Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Кто подписывает сопроводительное письмо к документам

Кто подписывает сопроводительное письмо к документам

Рубрики

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.

Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя?

Сопроводительное письмо: • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.

Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма.

Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). ■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом. Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см.
Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см.

Пример 3). ■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений.

Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности. Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так: или Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы. С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив: или С указанием.

Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами: или Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части: • сообщение о направлении документов (обязательная); • инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная). ■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов.

В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый – простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например: Случай второй – сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным.

В тексте письма прилагаемые документы не называются, например: Случай третий – полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается: Случай четвертый – электронный.

Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей.

При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена.

Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа.

Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например: Случай пятый – сочетанный.

Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так: или Случай шестой – описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму.

Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами.

Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».

Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так: ■ Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива. К обязательным реквизитам относятся: • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат; • заголовок к тексту; • подпись; • отметка об исполнителе.

Факультативными реквизитами в данном случае являются: • ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос; • визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя. Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов. 1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату. 5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее). 7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет.

Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение. 8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает.

Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело. 11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю. Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию.

В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними. Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010): • переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 32 Перечня 2010); • переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010); • переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 34 Перечня 2010); • переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010). Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

1. Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату. 2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт. 4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2021 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки.

Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

? Начнем с основных правил:

  1. с указанием даты и регистрационного номера.
  2. на фирменном бланке;

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме.

Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

Вежливая подпись Приложения:

  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям.

Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной. При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Направляю для ознакомления.

Как составить сопроводительное письмо к документам.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

/ Часто бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма.

И это неправильно. Объясню почему. Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: — подтверждает факт отправки; — предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;Правильное приложение — это наука сама по себе, и бесчисленные гиды, которые распространяются в Интернете или покупают в книжных магазинах, показывают, насколько важна эта тема.

Информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: — подтверждает факт отправки; — предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;Правильное приложение — это наука сама по себе, и бесчисленные гиды, которые распространяются в Интернете или покупают в книжных магазинах, показывают, насколько важна эта тема.

Ваша заявка должна состоять из этих строительных блоков: письмо с мотивацией, в котором вы объясните, почему вы являетесь оптимальным кандидатом на позицию, которую ищете, резюме и доказательство своих способностей, например.

Сертификаты, в виде соответствующих файловых вложений. Этот документ на самом деле является наиболее важным строительным блоком вашего приложения: предоставить текст с личным адресом, сделать читателя любопытным о вашем лице и уточнить ваш интерес к рекламе. Может быть, у вас есть конкретные отношения с компанией или деятельностью?

Перед тем, как подать заявку, ознакомьтесь с компанией и сообщите об этом в своем сопроводительном письме. Помните о своих квалификациях и способностях, будьте как можно более подлинными, не изобретайте, не преувеличивайте.

— благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку: 7.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.Пожалуйста, ознакомьтесь с условиями, указанными в приглашении к участию в торгах.

Опишите свою текущую деятельность.

И, пожалуйста, ограничьте себя необходимым: сопроводительное письмо не должно быть длиннее одной страницы.

Конечно, отправитель и получатель должны быть правильными. Может быть, вы посмотрите на наш образец образца письма?

Попробуйте настроить свое резюме на нужную позицию.

Ограничьте себя максимум двумя страницами. Табличная форма в соответствии с американским рисунком, начиная с текущей деятельности. Оставайтесь подлинными и аутентичными, преувеличениями и ложью отомстите не последним в интервью.

Ваш английский действительно свободно говорит? Тогда у вас должен быть сертификат!

Здесь вы можете найти образец резюме.

Онлайн-приложения становятся все более популярными, и все больше компаний предоставляют свои собственные формы заявок на своей домашней странице. Вместо того, чтобы собирать папку приложения, заявителям нужно только выбрать из указанных параметров и заполнить несколько полей. Звучит намного проще, но вы не должны воздерживаться от рассмотрения приложения с такой же осторожностью, как и классическая.

7.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.

Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными). Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии.

И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.Напротив, многие компании имеют свои приложения, предварительно отсортированные компьютерной программой, чтобы сэкономить время. Это означает, что вы должны выполнить все критерии поисковой программы, а также ту же вежливость, что и в любом другом письме.

Письмо-сопроводительное письмо остается сопроводительным письмом, даже если оно должно быть введено в заданное текстовое поле. Важно, чтобы вы полностью заполнили все. Пустые поля могут привести к тому, что кто-то ускользнет дальше во внутреннем ранжировании компьютерной программы или, в худшем случае, даже вылетит полностью.

