Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Предпринимательское право - Образцы номенклатуры дел ооо

Образцы номенклатуры дел ооо

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Образец номенклатуры дел организации на 2021 год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить.

Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. 2 сентября 2021 Автор: Евдокимова Наталья Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в и основных правилах работы госархивов (06.02.2002). Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Актуальный образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  • Штатным расписанием на текущий год.
  • Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
  • Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  • Регистрационными формами учреждения.
  • Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  • Номенклатурой дел прошлых лет.
  • Положением о создании организации либо Уставом.
  • Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  1. облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  2. уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  3. обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
  4. упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2021) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений.

Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в . Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  • Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
  • Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  • Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения.

Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке. Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2021 год с новыми сроками хранения.

Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ. Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует.

Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно. Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя.

Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2021, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1.

Назначьте ответственного. Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел.

Определите конкретные сроки для разработки этого норматива. Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе.

Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел. Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел.

Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ. Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2021 год для вашего учреждения. Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру.

НД состоит из следующих реквизитов: Наименование реквизита Содержание Индекс Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Наименование Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании. Количество единиц хранения Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения.

Показатель заполняется в конце календарного года. Сроки хранения Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация.

Подробнее о сроках расскажем далее. Примечания Дополнительная информация, заполняется при необходимости. Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо.

Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация».

Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения. Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа.

Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации.

Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.
Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  1. — для техдокументации.
  2. — для основных видов документации;

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах , организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК).

Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии. Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов.
Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности.

Рекомендуем прочесть:  Регистрация ооо через мфц ip schet ru

Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3).

Для таких случаев и нужна отметка ЭПК. Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения.

Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2021 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое. Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно.

Например, учреждение определило следующие места хранения:

  • Третий используется в архиве компании.
  • Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  • Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  • Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  • Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Приведем актуальные образцы оформления документации.

Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел. Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения.

Мы составили его для некоммерческой организации. И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2021 год с новыми сроками хранения.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Заявление о приеме на работу — это документ, адресованный руководству организации с просьбой о приеме на работу в указанной должности.

Для государственных и муниципальных организаций он обязателен. 30 октября 2021 Срочный трудовой договор — это соглашение, которое заключается с работодателем, если рабочие отношения продлятся только определенное время.

Но если основания для этого отсутствуют, то контракт признают бессрочным, а организацию накажут. 9 октября 2021 Инструкция по технике безопасности и охране труда — это обязательный документ, в котором прописаны правила поведения на рабочем месте и в кризисной ситуации. Составляют ее для каждой должности и каждого вида работ.

Составляют ее для каждой должности и каждого вида работ. 16 октября 2021 Нередко гражданам требуется получить информацию о «делах давно минувших дней». Проще всего это сделать, обратившись в архив с запросом о выдаче архивной справки.

Что это за документ и как выглядит образец архивной справки, вы узнаете из статьи. 14 января 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Рубрики

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания.

При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Для прочих номенклатура теоретически не обязательна. Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?).

А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел.

Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов. При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный): • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015); • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015. Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов: Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь.

Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится.

Поучаствовать им так или иначе придется.

На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения. Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий: • заголовки дел; • вид носителя каждого дела (бумажный или электронный); • сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам.

Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред.

от 16.02.2016; далее – Перечень). Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры.

Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5). Если индексирование производилось ранее: • Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел. Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3). При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы.

В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе). Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред.

Рекомендуем прочесть:  Кто должностное лицо у ип

от 28.04.2011). Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру. ■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например: • Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12); • Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред.

от 17.06.2015). • Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др. Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке.

Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях. ■ По отраслевым нормативным актам.

Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях. Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред.

от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов.

Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2).

Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа. Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо.

Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока. К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры: Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов.

Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором.

Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры. Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы.

Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см.

Пример 3). Она подписывается начальником подразделения. В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года.

Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение. Номенклатура дел действует в течение одного года.

Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным. Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает: • удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году; • внесение дел, заведенных в течение года; • уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия. Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел.

Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко. ■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет.

Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки.

Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см.

Пример 4). ■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела.

Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый.

Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г.

имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации.

Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел. Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения.

Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает: • заполнение графы 3 «Количество дел»; • подсчет количества дел по каждой категории; • составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5).

Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год.

Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов.

Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет). 3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

.

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+