Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Как списываются трудовые книжки в бухгалтерии

Как списываются трудовые книжки в бухгалтерии

Как списываются трудовые книжки в бухгалтерии

Акт на списание трудовых книжек. Образец

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 16 декабря 2016 г. Работодатели – российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников.

Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов.

Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника.

Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета.

Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки.

Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек.

Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье. акта на списание трудовых книжек Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ – трудовая книжка (). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку.

Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи. Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей. Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

  1. от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
  2. от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю.

В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника. Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении. Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают.

Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий.

Рассмотрим ее подробно. Причинами списания, в частности, могут быть:

  1. порча вкладыша в трудовую книжку.
  2. порча бланка трудовой книжки;

гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.

Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными.

Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить. Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее.

Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.

Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица. Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме. Порядок уничтожения: Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует.

Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

  1. сожжен;
  2. аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
  3. при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
  4. разрезан на несколько частей ножницами вручную;

Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.

При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:

  1. Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).
  2. Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
  3. Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);
  4. Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006). Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Учет трудовых книжек: что важно знать бухгалтеру и кадровику

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании. Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  1. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы этих книг утверждены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года.

Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки.

«Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания»

, — заявили в пресс-службе ведомства.

Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках». В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

  1. при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
  2. на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
  3. при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом.

Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения. Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  • если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  • в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации. Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты): Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника; Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику; Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  1. на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
  2. на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  3. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Международный еженедельник :

  1. , аудитор

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Акт на списание трудовых книжек

3495 — обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности.

Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

  1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.
  2. Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г.

    №225;

Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

  • Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
  • Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт. Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия.

Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек. Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

Акт составляют на бумаге формата А4.

Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу. Структура документа такова:

  • Затем начинается текст. Здесь перечисляют должности, ФИО членов комиссии.
  • Затем пишут название документа: акт о списании и уничтожении бланков трудовых книжек.
  • Далее указывают период, в который были испорчены бланки трудовых, номера и общее количество этих бланков. Обязательно пишут причины, по которым эти документы были испорчены.
  • Указывают, что описанные бланки были уничтожены, например, путем сожжения или измельчения с помощью шредера.
  • В правом верхнем углу пишется слово «Утверждаю» и указываются данные о руководителе (должность, ФИО) и наименование компании.
  • Указывают город, где проходила процедура, и дату подписания акта.
  • Затем члены комиссии ставят свои подписи с расшифровками.

К сведению!

Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

  1. сверху надписать верный вариант;
  2. рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
  3. зачеркнуть ошибку аккуратно;
  4. расписываются члены комиссии.

В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки

Автор статьиНатали Феофанова 11 минут на чтение2 770 просмотровСодержание По законодательству Российской Федерации ни одна организация не имеет права вести трудовой учёт сотрудников без учёта трудовых книжек.

В статье расскажем про учет трудовых книжек в бухгалтерском учете + проводки, рассмотрим документы, необходимые для учёта и правила их ведения, изучим ответственности за нарушения.Согласно ст.

65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.

По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:Причина отсутствия трудовой книжкиДействия работодателяРаботник заключает трудовой договор впервыеРаботодатель оформляет трудовую книжкуТрудовая книжка утрачена:

  1. иные причины.
  2. повреждение;
  3. утрата;

По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.

Читайте также статью: → «».Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г.

№ 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

  1. взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
  2. операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;

★ (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книгДля организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓★ (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями) куплено > 2000 практических курсовТрудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:ДебетКредитПояснение006Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности9160Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов1960Отражён НДС006Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам7391Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки9168Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек5073Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжекТрудовые книжки приняты в качестве активов:ДебетКредитПояснение10(41)60Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов1960Отражён НДС006Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности91(90)10(41)Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов91(90)68Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек006Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам7391(90)Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах5073Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжекВ соответствии с п.

40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:

  1. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Читайте также статью: → «».

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п.

41) регламентируют порядок ведения документации:Наименование книгиОсобенности веденияПриходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нееКнига ведётся бухгалтерией организации.Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихКнига ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст.

41) регламентируют порядок ведения документации:Наименование книгиОсобенности веденияПриходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нееКнига ведётся бухгалтерией организации.Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихКнига ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):Лицо, нарушившее законодательствоРазмер административного штрафа (руб.)Правонарушение выявлено впервыеДолжностное лицо1 000 – 5 000Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта)5 000 – 10 000Индивидуальный предприниматель1 000 – 5 000Юридическое лицо30 000 – 50 000Правонарушение выявлено повторноДолжностное лицо10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 годаДолжностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта)10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 годаИндивидуальный предприниматель10 000 – 20 000Юридическое лицо50 000 – 70 000В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст.