Даже если вы выберете «Другое», это может отрицательно повлиять на оценку приложения. Компьютерная программа также часто сортирует ключевые термины, упомянутые в свободных текстовых полях. Поэтому вы должны учитывать это при написании бесплатных текстов и уделять еще больше внимания тому, что текст соответствует профилю требований.

Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в и готовятся для отправки через почтовое отделение связи. Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо (документацию), которое следует доставить по адресу, указанному на конверте.

Иногда из-за невнимательности сотрудников канцелярии в конверт вкладывается совершенно другое письмо (документация), которое адресовано другому контрагенту, а иногда не вкладывается вовсе.

Такая невнимательность может впоследствии грозить судом.

При этом и сами журналы регистрации исходящей документации нередко рассматриваются в суде в качестве доказательств.

Поэтому сотруднику канцелярии или секретарю нужно быть всегда внимательным и собранным.Поля свободного текста являются лишь в другом месте для многих претендентов, преследующих блоки, потому что многие измеряют свободные текстовые поля, не имеющие такого же значения, как сопроводительное письмо классического приложения. Вежливым и значимым должен быть текст, чтобы иметь шанс в процессе подачи заявки. Еще одним большим препятствием для многих является загрузка вложений.

Загруженные документы должны быть названы однозначно и не должны превышать заданный размер файла. Часто такие формы онлайн-заявок имеют предопределенное время обработки. Я в свою практику ввела следующее: при отправке заказных писем, я оформляю еще и уведомление.

В уведомлении пишу номер исходящего письма и название компании. Очень удобно! Так как при получении сотрудник расписывается в уведомлении, а это является доказательство. Основа сопроводительного письма – перечень приложений.

Текст же документа краток и условно делится на две части:Если это превышено, вы больше не можете отправлять введенные данные и можете начать все заново. Обычно это происходит, когда вы должны загружать свои документы относительно в конце.

Поэтому желательно, чтобы ваши документы были готовы до завершения процесса подачи заявки.

Затем вы можете просто вставить его в нужное место и отправить полное приложение. Несмотря на то, что с помощью шаблона приложения каждый заявитель должен знать, что хорошие презентации для одной из поисковых заданий не пишут сами по себе. Таким образом, работа не завершает с загрузкой соответствующего шаблона, но начинается только правильно.

Шаблон приложения существует для всех компонентов в папке приложения, которые потенциальный клиент должен написать для задания.

  1. просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).
  2. сообщение о направлении документов,

Первая часть обычно так и начинается:

  1. «Направляем вам…»,
  2. «Представляем вам…».

  3. «Высылаем вам…»,

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете).

Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.Хорошие шаблоны для каждого шаблона будут предупреждать пользователя о всех важных деталях во время заполнения.

Поэтому совершенно необходимо, чтобы все документы, написанные заявителем, находились в едином формате. К ним относятся шрифты, межстрочный интервал и расстояния до краев.

Хорошо продуманный макет и идеальный дизайн показывают человека, ответственного за персонал в компании, в котором хочет работать, о котором думал будущий сотрудник. Правильная форма резюме, сопроводительного письма и титульной страницы усиливает первое хорошее впечатление и увеличивает шансы на собеседование. Вторая часть может содержать следующие слова:

  1. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  2. «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  3. «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Приложение» оформляется согласно ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Сопроводительное письмо является одним из наиболее важных документов в приложении.

Конечно, для этого есть также шаблоны приложений.

Однако, поскольку сопроводительное письмо должно быть написано очень индивидуально, форма заявки здесь служит только для обеспечения равномерной картины.

Формальное включает сопроводительное письмо полного имени заявителя, его почтовый адрес, а также адрес электронной почты. Имеет смысл иметь номер телефона, по которому заявитель может быть достигнут безопасно. Если вы делаете ошибки здесь, вы нанесете вред себе.

Подписывает сопроводительное письмо то же , что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер. Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности.

С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.Кандидаты, которые не предоставляют адрес электронной почты или не могут быть достигнуты по телефону, могут пропустить приглашение на собеседование.

Если у вас есть онлайн-присутствие, вы также должны указать адрес своего веб-сайта. Хорошее сопроводительное письмо не должно быть длиннее двух страниц.

На этих страницах заявитель должен преуспеть в представлении себя и своей мотивации для работы. Хорошим претендентам удается разместить сопроводительное письмо на одной странице.

Согласно шаблону, такое короткое и точное сопроводительное письмо состоит из трех частей.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.Первая часть — краткое введение.

