Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Образец заполнения сопроводительного письма согау цит смоленск

Образец заполнения сопроводительного письма согау цит смоленск

Бланк сопроводительного письма к документам: образец 2020 года

› На чтение19 мин. Просмотров352 Обновлено 13.09.2020 Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к кадровой документации.
  2. к коммерческому предложению;
  3. к акту сверки;
  4. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  5. к документации в налоговую инспекцию;
  6. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  7. к договору на подпись;
  8. к исполнительной документации;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

  • Контакты.
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Лицо, подтверждающее достоверность.
  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  • Содержание.
  • Номер и дата обращения.

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать.

Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел. Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.

Для этого можно использовать такие фразы:

  1. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  2. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  3. прошу информировать установленным порядком.
  4. прошу подтвердить получение;
  5. прошу подписать и возвратить в срок;
  6. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах. Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Мнение эксперта Козлов Никита Владимирович Юрист-практик с 7-летним опытом.

Специализация — семейное право. Эксперт в области права. Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках. Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг.

В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей. Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  2. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  3. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  4. описываются передаваемые бумаги;

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
  2. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  3. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ООО «Идеальный контрагент» № 124 от 28 октября 2020 г.

Уважаемый Петр Петрович! В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.
  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

Сопроводительное письмо — один из видов делового письма, составляемый при отправке коммерческого предложения, документов, резюме, декларации и т.д.

В зависимости от типа пересылаемой информации, цели у сопроводительного письма могут быть разные: описать все пересылаемые документы, заинтересовать потенциального партнера или работодателя и др. Узнайте из статьи, как правильно оформить сопроводительное письмо.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Пишется сопроводительное письмо на отдельном листе бумаги. Текст обращения начинается словами приветствия и выдерживается в деловом стиле.

Послание не является самостоятельной формой, то есть должно быть прикреплено к какому-либо пакету документов или посылке. Особенности составления сопроводительного письма:

  • При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.
  • Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.

Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом.

Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением. Если документ уже сформирован юристами компании, достаточно распечатать его форму и внести данные в соответствии с существующими полями. После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом.
После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом. Желательно соблюдать деловую этику, то есть, если сопроводительное письмо отправляется руководителю и подписывать его должен руководитель.

Печать не обязательно ставить на таком документе, этот момент остается на ваше усмотрение.

В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается.

Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления. Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

  • Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
  • Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.
  • Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
  • Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
  • Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
  • Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.

  • Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.
  • Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
  • Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
  • Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
  • Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
  • Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
  • Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи.

Подробнее о написании СП к пакету документов вы узнаете в этой статье. Пример составления сопроводительного письма к резюме: Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!

На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме.

Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.

Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры.

С уважением, Артем Вячеславович Трунев. Пример заполнения сопроводительного письма для документов: Уважаемый Алексей Михайлович!

Просим подписать протокол разногласий, скрепить его печатью и переслать нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.

  • договор в 2 экз. (всего на 8 листах).
  • протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);

Директор (подпись) М.Л. Краваткин. Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения.

Благодаря этому вы сможете в любой момент отследить письмо, разобраться на какой стадии рассмотрения оно находится и доказать, что все бумаги были пересланы вовремя.

Будьте внимательны и вы сможете быстро сформировать необходимый сопроводительный акт. Предлагаем посмотреть видео о том, как правильно составляется сопроводительное письмо: Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: Мнение эксперта Козлов Никита Владимирович Юрист-практик с 7-летним опытом.

Специализация — семейное право. Эксперт в области права. Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  2. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  3. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  4. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  5. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

По большому счету вид у письма только один.

Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. канала отправки сообщения;
  2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям. В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. написанные вручную;
  2. передаваемые на бумаге.
  3. электронные;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. поле с исходящим номером и датой;
  2. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  3. верхнюю часть с реквизитами организации;
  4. поле для текста письма и приложений;
  5. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи! Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх.

№ от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

  • Документ 3.
  • Документ 2.
  • Документ 1.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  2. основная часть;
  3. обращение к получателю;
  4. перечень приложений;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен. Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О подготовке годового отчета.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»
  • Предоставление статистических данных.
Рекомендуем прочесть:  Почему я в кадровом резерве

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.

Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма.

А это значит, что в текст включается:

  1. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.
  2. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  3. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
  2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа. Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы. При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор. Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.
Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу. Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться. Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. стиль и форма подачи информации.
  2. некорректность содержания;

Мнение эксперта Козлов Никита Владимирович Юрист-практик с 7-летним опытом.

Специализация — семейное право. Эксперт в области права. Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета. А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения) Исх.

