Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какими нитками сшивать тк

Какими нитками сшивать тк

Какими нитками сшивать тк

Как сшивать документы

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности.

и что для этого нужно — расскажем в нашей статье. Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  1. Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.
  2. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  3. ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  1. акты выполненных работ;
  2. путевые листы;
  3. счета — фактуры;
  4. ведомости по заработной плате;
  5. накладные;
  6. другие документы.
  7. штатное расписание;
  8. приказы личного и общего состава;
  9. кассовая книга;
  10. авансовые отчеты;

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами.

Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг. Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется.

Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать. Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома.

Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать. Есть следующие способы сшивания документов:

  1. классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  2. с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  3. посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  4. с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

  1. бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
  2. иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  3. ножницы.
  4. канцелярский клей;
  5. плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  6. обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов.

С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве.

Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов).

На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания.
Во всех способах будет меняться только схема сшивания.

Сам порядок действий одинаков. Подготовка документации состоит из:

  1. сшивания документации в одну папку;
  2. систематизации документов;
  3. оформления обложки документа.
  4. заполнения описи;
  5. нумерации;

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело.

На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках. Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста.

Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу. Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  2. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  3. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  4. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  5. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  6. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет.

Первые 14 дней работы — бесплатно.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили.

Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. бухгалтерские;
  3. архивные;
  4. кадровые;

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить.

Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1.

Оформление обложки.Обложки для документации бывают трех видов:

  1. Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  2. Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  3. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2.

Комплектация.Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.3. Нумерация.Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу.

Номер ставится в правом верхнем углу.

Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

  1. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  2. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  3. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  4. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  5. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  6. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  7. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

4.

Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  1. организацию и название документа;
  2. количество документов и подпись с указанием ФИО.
  3. дату подшивки и срок хранения;
  4. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

Вот несколько вариантов:

  1. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
  2. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
  3. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
  4. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

  1. заверительный лист;
  2. ножницы и клей;
  3. дырокол (при необходимости).
  4. обложку;
  5. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;

Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см.

Нитка длиной 80 см.Обратите внимание!

Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие.3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие.4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5.

После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку.5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее. Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки.6.

Завязываем простой узел на изнаночной стороне.

Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.7. На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток.Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.8.

Ставим печать и подпись.Важно!

Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов:Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию.

Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.Видео инструкция по использованию станка для прошивки документов, с помощью которого можно выполнить работу в течение нескольких минут:В плане оформления документов, делопроизводство – довольно сложный процесс.

По сей день ведется множество споров о том, как правильно их сшивать, но единого правила не существует. Если прошивать документы просто для хранения, то это не потребует особых усилий. Но если дело касается важных бумаг, то к работе стоит отнестись со всей ответственностью.

Сшиваем документы правильно!

В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре 2009 года, а также в специальном ГОСТе Р 51141-98.

Эти правила достаточно простые, но их соблюдение необходимо для избегания возможных проблем у сотрудников кадрового отдела и архива предприятий, учреждений и организаций.

Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив. Подобное хранение требуется для всех , содержащих несколько оформленных страниц.

Это:

  1. отчёты в различные страховые фонды и налоговую инспекцию.
  2. финансовая документация;
  3. и их копии;

Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии. Сшить многостраничную документацию можно вручную, используя толстую иглу и нити либо с помощью специального станка.

Для работы потребуется:

  1. острое шило для прокалывания отверстий (бумага потом не сминается при прошивке);
  2. игла большого диаметра и длины (для удобства работы);
  3. толстые нити, легко входящие в игольное ушко (можно брать хлопчатобумажные, чтобы предотвратить развязывание узлов, но чаще используют капрон или лавсановые ленты);
  4. канцелярский клей;
  5. чистый лист бумаги.

Рекомендации по выбору нитей: прошивные ЛШ-210 (наиболее часто используемые в делопроизводстве), банковский шпагат, суровые. Существует два удобных и самых распространённых метода сшивания вручную:

  1. через четыре прокола (отверстия).
  2. через три прокола (отверстия);

Прошивка с тремя отверстиями выполняется следующим образом:

  • По краю документа выполняется три прокола с помощью шила.

    Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров.

  • Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие.
  • На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию).
  • После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.
  • Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).
  • Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг. А чтобы избежать случайного развязывания край нитей закрепляется с помощью вырезанного из чистой бумаги квадрата и канцелярского клея. Излишки клея удаляются после прижимания квадрата с помощью бумажной салфетки.