Здесь ищущий работу должен работать до трех, максимум четыре предложения, на которых он работает, где именно он знает из вакансии и что побудило его подать заявку. Даже основной орган, согласно заявке, не должен превышать шесть-восемь предложений. Ключевыми вопросами, которые должны быть уточнены в главном разделе, являются те, которые в конкретных обстоятельствах делают кандидата идеальным кандидатом и способы, которыми он подчеркивает свою квалификацию.

Если реклама о работе основана на требованиях, которые заявитель может не встретить, им не придется извиняться. Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел.

Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».Вместо этого он должен четко указать, что он может быстро приобрести такие навыки, например, из-за его остроумия. Два-три предложения составляют третью часть, заключение. Здесь заявитель выражает, что он всегда доступен для личного разговора.

Многие эксперты предоставляют советы для сопроводительных писем, которые могут искать соискатели.

Сюда входит вопрос о строке темы в сопроводительном письме. В многие советники рекомендуют полностью отказаться от этой линии. В конце концов, адресат знает, что такое письмо и прилагаемые документы.

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет.

Это касается, например, проектов документов.

Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно. Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.Тем не менее, строка темы отображается, если это незапрошенное приложение. Заявитель должен быть настолько уверен, что его папка с приложением и сопроводительное письмо могут быть переданы по всей компании до тех пор, пока они не достигнут ответственного лица.

Не имеет значения, является ли это незапрошенным заявлением или ответом на объявление о работе. В любом случае строка темы включает термин «приложение», если применимо ссылочный номер и название рекламируемой позиции. Это должно быть точно указано в формулировке, которую компания выбрала в объявлении.

Если это рекламная позиция, она стоит того носителя, на котором заявитель нашел рекламу. Помимо всего прочего, это помогает компании оценить, найдут ли рекламу вакансий подходящие кандидаты. Со всей этой информацией линия темы идеальна и ни в коем случае не перегружена.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо.

Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном . А пользу от него переоценить трудно.Дамы и господа рассматриваются только в том случае, если это имя не выходит из рекламы о работе, и заявитель не справляется с этим, несмотря на интенсивные исследования.

Легче использовать шаблон для резюме. Такая биографическая справка предлагает в компании четкое, структурированное и четкое представление о лице заявителя.

Шаблон учебной биографии предоставит пространство для всех этапов карьеры, уже выполненные мероприятия, информацию о образовании кандидата и все очевидные кандидатские квалификации. Шаблон резюме может быть завершен на компьютере и распечатан сразу. В большинстве случаев пользователь может решить, хочет ли он перечислить станции в своем резюме в порядке возрастания или убывания.

Это делает документ более понятным и понятным для чтения.

У вас есть навыки, которые ищут работодатели, но эти навыки не помогут вам получить работу, если никто не знает, что у вас есть. Еще интересное Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или – это необязательный, но желательный этап.

О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.Резюме, приложения и письма с презентацией демонстрируют свои способности.

Они информируют работодателей, если их опыт соответствует . Если эта информация правильно организована и представлена ​​хорошо, у вас есть более высокая вероятность получения интервью и, наконец, работа.

Доступность персональных компьютеров и лазерных принтеров повысила ожидания работодателей относительно качества резюме и писем, представленных заявителем. Приложения по электронной почте и в Интернете помогают работодателям легко организовывать и находить сотни объявлений.

Эта технология также обеспечивает большую гибкость для тех, кто готовит учебные планы. Пределы страниц и стандарты форматирования уже не так жестки, как это было несколько лет назад:

«Единственное регулирование заключается в том, что нет никаких правил»

, — сказал Фрэнк Фокс, исполнительный директор Профессиональной ассоциации писателей учебной программы.

«Учебные планы должны быть свободными от ошибок, кроме этого, использовать любой формат, который четко передает информацию»

.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  • Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  • Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  • Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.
  • В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает при оформлении.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя. Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  • В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  • Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  1. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  2. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  3. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы.

    В ней должны присутствовать такие графы:

  1. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  2. полное название документа;
  3. количество экземпляров;
  • В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  • Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один.

    Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

  1. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  2. общее количество пересылаемых экземпляров;
  3. дата принятия документа;
  4. при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее . Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  • Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с , с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
  • Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией.

Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается. Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя.

Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует , согласно которому срок обработки любого обращения в , а равно и в фирмы, компании, , не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например:

«Убедительно просим Вас подписать и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней»

. В случае, если речь идет о филиале, , которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная:

«Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма»

.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов).

Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  • В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  • Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.
  • Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  • После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+