Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Личная карточка работника заполняется кем

Личная карточка работника заполняется кем

Личная карточка работника заполняется кем

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

→→→→Личная карточка сотрудник. Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при . Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.

Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:

  1. Т-4 – для научных и научно-педагогических сотрудников.
  2. Т-2 – для сотрудников большинства ИП и ООО.
  3. Т-2 ГС (МС) – для государственных и муниципальных служащих.

Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом.

Срок хранения указанного документа – 75 лет.

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

  1. ;
  2. другие документы (при необходимости).
  3. ;
  4. документ, удостоверяющего личность;
  5. ;
  6. ;
  7. военный билет;
  8. диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
  1. П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.
  2. П.

    5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».

  3. П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.

На граждан, находящихся в запасе:

  1. П.

    7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.

    Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

  2. П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
  3. П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
  4. П.

    3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).

  5. П.

    5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

    Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».

На граждан, подлежащих призыву:

  1. П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.
  2. П.

    2 – указывается «подлежит призыву».

  3. П.

    1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу. В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы. В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

Унифицированная форма Т-2 (). Унифицированная форма Т-2ГС ().

Унифицированная форма Т-4 ().

Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Пожалуйста, оцените или поделитесь статьей, если она была вам полезна: 3.7 5 3 Поделиться Поделиться Твитнуть Подпишитесь на нашу рассылку Никакого спама, только анонсы новых статей, интересных малому бизнесу.

Мы пишем о регистрации, налогообложении и управлении частным бизнесом.

Похожие статьи Остались вопросы? На этом сайте вы можете бесплатно задать свой вопрос нашему специалисту в разделе .

Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

14 апреля 14 апреля 2021 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка.

Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2?

Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье. Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.

Сведения в вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

СПРАВКА. Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем. Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности.

Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ ).

Кроме того, личная карточка является документом воинского учета.

Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп.

«б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны ). Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч.

сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов). В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью.

К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п.

4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п.

Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц. Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку нельзя вести в электронном виде.

Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.

В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».

При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью. ВАЖНО. Форму № Т-2 надо вести на бумажном носителе.

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

  1. внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
  2. документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

ВНИМАНИЕ.

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно).
Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда ).

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов.

А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу. При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.).

А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква). На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются.

А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву».

Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса. В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе).
В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе).

Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А». Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку.

При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии.

А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья.

В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках.

Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п. Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, становятся неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.

Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек (Указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Хотя Указания этого не требуют, не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения.

Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника.

Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений. Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации.

При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.

СПРАВКА. Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы.

В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель. После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет.

А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива ). Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства.

За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей КоАП РФ.

Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс.

до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс.

руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019). ВНИМАНИЕ. Согласно положениям пункта 4 статьи 9 Федерального закона , негосударственные организации вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, а не использовать форму № Т-2.

При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ (письмо Роструда ).

Однако имеются случаи, когда трудинспекция штрафовала организации за ведение личных карточек не по унифицированной форме.

И такой подход находил поддержку у судей (решения Забайкальского краевого суда от 04.02.19 по делу № 7-21-46/2019 и по делу № 7-21-44/2019). Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления.

Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки. В заключение отметим, что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя.

При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках. 5 460 5 460 5 460 5 460Популярное за неделю15 19311 93458 58832 352108 401

Личная карточка работника по форме Т-2.

Образец заполнения

68321 Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала.

Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2.

Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

  1. Онлайн просмотр
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту.

Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2. Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков.
Информация в ней разделена на 11 тематических блоков.

Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

  1. оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
  2. карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
  3. 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
  4. для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить.

Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  1. приказ, выписанный работодателем;
  2. трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  3. автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
  4. для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  5. договор о принятии на работу;
  6. паспорт;
  7. диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  8. свидетельство о пенсионной страховке;

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

  1. для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
  2. для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, . Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Шапка содержит коды ОКУД и . При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных.

Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы).

