Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Обязаности оператора эдо

Обязаности оператора эдо

Юридические аспекты внедрения ЭДО: как правильно оформить переход на электронный документооборот

28 сентябряВнедрение электронного документооборота — поэтапный процесс. На каждом уровне нужно решать как технические, так и правовые вопросы. В этой статье расскажем о юридических процедурах перехода на ЭДО и документах, которые нужно будет подготовить для соблюдения формальностей.Первый этап оформления перехода — аналитическая часть организационных и кадровых вопросов.На этом этапе нужно определить:

  1. как будет осуществляться контроль и управление ЭДО.
  2. кто будет персонально отвечать за конкретные процессы;
  3. какие процессы и документы затронет ЭДО, как они будут осуществляться;
  4. какие сотрудники будут задействованы в ЭДО — кто получит право создавать электронные документы, утверждать и подписывать их электронной подписью;

В дальнейшем конкретные решения юридически оформляются изданием приказов. При необходимости вносятся изменения в кадровую документацию.Примерный набор локальных нормативных актов:

  • Инструкции (правила, регламенты, порядки и т.п.), касающиеся отдельных подразделений компании, в которых вводится ЭДО, — создание новых или внесение изменений в старые акты.
  • Приказ о переходе на электронный документооборот. В нём отражается, во-первых, само решение. Кроме того, устанавливаются этапы и сроки перехода на ЭДО, задействованные подразделения и сотрудники, а также ответственные лица.
  • Специальные локальные акты, которые будут регулировать внутренний документооборот, процессы согласования документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, подписания, контроля исполнения и т.д.
  • Приказы и документы, касающиеся кадровых изменений в связи с переходом на ЭДО.

Для получения электронной подписи оптимальным вариантом будет обращение в , который одновременно является оператором ЭДО.

В этом случае можно сразу решить все вопросы — оформить ЭП, организовать ЭДО с контрагентами и сдачу отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде.Но возможен и иной подход — сначала обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты информации (СКЗИ), а впоследствии заключить договор с оператором ЭДО для организации документооборота и сдачи отчётности.Регламент описывает все процессы электронного документооборота, причём не только с юридической точки зрения, но и с технической. Документ разрабатывается индивидуально, исходя из специфики компании, её реальных бизнес-процессов и всех особенностей ЭДО.Регламент может быть общим (единым), для отдельных подразделений, дочерних компаний, филиалов и представительств, для внутреннего и внешнего ЭДО или для отдельных направлений работы.Нормативных требований к регламенту нет. Компании сами определяют его структуру и содержание.

Но при составлении необходимо следовать требованиям российского законодательства. Кроме того, нужно учитывать нормативное регулирование отдельных направлений ЭДО, особенно в отношении бухгалтерского учёта и отчётности (приказы Минфина, ФНС, постановления Правительства).Регламент разрабатывают юристы при участии технических специалистов, задействованных в ЭДО.Примерные разделы регламента:

  • Вопросы информационной безопасности — порядок её обеспечения, средства и процессы.
  • Техническая часть — описание бизнес-процессов, используемые программно-технические средства, инструкции по работе, совершению определенных действий и т.п.
  • Юридическая часть — порядок организации ЭДО, его участники, их права и обязанности, управление, контроль, ответственность.
  • Вводная часть — предмет регулирования, нормативная база, термины и определения.

С новыми контрагентами вопрос электронного документооборота согласовывается при заключении сделки.

Порядок определяется условиями договора.По действующим договорам процесс согласования ЭДО следующий:

  • Если контрагент не согласен, сохраняется прежний режим взаимодействия до истечения срока договора или до его досрочного расторжения.
  • Если контрагент согласен, заключается дополнительное соглашение к договору, где прописываются условия ЭДО.
  • Контрагенту направляется письменное предложение о переходе на ЭДО.

При переходе на ЭДО с государственными органами возможны различные сценарии в зависимости от направления электронного взаимодействия и его нормативного регулирования:

  • Использование специальных программно-технических средств или сервисов конкретного ведомства — электронные обращения, предоставление электронной отчётности.
  • Регистрация в ЕСИА (портал Госуслуги) — для обращений за госуслугами, а также для авторизации в различных системах и сервисах с помощью учётной записи ЕСИА.
  • Регистрация на сайте ведомства и создание личного кабинета — электронные обращения, в том числе подача электронных заявлений.
  • Работа через оператора ЭДО — универсальный вариант, который покрывает все потребности, в том числе в части сдачи отчётности в контролирующие органы.
  • Регистрация в государственных информационных системах и сервисах для профильной работы. Например, для работы в системе маркировки используется Честный ЗНАК, для оформления ветеринарных документов — «Меркурий», для участия в госзакупках нужна регистрация в ЕСИА и авторизация на электронных торговых площадках.