235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

  1. исправительные работы на срок до одного года;
  2. штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  3. обязательные работы на срок до 360 часов;
  4. арест на срок до трех месяцев. Читайте также статью: → «».

Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске.

Законно ли это?Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.Вопрос №2.

Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.

Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу. Поделитесь статьей

(нет голосов, будьте первым)

Загрузка.

Рекомендуем похожие статьиГорячееЗапишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников29 авторских уроковПоле не заполненоПолучить сейчас! Более 45 000 подписчиковНаши книги

Бланки трудовых книжек: проблемные вопросы учета

При отражении в учете операций по приобретению и использованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них у бухгалтера возникает множество вопросов, таких как: определение порядка бухгалтерского учета бланков трудовых книжек (на какой счет приходовать, в какой момент списывать на расходы, вид расходов в бухгалтерском и налоговом учете), следует ли взимать с работника плату в размере затрат на приобретение бланка трудовой книжки, как квалифицировать доходы от ее взимания и нужно ли облагать эту плату НДС и т.

п. Попробуем разобраться. Начнем с анализа норм трудового законодательства. Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам трудовые книжки на бланках установленной формы.

С 1 января 2004 г. в РФ введены в действие новые формы трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденные постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. N 225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее — Правила). УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ БЛАНКОВ Для установления порядка отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей в них (далее — бланки) сначала следует квалифицировать сам объект учета.

В данном случае им являются затраты организации на приобретение бланков. Обязанность по обеспечению работников бланками трудовых книжек и вкладышей в них, как уже отмечено выше, возложена на организации-работодатели. В то же время п. 47 указанных выше Правил установлено, что при выдаче (читай при оформлении) работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п.

34 и 48 настоящих Правил. В соответствии с указанными пунктами Правил бесплатно оформляются новые трудовые книжки и вкладыши в них в двух случаях: — оформление дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций; — при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.

Формулировка п. 47 Правил однозначная и содержит в себе указание работодателю на взимание с работника платы в размере расходов на приобретение бланков.

На основании указанного можно сделать вывод, что расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, кроме указанных выше двух случаев, должны относиться на счет работников. Кроме того, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях должны вестись (п. 40 Правил): * приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; * книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития РФ. Установлено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации, и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.

В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При этом бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Таким образом, неиспользованные бланки учитываются бухгалтерией поштучно, иначе говоря, ведется их количественный учет. Поскольку моменты приобретения и расходования бланков могут не совпадать (в организации имеется некий запас (остаток) неиспользованных бланков), то приобретение необходимого организации количества (запаса) бланков трудовых книжек и вкладышей в них в бухгалтерском учете мы предлагаем квалифицировать как приобретение МПЗ для управленческих нужд (п.

2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»), а их отпуск для оформления работника — как соответствующее выбытие МПЗ.

Для отражения движения и остатков материально-производственных запасов для управленческих нужд предназначен счет 10 «Материалы». Д-т сч. 10 «Материалы» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сумма затрат на приобретение (без НДС) — оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — на основании расчетных и товаросопроводительных документов от организации-продавца Д-т сч.

19 «НДС по приобретенным ценностям» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сумма НДС, указанная в документах поставщика — НДС, предъявленный организацией-продавцом — на основании расчетных и товаросопроводительных документов, счетов-фактур организации-продавца. НДС, предъявленный организацией-продавцом и уплаченный при приобретении бланков трудовых книжек, принимается организацией-покупателем к вычету на общих основаниях (ст.

171 и 172 НК РФ) при наличии оформленного в установленном порядке счета-фактуры, выписанного организацией-продавцом.

Обратите внимание! Указание в Правилах на порядок хранения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее как документов строгой отчетности не означает, что для бухгалтерского учета следует использовать забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Этот счет в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета предназначен для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, то есть не принадлежащих организации (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке и т. п.), условных прав и обязательств, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями.

ОТПУСК БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п.

42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п.

93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н).

Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п.

47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, по нашему мнению, должна быть отнесена на соответствующие счета учета расходов.

Иначе говоря, отпуск бланков для оформления работника и поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91 «Прочие доходы и расходы». В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным.
В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным. Д-т сч. 91 «Операционные расходы» К-т сч.

10 «Материалы» — себестоимость в соответствии с учетной политикой организации — списаны с бухгалтерского учета использованные бланки трудовых книжек (вкладышей в них)* Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч.

91 «Операционные доходы» — стоимость бланка в размере затрат на приобретение бланка — задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки <*> ———————— <*> На основании отчета ответственного лица, представляемого в бухгалтерию в конце каждого месяца (п. 42 Правил). Д- т сч. 50 «Касса» К-т сч.

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — сумма денежных поступлений — получена плата с работника за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее — на основании приходного кассового ордера.