№5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г. Москва, ул. Митина, «ООО Росток» Степанову И.А. О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А. Секретарь департамента продаж Скачать пустой бланк Сопроводительное письмо к документам – вид деловой коммуникации, главная цель которой пояснить некоторые моменты и подтвердить факт отправки документации. Составление такого письма не является обязательным этапам, но все же желательно при регулярном документообороте.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО! Сопроводительное письмо – это официально составленное письмо, которое направляется адресату совместно с другими документами и содержит инструкции для дальнейших действий получателя или другую информацию. Главная цель документа – разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов. Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот.Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки.

По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета. В случае срочных ситуаций отправитель может указать срок, в течение которого ему бы хотелось получить ответ.

Стандартный срок составляет 3-7 дней со дня получения. На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально.

Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте. Сопроводительное письмо используется для:

  1. для передачи инструкций получателю и распоряжений о дальнейших действиях после получения бумаг;
  2. для экономии денежных средств при отправке пакета документов с описью;
  3. для доказательства отправки тех или иных документов. Например, путем перечисления отправленных бланков и бумаг;
  4. для пояснения причин отправки тех или иных документов.
  5. для определения срока фактического отправления и получения документов;

Большинство таких писем оформляется на специально разработанном бланке организации и получает порядковый номер, что позволяет отследить документ. Стандартное сопроводительной письмо должно включать следующие реквизиты:

  1. основания документа, в том числе нормативные акты, акты сверок, выполненных работ и т.д.;
  2. приложение к письму.
  3. номер входящего запроса;
  4. завершение письма просьбой или требованием;
  5. суть вопроса или тема переписки;

Помимо наличия обязательных элементов сопроводительное письмо должно оформляться в соответствие с принятыми нормами:

  • Указать цель послания, сформулировав ее краткими тезисами.
  • Указать полный перечень направляемых документов с обозначением основных регалий.
  • наименование организации;
  • Указать дату составления документа и номер регистрации (только для юридических лиц).
  • Подписать письмо от первого лица, употребив пометку «С уважением, …».

    Подписывать документ может генеральный директор предприятия, главный бухгалтер, штатный юрист или другое лицо, получившее данные полномочия.

  • Заполнить вводную часть («шапка») с указанием:
    • ФИО и должности получателя;
    • наименование организации;
    • полный адрес с индексом.
  • передаем вам и т.д.
  • направляем вам;
  • Обратиться к адресату по имени отчеству или ФИО полностью. Пример стандартного обращения:
    • уважаемый…;
    • направляем вам;
    • передаем вам и т.д.
  • Заполнить основную часть документа. Здесь могут быть переданы инструкции, указания, поправки и т.д.
  • ФИО и должности получателя;
  • полный адрес с индексом.
  • уважаемый…;
  • Указать ФИО и должность отправителя, контактные данные для связи.

Структура письма не является унифицированной и предлагается на основании принятой деловой переписки.

Основная часть письма может быть дополнена просьбами, требованиями и указаниями на усмотрение отправителя. Образец сопроводительного письма к документам представлен ниже:

  1. количество экземпляров, пересылаемых адресату;
  2. наличие прошивки (если есть).
  3. дата издания и подписания документа;
  4. точное количество страниц, включая титульный лист (если есть);

Пример сопроводительного письма с полным перечнем посылаемых документов: Автор статьи Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — семейное право.

Эксперт в области права. Отличная статья 0 ФСБ9ру © 2018–2020 – Сайт юридической помощи Adblockdetector

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов. Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи!

Список опубликован по приведенной ссылке. Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  2. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  3. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  4. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  5. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. получателя.
  2. канала отправки сообщения;

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. передаваемые на бумаге.
  2. написанные вручную;
  3. электронные;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию. ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер.

Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  1. поле с исходящим номером и датой;
  2. поле для текста письма и приложений;
  3. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
  4. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  5. верхнюю часть с реквизитами организации;

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх.

№ от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника) Тема____________________________________________________ Уважаемый(-ая)_______________________________! Основной текст Приложения:

  • Документ 1.
  • Документ 2.
  • Документ 3.

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  1. перечень приложений;
  2. основная часть;
  3. обращение к получателю;
  4. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление статистических данных.
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»
  • О подготовке годового отчета.

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество» Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата: Тип формулировки Тип адресата Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д. Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией: Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.
  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . от…

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен. Все следующие предложения должны раскрывать тему письма.

А это значит, что в текст включается:

  1. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  2. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.
  2. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации. Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество. В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю.

Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа. Например, перечень может выглядеть следующим образом. Приложения:

  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы. При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор. При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу. Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая.

И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться. Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами. Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. стиль и форма подачи информации.
  2. некорректность содержания;

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками. Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета. А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью «Край» 100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105 ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212 Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г. Москва, ул. Митина, д.7, офис403 Коммерческому директору «ООО Росток» Степанову И.А.
Москва, ул. Митина, д.7, офис403 Коммерческому директору «ООО Росток» Степанову И.А. О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров. Приложения:

  • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т.А.

