каждым годом.

Это происходит за счёт увеличения требований к сотрудникам – ведения электронного документооборота, изучения законодательства, увеличения возможных плановых и внеплановых проверок различными структурами, значительным повышением финансовых санкций за минимальные нарушения.Об организации кадрового делопроизводства «с нуля» рассказано ниже. Нарушение Штраф на должностное лицо Санкции на организацию Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждение От 1 000 до 5 000 рублей От 30 до 50 тыс.руб. Аналогичный проступок во второй раз От 10 000 до 20 000 рублей От 50 до 70 тыс.руб.

Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия От 10 000 до 20 000 рублей От 15 до 75 тыс.руб.Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет.Очевидно, что ведением документации должен заниматься квалифицированный специалист.Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя —

главный бухгалтер либо секретарь руководителя.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+