После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали. Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом: Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).

Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении. ИНН вписывать не обязательно.

Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым. (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч.

1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.

«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника. Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя.

Он бывает постоянным или временным. Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной.

Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе. Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника.

Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая.

Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении: Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82). Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос.

и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком. При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник. Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.

Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР. ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать.

Вторая графа просто не заполняется. Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки.

Ошибки в них недопустимы: – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ; ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4); – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования; – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей: Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.

Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений. Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.

Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.

Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего. Подписать этот раздел необходимо и работнику. От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы.

Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации. Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров.

Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить.

Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

  1. отпуск без содержания;
  2. очередной ежегодный отпуск;
  3. отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью. Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится.

После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя.

Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3.

Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу. Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника.

Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу. Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто: Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2.

Особенно строго они запрещены в зоне кодирования. Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо.

Но в зону кодирования он выходить не должен.

Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново. Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы.

В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой. Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную.

Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см.

ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя. Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника.

Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!

Личная карточка работника

1. Хранение и систематизация информации.

Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров.

Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке.

Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал. 2. Документирование важных изменений.

Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике. Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически.

Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери.

Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними. 3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»).

Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел. Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности.

4. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации. Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

/ / , 5,019 Просмотров Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки.

Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2. Оглавление

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства.

Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений. Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству.

Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям. Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях.

Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму. Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

  1. дисциплинарного взыскания;
  2. увольнения.
  3. премирования;
  4. внутреннего перевода;
  5. ухода в отпуск;

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке.

Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью. Она должна находиться:

  1. на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
  2. на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
  3. на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя.

Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования. Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

  1. военный билет;
  2. – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
  3. анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
  4. СНИЛС;
  5. удостоверение личности работника (паспорт);
  6. трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
  7. справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
  8. ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
  9. свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);

К сведению!

Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

скачать бесплатно в формате Word.

в формате Excel.

в формате Pdf. Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела. Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет.

При хранении их отделяют от личных дел. Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве.

Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы. Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

  • Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
  • 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
  • Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
  • Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
  • Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

  1. пол работника (буквой «М» или «Ж»).
  2. дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
  3. в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
  4. основная работа или по совместительству;
  5. постоянный или временный характер работы;
  6. номер СНИЛС;
  7. номер ИНН;
  8. табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте. Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков.

Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

  1. двойное ­– 2;
  2. без гражданства – 4.
  3. иной страны – 3;
  4. для граждан РФ – 1;

Графа 5.

Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

  1. «читаю и могу объясниться» – код 2;
  2. «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
  3. «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование.

Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный. Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

  1. в разводе – 5.
  2. в гражданском браке – цифра 3;
  3. вдова или вдовец – 4;
  4. в браке – цифра кода 2;
  5. не был женат (не была замужем)– код 1;

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3.

Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола. Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

  1. оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
  2. личная виза работника (роспись).
  3. номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
  4. должность (по штатному расписанию);
  5. структурное подразделение, где будет трудиться работник;
  6. дата трудоустройства или перевода в обычном формате;

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

  1. дату, когда проходила аттестация;
  2. ее результат;
  3. № решения аттестационной комиссии.
  4. номер и дата соответствующего протокола;

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

  1. информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.
  2. данные о полученном подтверждающем документе;
  3. период (с… – по…);
  4. вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
  5. учебное заведение, где проходило обучение;

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию. В табличной форме вносятся сведения:

  1. номер приказа о направлении на переподготовку.
  2. номер и дата выдачи документа о прохождении;
  3. о профессии, полученной сотрудником;
  4. о периоде переподготовки (даты);

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа. Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

  1. По беременности и родам.
  2. А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
  3. И.д.
  4. Дополнительного отпуска.
  5. Ученическому отпуску.
  6. Ежегодного оплачиваемого отпуска.
  7. По уходу за ребенком.

Важно!

Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу.

Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др. Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

  1. номер и дата приказа об увольнении;
  2. причина увольнения работника;
  3. дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+