8(495) 111-11-11 e-mail: Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

Цифровая подпись

Сегодня все более популярным во многих сферах деятельности становится электронный документооборот, который позволяет значительно упростить работу предприятия.

И одним из необходимых элементов в организации деятельности является электронная подпись. Это аналог собственноручной подписи, который позволяет придать электронному документообороту статус юридически значимого.

Формирование электронной подписи осуществляется за счет криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа.

Этот способ дает возможность идентифицировать того человека, который владеет сертификатом ключа подписи. Получить такую подпись можно в Удостоверяющем центре СОГАУ «ЦИТ», который расположен по адресу город Смоленск, ул.

Тенишевой, д. 22. Организация имеет все необходимые разрешающие документы на осуществление деятельности, в том числе лицензию УФСБ России по Смоленской области и аккредитацию Министерства связи и массовых коммуникаций РФ. Изначально центр создавался для обслуживания органов исполнительной власти, однако впоследствии услуги стали оказывать и юридическим и физическим лицам.

Физическим лицам Удостоверяющий центр уполномочен выдавать универсальную электронную карту (УЭК). Это материальный носитель, где в графической и электронной формах содержится информация о пользователе: личные данные (ФИО, дата рождения), данные СНИЛС, ОМС, электронного банковского приложения, а также по желанию квалифицированная электронная подпись.

Гражданину она поможет быстрее пользоваться порталами госуслуг, налоговых органов и других учреждений.

Но наиболее востребована электронная подпись у юридических лиц. Она позволяет работать абсолютно во всех системах электронного документооборота и участвовать в электронных торгах. О востребованности данного вида деятельности говорят цифры: организация начала работу в январе 2008 года и за восемь с половиной лет своей деятельности в Удостоверяющем центре было зарегистрировано 15239 пользователей и выдано 21134 сертификата ключа проверки электронной подписи.

Заключено 1852 договора с организациями и индивидуальными предпринимателями. Только с начала этого года было изготовлено 2089 сертификатов.

Спектр систем, в которых работают пользователи Удостоверяющего центра, весьма широк. В их числе автоматизированная информационная система Госзаказа (АИС ГЗ), ГИС ЖКХ, ГИС Энерго, ЕГАИС (контроль над объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции), система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), ЕСИА (доступ к порталу gosuslugi.ru) и многие другие.

Квалифицированная электронная подпись используется при работе с единым официальным сайтом о размещении заказов ), единым федеральным реестром сведений о фактах деятельности юридических лиц ), единым реестром доменных имён ), порталами ФНС (nalog.ru) и ПФР (pfrf.ru).

Электронная подпись используется в системах электронного документооборота и сдачи отчетности органов власти и служб различных уровней, а также корпоративных информационных системах.

Одной из наиболее востребованных услуг среди клиентов центра является работа с Единой электронной торговой площадкой, крупнейшим оператором электронных торгов для государственных заказчиков и коммерческих предприятий. Удостоверяющий центр выступает региональным пунктом выдачи электронной подписи для федеральных торговых площадок.

Только с начала 2016 года для пользователей было изготовлено 199 сертификатов. Кстати, услуга пользуется популярностью не только у смолян, в Удостоверяющий центр приезжают и из Москвы. Как оказалось, все дело в том, что очереди на получение сертификатов в столичных удостоверяющих центрах достигают нескольких недель, и предпринимателям проще проехать несколько сотен километров, зато сократить время на оформление.

Для удобства пользователей в Удостоверяющем центре действует электронная очередь (запись через терминал). Кстати, офис был недавно обновлен и теперь посетителей принимают в уютном кабинете, где работают четыре окна. Клиентов обслуживают высококвалифицированные специалисты, требования к уровню подготовки которых прописаны в постановлении Правительства РФ (сотрудники должны иметь высшее образование по информационной безопасности и три года стажа в лицензируемой ФСБ деятельности).

Сейчас штат программистов совместно с сотрудниками Удостоверяющего центра ведут разработку информационной системы, которая позволит пользователям подавать заявки на получение услуг удаленно с помощью сети Интернет.

Это значительно облегчит процедуру для клиентов.

Сегодня людям необходимо приезжать в Удостоверяющий центр даже из самых отдаленных районов нашей области несколько раз: сдать документы, получить реквизиты на оплату, в случае недоработок изменить заявления и так далее. Тратятся и время, и средства на проезд и нервы. Когда будет запущен сервис, пользователь должен будет приехать в Удостоверяющий центр только один раз с оригиналами всех необходимых документов и платежным квитком, для получения конечного результата услуги.

Ресурс пока будет работать в тестовом режиме, чтобы на основе замечаний и пожеланий пользователей можно было оперативно внести необходимые изменения.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2020 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Единой унифицированной формы письма не существует.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. ? Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить. Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме.

Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Заключение Перечень приложений. Вежливая подпись Приложения:

  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.

Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной. При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.

По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+