Предложенный в настоящей статье порядок отражения в бухучете операций по приобретению, хранению и отпуску бланков трудовых книжек не является единственно возможным и абсолютно верным. Он основан на п. 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и Правил вести бухгалтерский учет движения и остатков бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

При разработке и выборе собственного способа учета бланков трудовых книжек бухгалтеру следует иметь в виду и другие принципы и требования бухгалтерского учета, закрепленные в Законе «О бухгалтерском учете», в ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» и других. УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛАНКОВ.

.В ЦЕЛЯХ НДС Исходя из того, что оформленная трудовая книжка или вкладыш в нее — это документ работника, а оформление трудовой книжки на работника — обязанность работодателя рассматривать оформление трудовой книжки работнику как реализацию товаров (бланков) в налоговом смысле, по нашему мнению, не имело бы никакого смысла, если бы не условие п.

47 Правил, которым предусмотрено взимание организацией-работодателем с работников платы за бланк. Данное условие Правил, как уже указывалось выше, приводит к тому, что расходы на приобретение бланков следует считать не управленческими, а расходами по обеспечению работников бланками, подлежащими оплате (возмещению) работником.

В таком случае приобретение и отпуск бланков для оформления работников в рамках налоговых понятий, определенных в ст. 39 НК РФ, могут рассматриваться как приобретение и реализация товаров.

В связи с возможностью такой трактовки и с целью избежания налоговых рисков при отпуске бланков для оформления новых трудовых книжек и вкладышей в них следует на их стоимость начислить НДС.

Начисление НДС при отпуске бланков в бухгалтерском учете будет выглядеть следующим образом: Д-т сч.

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч.

91 «Операционные доходы» — стоимость бланка + НДС — задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки с (учетом НДС)* Д-т сч.

91 «Операционные расходы» К-т сч.

68 «Расчеты с бюджетом» — в сумме НДС, соответствующей установленной ставке налога (18%), — начислен НДС — счет-фактура организации. .В ЦЕЛЯХ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ В целях налогового учета (по налогу на прибыль организаций) рассмотренные доходы в виде платы за бланки следует рассматривать так же, как и для целей НДС, поскольку понятие «реализация товаров» в главах 21 «НДС» и 25 «налог на прибыль организаций» НК РФ имеет одно и то же значение, определение которого дано в части первой НК РФ. Если в целях НДС указанные доходы организация учитывает как доходы от реализации бланков, то и в целях учета по налогу на прибыль эти доходы следует считать также доходами от реализации (ст.

249 НК РФ). В таком случае расходы в виде затрат на приобретение бланков будут учитываться как расходы на приобретение и реализацию товаров (ст. 253 НК РФ). Порядок признания в налоговом учете рассмотренных доходов и расходов аналогичен порядку их признания в бухгалтерском учете. Т. ШЕМЯКИНА, ведущий эксперт АКФ «ЦБА» : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 8 февраля 2017 г. Трудовой кодекс РФ в обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия.

Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа. Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

  1. в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
  2. в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
  3. в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам. (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с

«Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»

) предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам.

Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку. Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы. Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками.

Права собственности на трудовые книжки у него не возникает.

Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы». Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам () предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете. В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки: Проводка Содержание Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО Дт 91 Кт 60 Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя Дт 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам Дт 73 Кт 91 Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки Дт 91 Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником Однако если принято решение учитывать бланки как активы, то операции по получению от продавца и обеспечению сотрудников трудовыми книжками в бухгалтерском учете отражаются проводками, отраженными в таблице 2: Проводка Содержание Дт 10(41) Кт 60 Формуляры трудовых книжек учтены в качестве МПЗ Дт 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО Дт 91(90) Кт 10(41) Отнесена на расходы стоимость оформленного формуляра трудовой книжки Дт 91(90) Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам Дт 73 Кт 91(90) Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Списание трудовых книжек

Автор: Актуально на 30 сентября 2018 Время для прочтения: 7 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать.

Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе.

В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии.

Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель. Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

Также см. «». Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают.

Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша.

При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки.

В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек. ИНФОРМАЦИЯ При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006. Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

Также см. «». Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

  1. после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.
  2. состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
  3. комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;

Далее показан образец акта на списание трудовых книжек: Утверждаю Генеральный директор ООО «Гуру» Краснов В.В.

Краснов (подпись) 01.10.2018 (дата утверждения) АКТ о списании трудовых книжек Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе: · председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова; · членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной; · специалиста отдела кадров – И.Н.

Зотова. Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п.

42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки: · трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784); · вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177). Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Подписи членов комиссии: Председатель комиссии Сидорова Ю.И. Сидорова (подпись) Члены комиссии: Марфина Н.Т.

Марфина (подпись) Зотов И.Н. Зотов (подпись) Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+