Наличие электронной подписи позволяет напрямую взаимодействовать с федеральными и региональными органами власти в онлайн-режиме.

Использование специальных программных средств или функционала сайта определённого ведомства даёт возможность создавать электронные документы, тут же их подписывать и отправлять. Для работы в собственной корпоративной системе необходимо обратиться к услугам оператора ЭДО.

Операторы ЭДО: кто они и зачем нужны?

Важное 18 июля 2013 г.

13:36 Карина Кассис, аналитик Сегодня при организации межкорпоративного электронного документооборота (ЭДО) у бизнеса есть выбор: воспользоваться услугами операторов, либо выстроить работу по обмену документами с контрагентами самостоятельно, обмениваясь напрямую.

Из-за этой двойственности в интернете часто можно встретить много разных мнений, например таких:

«операторы электронного документооборота абсолютно не нужны, пятое колесо в телеге»

, «требование законодательства об обязательном выставлении электронных счетов-фактур через операторов ЭДО не оправдано», «через операторов ФНС получит доступ ко всем документам бизнеса» и т.д. и т.п. Что это? Незнание или просто непринятие нового, а, может быть, операторы – это надуманная потребность?

Давайте разбираться, кто же такие операторы ЭДО, и какие функции они выполняют. Начнем, пожалуй, с требований законодательства. В первую очередь, обратимся к определению понятия «оператор электронного документооборота».

В находим:

«оператор электронного документооборота – организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи»

. Интересен тот факт, что это не единственное определение, содержащееся в нормах законодательства.

В под оператором электронного документооборота понимается организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Определения имеют некоторые различия, но абсолютно схожи в том, что операторы призваны обеспечивать электронный документооборот счетами-фактурами.

Закрепить такую немаловажную функцию в определении недостаточно, в подтверждение чему, находим , согласно которому выставление и получение электронных счетов-фактур должно осуществляться через операторов электронного документооборота.

Выходит, выставлять электронные счета-фактуры напрямую запрещено требованиями законодательства. И это правильно. В данной ситуации оператор выступает третьим, незаинтересованным лицом, которое всегда сможет подтвердить факт передачи любого документа.

Это бывает крайне необходимо в спорных ситуациях. Кто такие операторы и почему законодательство требует производить обмен электронными счетами-фактурами исключительно с помощью их услуг понятно. Давайте теперь поговорим, какие преимущества получают компании, пользующиеся услугами операторов, в отличие от организаций самостоятельно выстраивающих внешний обмен.

Ассоциировать операторов только с электронными счетами-фактурами крайне неправильно. Сегодня разрабатываются и другие форматы электронных документов, что позволит со временем окончательно отказаться от бумаги.

Так, уже есть рекомендуемые ФНС РФ форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ/услуг (). В целом, через оператора можно обмениваться любыми электронными документами, главное, чтобы у вас и ваших контрагентов были совместимые технические средства для отображения документов и электронных подписей (п.

1 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Существует ошибочное мнение, что оператор выступает исключительно в роли транспорта, и больше ничего не делает. Разумеется, это не так. Операторы ЭДО решают за абонента целый ворох забот, в том числе, организационных.

Например, подключившись к оператору ЭДО, вы один раз присоединяетесь к Регламенту обмена и можете осуществлять легитимный обмен без дополнительных соглашений. В то время, как при обмене напрямую, прежде всего, вам придется подписать договор о начале межкорпоративного взаимодействия «каждый с каждым».

В то время, как при обмене напрямую, прежде всего, вам придется подписать договор о начале межкорпоративного взаимодействия «каждый с каждым». При наличии более 100 контрагентов такой вариант взаимодействия многократно увеличивает издержки.

И это при том, что обмен еще не начат. Каждый ваш контрагент работает в какой-то своей корпоративной информационной системе, и он бы хотел получать и отправлять документы, не выходя из нее, не меняя ее привычный вид и просто не усложнять себе жизнь. Опять неудобства, разногласия, проблемы, которые надо решать самостоятельно, что, скорее всего, потребует немалых сил и времени.