Как вариант, допустимо сшивание с помощью дырокола.

Этот инструмент делает всего два прокола, но техника сшивания остаётся прежней. Нить вводится с тыльной стороны, затем пропускается вниз (крепление можно повторить два или три раза). После чего концы связываются на тыльной стороне, обрезаются и закрепляются с помощью клея квадратом из бумаги.

Если документ достаточно объёмный и включает в себя много листков, для надёжности крепления используется прокол с четырьмя отверстиями. Для его выполнения производится следующая последовательность действий:

  1. Затем игла вводится в крайнее свободное отверстие и выводится на тыльную сторону через прошитое на предыдущем этапе среднее отверстие.
  2. Игла вводится в одно из вторых отверстий с тыльной стороны, а затем выводится вниз через соседнее, пока ещё свободное, первое с краю отверстие.
  3. После чего нить повторно пропускается через среднее отверстие, а затем выводится на лицевую сторону через третье отверстие (одно из расположенных посередине).
  4. Свободные концы нитей связываются и обрезаются. Крепление выполняется с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
  5. С помощью шила делается разметка (выполняется четыре прокола). Расстояние между ними выдерживается в 3-5 сантиметров.

Наглядно увидеть, как правильно сшивать документы, можно на видео: Также можно использовать для сшива две иглы:

  1. Свободные концы нитей связываются посередине на тыльной стороне.

    Их концы обрезаются и закрепляются при помощи клея квадратом, вырезанным из чистой бумаги.

  2. Действия выполняются симметрично для каждой иглы!

    С тыльной стороны каждая из нитей выводится на лицевую сторону документа через крайние свободные отверстия.

  3. Затем нити пропускаются через средние отверстия, до этого прошитые иглой.
  4. Нить или шпагат одновременно вводится в средние отверстия, после чего концы вкладываются в игольные ушки двух игл.

Также отверстия можно выполнить с помощью дырокола, а дли сшивания применить тонкую капроновую ленту (тесьму или шпагат). При этом от края листа необходимо отступить на 1,5-2 сантиметра, оставляя свободное поле.

Шов выполняется на левой стороне документа симметрично и строго вертикально! Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину.

Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба.

Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).

Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.

Такое приспособление оснащено ручкой, облегчающей транспортировку документов внутри архива.

Станок — это одно из лучших решений для хранения архивных дел. Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

  1. Прошивка доверяется исключительно лицам, имеющим на это должностные полномочия, закреплённые за ними в специальной инструкции.
  2. Для заверительной подписи используется только специальная папиросная бумага, которая позволяет видеть неповреждённый узел крепления!
  3. При этом часть подписи уполномоченного лица располагается на документе, а часть на приклеенном листе с информацией по заверению. То же правило касается и наложения мокрой печати организации или предприятия.
  4. Прошитую документацию рекомендуется заверить подписью руководителя (предпринимателя) и печатью организации или предприятия.
  5. Каждый из листов нумеруется вручную, а затем количество листов вносится в запись цифрами и прописью. Например: «Прошито, пронумеровано и скреплено подписью 18 (восемнадцать) листов».

— не стоит даже пробовать! Уголовное преследование может закончится для вас очень плачевно.

Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем . Если вам платят зарплату “в конверте” то наша статья, расположенная , вам должна быть очень полезна!

По общепринятым правилам подвергается вся документация, которая передаётся в архив.

Обычно на архивное хранение подаются документы годичного срока давности. Также прошивка необходима при передаче документации в налоговую службу или Пенсионный фонд. Такая же аккуратность в хранении бумаг пригодится в случае визита представителей проверяющих органов или передаче документов в соответствующие органы для проверки.

Не принимается документация, скреплённая с помощью клея или степлера. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Но в то же время налоговая служба в 2013 году разъяснила, что заявления и любые учредительные документы подлежат передаче без прошивания.

Это единственное исключение из общих правил архивного хранения документов. Процедуре прошивания подвергаются все кадровые и бухгалтерские документы.

Следует отметить, что дела хранятся в архиве организаций, учреждений и предприятий определённый (например, личные дела сотрудников сохраняются в кадровом отделе в течение 75 лет). По истечении которого, документация передаётся в специальные архивные организации.

Негосударственные организации и частные (коммерческие) предприятия для такого хранения заключают специальные договоры с Федеральной архивной службой.

Для государственных учреждений и организаций такое хранение доступно по умолчанию. Не нашли ответа на свой вопрос?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+