Операторы готовы предоставлять интеграционные решения для разных информационных систем.

Если в компании нет информационной системы, то оператор предложит работу с помощью веб-клиента, внешний вид которого очень схож с почтовым сервисом.

Наладить работу отправки и приема электронных документов – полбеды, спустя некоторое время остро встанет вопрос хранения документов, и не просто, а с сохранением их юридической силы. Сегодня практически все операторы ЭДО предлагают услуги архивного хранения документов, обладающих юридической силой, на своей стороне.

При выстраивании любых процессов происходит столкновение с трудностями, возникают вопросы, которые надо решать незамедлительно. Подключаясь к оператору, по всем вопросам в любое время вы сможете обратиться в техподдержку сервиса, сотрудники которой профессионалы своего дела. Если вас кто-то пытается убедить, что ФНС РФ получит доступ к вашим документам при подключении к оператору, он сильно заблуждается.

Операторы электронного документооборота не представляют документы в государственные органы, по законодательству РФ у них нет таких обязательств.

С появлением электронного документооборота порядок истребования документов не изменился, то есть инспекторы ФНС РФ, как и прежде, могут получить документы только от налогоплательщика после направления ему требования. Порядок истребования электронных документов утвержден .

В указанном нормативно-правовом акте также содержатся нормы, регулирующие порядок представления документов в налоговые органы в электронном виде. Когда говорят, что для получения и отправки электронных документов, подписанных электронной подписью, можно использовать обычную электронную почту – это правда.
Когда говорят, что для получения и отправки электронных документов, подписанных электронной подписью, можно использовать обычную электронную почту – это правда.

Но, согласитесь, если в компании понадобилось организовать телефонную связь или, например, наладить электричество, никто не стремиться сделать это самостоятельно. Все приглашают специально обученных людей, способных оказывать необходимые услуги и каждый занимается своим делом. Специалисты организовывают, настраивают, сопровождают – вы работаете.

Аналогично и с операторами ЭДО.

Они предлагают вам услуги, оставляя право выбора за вами, вы пользуетесь. И совершенно понятно, что за любые услуги надо платить.

Стоимость отправки электронных документов зачастую зависит от их количества. Чем больше отправлений, тем меньше цена за каждый документ.

Также операторы предлагают различные тарифные планы, которые можно гибко подстроить под конкретного абонента.

Некоторые, например, в рамках пилотного проекта дают возможность обмениваться документами абсолютно бесплатно.

При обмене напрямую вы никогда не сможете угнаться за стремительным развитием технологий и поддержкой качества связи между организациями.

В то время как операторы не могут позволить себе просто стоять на месте.

Постоянное развитие и улучшение качества услуг дает преимущества в конкурентной борьбе. Уследить за всеми изменениями законодательства самостоятельно тоже не так-то просто, мало следить – необходимо выполнять все требования, которые предъявляют нормативные правовые акты. Операторы всегда своевременно уведомят обо всех изменениях и в обязательном порядке выстраивают свою работу в соответствии с требованиями законодательства.

Операторы всегда своевременно уведомят обо всех изменениях и в обязательном порядке выстраивают свою работу в соответствии с требованиями законодательства.

Подводя итог, хочется заметить, что число спорных вопросов и заблуждений становится все меньше. Законодательство, конкретная бизнес-практика и развитие самих операторов делают внешний электронный документооборот доступным, понятным, прозрачным. И со временем у пользователей окончательно отпадут последние сомнения в том, что операторы электронного документооборота действительно быстро и качественно решают множество организационных вопросов в области межкорпоративного взаимодействия.

Это фактически целая отрасль сервисных услуг, пренебрегать которой – по меньшей мере, недальновидно.

Что такое ЭДО: основные понятия

Содержание статьи Электронный документооборот (ЭДО) – далеко не новое явление в индустрии информационных технологий, в последние годы получившее к тому же поддержку государства в виде госпрограмм, законов и мероприятий по популяризации. Но, несмотря на это, документооборот в электронном виде – явление все еще не массовое, хотя внедрение ЭДО в организации может не только упростить отношения с контрагентами, но и значительно сократить издержки бизнеса.

Подтверждением этих слов может стать опыт построения системы электронного документооборота для холдинга Брис-Босфор: Крупнейший российский производитель обуви Брис-Босфор, внедрив систему документооборота, сократил трудозатраты на работу с документами на 30% во всех своих подразделениях, включая склады, фабрику и офисы. Для понимания преимуществ использования безбумажного документооборота, а также средств и способов его внедрения, разберем основные понятия и определения.

Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей. Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена. Электронные документы – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (например, в программах системы «1С:Предприятие»).

Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы электронный документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан электронной подписью ответственного лица.

Электронным может быть любой документ, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его применение или была сделана оговорка на предоставление бумажного оригинала.

Поэтому отдельными законодательными актами вводились:

  1. Электронные счета-фактуры;
  2. б/л и др.
  3. Часть кадровых документов;
  4. Трудовые книжки;
Рекомендуем прочесть:  Можно ли поменять помаду в летуаль

Самым распространенным примером системы ЭДО является электронная почта.

Такая система жизнеспособна и даже может быть эффективной только в том случае, когда обе стороны согласовали свои действия (заключили соглашение). При этом обмен счетами-фактурами (УПД — универсальный передаточный документ) в таком варианте невозможен, т.к. не будет соблюдаться регламент передачи. И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.
И это не единственный минус. Почта, мало того что небезопасный канал с точки зрения взлома, так еще и некоторые контролирующие органы (например, налоговая) по этой причине не принимают документы через почтовый клиент.

Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для обеспечения и поддержки обмена открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между сторонами. По сути, система оператора ЭДО представляет собой высоконагруженный сервис электронной почты с защищенными каналами связи и шифрованием, обеспечивающими безопасность передачи документов с соблюдением законодательно установленных форматов документов и регламентов передачи.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы операторы примерно одинаковы, но в качестве сервиса могут быть отличия:

  1. Быстрота отзыва техподдержки;
  2. Есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
  3. Какие возможности интеграции он предлагает;
  4. Готов ли оператор помогать подключать контрагентов;

Именно на такие моменты следует обращать внимание при выборе посредника для внедрения ЭДО в организации.

При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Контрагенту, с которым вам нужно настроить обмен, также придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого – тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

После отправки и принятия приглашения маршрут будет построен, а обмен с этим контрагентом доступен. Регистрируясь в системе ЭДО оператора, участник присоединяется к регламенту работы сервиса, поэтому в дальнейшем заключать специальные соглашения с каждым контрагентом не потребуется, что значительно облегчает процесс подключения к ЭДО. Для обмена документами с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, необходимо настраивать роуминг.

При этом не между всеми операторами реализован механизм автоматической настройки роуминга.

Например, между операторами, входящими в Хаб 1С (Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр), к которым можно подключиться через сервис 1С-ЭДО, есть прямой роуминг, который настраивается самостоятельно без вашего участия.

Однако если ваш контрагент использует Контур.Диадок, что бывает довольно часто, а вы – 1С-ЭДО, то придется проходить процедуру настройки роуминга, которая может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки не отображается автоматически, его надо отслеживать самостоятельно, что крайне неудобно. Специалисты WiseAdvice, которые имеют опыт разработки ЭДО более 26 лет, создали технологию безроумингового ЭДО – WA:ЭДО, которая существенно упрощает процесс обмена электронными документами.

Технология позволяет работать с операторами в едином интерфейсе: личном кабинете, 1С (благодаря глубокой интеграции) или электронной почте. Являясь агрегатором операторов ЭДО, мы можем отправлять исходящие документы самым дешевым маршрутом.

Расширенный функционал включает, например, настройку маршрутов согласования и автоподпись документов. WA:ЭДО делает электронный документооборот простым, удобным и дешевым.

Технология доступна в качестве сервиса и под проектное внедрение на вашей территории.

Помимо стандартного обмена формализованными и неформализованными документами, оператор предоставляет пользователям готовый сервис и автоматически выполняет важные функции:

  1. Гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
  2. Следит за форматами и регламентами (например, при обмене электронными счетами фактурами) и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
  3. Уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену (важно при обмене счетами-фактурами);
  4. Реализует обмен приглашениями.
  5. Проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
  6. Обеспечивает конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
  • Прежде всего, нужно узнать, используют ли ваши партнеры документооборот в электронном виде. Для этого можно обратиться за помощью к предполагаемому оператору или разослать всем партнерам письма с запросом.

  • Уточнить у оператора возможности интеграции с учетной системой для минимизации затрат труда на загрузку и выгрузку документов.

  • После получения информации оценить объем документов с контрагентами, которые уже используют ЭДО.
  • Даже если список контрагентов, технически готовых получать и отправлять вам электронные документы, невелик, но объем документов с этими партнерами существенный, вы уже сможете значительно упростить как процессы получения и отправки подписанных документов, так и процессы согласования и своевременной корректировки в случае обнаружения ошибок.

  • Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять электронные подписи;
  • Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).

  • Выбрав оператора ЭДО, вы получите ту самую техническую возможность для защищенного обмена – программу, которая создана для этих целей и позволяет:
    • Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
    • Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
    • Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять электронные подписи;
    • Хранить электронные документы (по закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет, т.е. переход на ЭДО будет включать в себя организацию электронного архива).
  • Внедрить интеграционное решение оператора.

  • Приобрести (у оператора или в любом аккредитованном удостоверяющем центре) электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора. Если ранее вы приобрели ЭП для сдачи отчетности, то она может подойти для ЭДО (необходимо уточнить у оператора). Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

  • После регистрации в системе отправить приглашения к обмену контрагентам.
  • Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
  • Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;

Помимо нежелания контрагентов использовать системы электронного документооборота, зачастую сотрудники внутри компании могут противостоять новшествами и пытаться вести процесс документооборота по старинке.

Но, как показывает практика, сотрудники достаточно быстро понимают преимущества ЭДО, поскольку системы электронного документооборота можно легко сравнить с другими телекоммуникационными инструментами, с появлением которых трудовые будни административных департаментов компаний сильно изменились в сторону эффективности:

  1. Системы электронной передачи отчетности в контролирующие органы. Бухгалтеры перестали стоять в бесконечных очередях в налоговой или на почте в последний день сдачи отчетности, а спокойно формируют ее и передают до начала следующего календарного дня. То же касается и общения с ПФР, ФСС, ФСРАР и другими.
  2. Системы электронных торгов, где все процедуры, включая подписание государственных контрактов, осуществляются в электронном виде в системе оператора ЭТП (электронная торговая площадка).
  3. Системы интернет-банкинга позволяют в on-line режиме управлять платежами и бюджетом, поэтому сотрудники больше не тратят время каждое утро, чтобы ехать в банк за выпиской или бежать туда же с платежкой для срочной отправки.

Бесплатная консультация эксперта Наталья Севорина Консультант-аналитик 1С Соглашаюсь на обработку персональных данных Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

  • Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов при роуминговом обмене. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.
  • Интеграция. Система ЭДО оператора электронного документооборота может быть интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета 1С и т.п., что еще больше упростит процесс перехода и .
  • Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании ЭДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.
  • Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Используя систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом. Оригиналы документов также можно предоставить на электронных носителях или распечатать и заверить у нотариуса.
  • Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные проблемы.
  • Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи, почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента (входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим документам тоже имеют место расходы, которые ЭДО поможет исключить.

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ЭДО все более популярным сервисом.

В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно. Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности.

Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого.

Оператор может установить небольшую оплату за внедрение интеграционного решения, особенно, если вы используете кастомизированную систему учета. Устанавливая форматы и регламенты обмена частью документов, государство подталкивает бизнес к использованию систем ЭДО, а в тандеме с «правильным» оператором компания получает отличные инструменты мгновенных бизнес коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия. Компания получает массу описанных выше преимуществ и, самое главное, ее персонал не отвлекается от своих основных рабочих обязанностей и процессов, поручая все рутинные заботы оператору.

Переходить на электронные документы выгодно: при любом объеме документов расходы на бумагу и услуги доставки можно легко сократить более чем в 10 раз, а главное – простота и удобство использования электронного обмена вряд ли заставят вас сожалеть о прошлом, наполненном бумажными документами. Если у вас остались вопросы об электронном документообороте, способах организации ЭДО в компании, возможностях ЭДО, включая ЭДО без роуминга, позвоните нам или оставьте заявку на сайте.

Наши специалисты свяжутся с вами и с радостью ответят на все ваши вопросы. Автор статьи Наталья Севорина, Консультант-аналитик 1С Рассказать друзьям Подходы, методы и инструменты UX/UI для разработки эффективных интерфейсов на 1С Анализ расходов и доходов организации Другие статьи по теме В этой статье мы рассмотрим критерии, по которым следует выбирать провайдера электронного документооборота, а также рейтинг лучших провайдеров ЭДО 10 Сентября 2021 ЭДО В данной статье мы попробуем разобраться, каково юридическое значение применения электронной подписи, и можно ли полностью заменить бумажный документооборот электронным.

10 Сентября 2021 ЭДО Электронный документ может быть признан полностью равнозначным бумажному, однако для этого необходимо его удостоверить.

Как это сделать, рассмотрим в данной статье.

10 Сентября 2021 ЭДО Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:

  1. Обновление дополнительной базы
  2. 1 месяц консультаций *
  3. 3 часа работы специалистов

* условия предоставления подарков уточняйте у менеджера

II.

Требования к оператору электронного документооборота

4. Оператор электронного документооборота должен удовлетворять следующим требованиям:1) наличие лицензий ФСБ России:на разработку, производство, распространение шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств;на выполнение работ, оказание услуг в области шифрования информации, технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств;с указанием перечня видов работ (услуг) не менее предусмотренного — , , , — постановления Правительства Российской Федерации от 16.04.2012 N 313

«Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по разработке, производству, распространению шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, выполнению работ, оказанию услуг в области шифрования информации, техническому обслуживанию шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств (за исключением случая, если техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств, осуществляется для обеспечения собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя)»

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 17, ст.

1987).В случае, если лицензии ФСБ России на соответствующие виды деятельности были предоставлены до дня вступления в силу Федерального от 04.05.2011 N 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 19, ст. 2716), такие лицензии соответствуют требованиям, предъявляемым настоящим подпунктом;2) наличие лицензии на предоставление телематических услуг или лицензии на предоставление услуг связи по передаче данных (за исключением передачи голосовой информации) Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций;3) наличие сертифицированных программных средств, обеспечивающих:электронный документооборот (в том числе формирование подтверждения даты отправки) по форматам и в порядке представления электронных документов, установленным ФНС России, в соответствии с и Налогового кодекса Российской Федерации;информирование абонентов электронного документооборота о присвоенных им идентификаторах;направление в налоговый орган по месту нахождения оператора электронного документооборота в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи уполномоченного лица следующей информации:а) присвоенный абоненту электронного документооборота идентификатор;б) идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет в налоговом органе по месту нахождения организации (обособленного подразделения);в) полное наименование организации, ее ОГРН (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица, его ОГРИП);г) адрес места нахождения организации (места жительства (места пребывания) физического лица);д) коды налоговых органов, с которыми осуществляется электронный документооборот;е) сертификаты ключей проверки электронной подписи абонента электронного документооборота;4) наличие сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации средств электронной подписи, обеспечение электронного документооборота с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;5) наличие расположенной на территории Российской Федерации телекоммуникационной инфраструктуры, представляющей собой совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств (в том числе серверов телематических служб и средств доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет») и обеспечивающей круглосуточный электронный документооборот. Открыть полный текст документа

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела. Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

5 марта 2021 Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет.

На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами. Обмен основан на принципе безбумажного документооборота.

В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в подписываются (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью.

Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО. Но есть и другие преимущества.

Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  1. оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей.

В среднем документы через доставляются за 3-6 секунд.

Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач. Неудивительно, что ЭДО применим – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

  1. сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше.

При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение. При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %.

Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  1. сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов.

разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

  1. упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде.

Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее. Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов.

Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

  1. сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали.

Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  1. улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва. Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться . Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код. ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров.

Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

  1. любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.
  2. акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  3. счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

  1. первичка.
  2. счета-фактуры;

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры.

Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание.

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа.

Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному , не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется .

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые : спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот.

Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике.

Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале .

Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате. Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

  1. отчет поставщика/партнера/агента
  2. заказ на работу
  3. экспедиторская/складская расписка
  4. М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
  5. реестр (актов, расходов, услуг)
  6. протокол разногласий
  7. МХ1, МХ3
  8. спецификация
  9. КС-2, КС-3
  10. смета, ценовой лист
  11. претензия
  12. заявка на проведение ремонта/услуг

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык.

Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов.

Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа. Примеры реализации кастомных веб-форм:

  1. срок оплаты, изменения тарифов;
  2. формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
  3. штрих-код для ведения домашнего архива;
  4. специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
  5. двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

– это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью. Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его.

Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется. Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО.

Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа. После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа.

Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С. Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде.

Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа. Для этого в нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю.

Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше. Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов.

Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

Документ в не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы.

Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

  1. Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь.

Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат. Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

  1. Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков. Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С.

После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

  1. Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов. Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе , можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней.

Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+