Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения
В соответствии с , утвержденным (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4109; 2005, N 29, ст.3037, N 49, ст.5204; 2007, N 11, ст.1283; 2008, N 18, ст.2009, N 43, ст.4921, N 47, ст.5431; 2010, N 4, ст.368, N 19, ст.2300, N 20, ст.2435; 2012, N 14, ст.1615; 2013, N 26, ст.3314, N 52 (ч.II), ст.7137; 2014, N 26 (ч.II), ст.3515), в целях совершенствования порядка формирования дел, составления номенклатур дел, разработки схем классификации документов, определения и установления сроков хранения документов, образовавшихся и образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, предприятий, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, а также для упорядочения работы по отбору документов на хранение и уничтожение приказываю: 1. Утвердить Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения согласно .
2. Первому заместителю директора Федеральной службы исполнения наказаний, заместителям директора Федеральной службы исполнения наказаний, начальникам структурных подразделений Федеральной службы исполнения наказаний, начальникам, руководителям и директорам органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы организовать изучение работниками уголовно-исполнительной системы и обеспечить реализацию его положений. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами Федеральной службы исполнения наказаний генерал-майора внутренней службы Ветрову И.В.
Директор Г.А.Корниенко Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом ФСИН России от 21 июля 2014 года N 373 1. Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, предприятий, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы с указанием сроков хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079, N 31, ст.4196, 2008, N 20, ст.2253, 2010, N 19, ст.2291, 2013, N 7, ст.611); (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263); (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059); (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 года, регистрационный N 18380); (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 года, регистрационный N 10194); ; , утвержденными Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11 мая 1999 года; , утвержденной Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11 мая 1999 года; распоряжением ОАО «РЖД» от 28 декабря 2007 года N 2474р «Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения».
2. Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности Федеральной службы исполнения наказаний (далее — ФСИН России), предприятий, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений с указанием сроков хранения. 3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для перечисленных в организаций.
4. Перечень используется при формировании дел, составлении номенклатур дел, разработке схем классификации документов, определении сроков хранения и отборе документов на хранение, уничтожение, а также в практической работе Центральной экспертной комиссии Федеральной службы исполнения наказаний (далее — ЦЭК ФСИН России), экспертных комиссий (далее — ЭК) предприятий, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы (далее — УИС), а также проведении других работ, связанных с определением сроков хранения документов. Предприятия, учреждения и органы УИС согласуют номенклатуры дел, утверждают описи документов, образующихся, образовавшихся в их деятельности, с архивами (архивными группами) УИС по месту их дислокации (территориальной принадлежности).
Архивы (архивные группы) УИС проводят мероприятия по комплектованию, хранению и использованию вышеуказанных документов.
Документы (заключения, опросный лист, решения, представления, переписка и др.) по вопросам принятия решения о нежелательности пребывания иностранных граждан в Российской Федерации определяются по срокам хранения личного дела осужденного, в которое данные документы сформированы, а в 4 звено документы поступают для дальнейшего применения в работе. Сроки хранения статистических отчетов, отражающих данные с нарастающим итогом, определяются к документам за последний отчетный период. 5. Перечень состоит из 31 раздела, которые отражают все основные направления деятельности УИС.
содержит документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовые вопросы и арбитраж.
содержит документы, связанные с организацией документационного обеспечения и защитой государственной тайны. содержит документы по организационным и методическим вопросам архивной работы. содержит документы об информационном обеспечении, а также редакционно-издательской деятельности.
содержит документы об организации и осуществлении прогнозирования, а также документы, связанные с текущим планированием. содержит документы, связанные с финансированием и кредитованием.
содержит документы, связанные с бухгалтерскими и статистическими учетами и отчетностью по ним. содержит документы по вопросам международного сотрудничества.
содержит документы, касающиеся изобретательства и рационализации.
содержит документы, касающиеся научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ.
содержит документы по вопросам разработки, согласования и внедрения автоматизированных и телекоммуникационных систем и технологий. содержит документы, касающиеся организации и технологии производства действующих предприятий, энергетического и топливного обеспечения, эксплуатации и ремонта оборудования, стандартизации.
содержит документы, касающиеся сельского и подсобного хозяйства. содержит документы, касающиеся лесного хозяйства. содержит документы, касающиеся ветеринарно-санитарного обеспечения.
содержит документы, касающиеся проектно-изыскательских работ, строительства и реконструкции, капитального и текущего ремонтов. содержит документы по вопросам организации работы транспорта и связи.
содержит документы по вопросам материально-технического снабжения, сбыта и поставок, складского хозяйства. содержит документы по административно-хозяйственным вопросам.
содержит документы по вопросам гражданской обороны. содержит документы по вопросам организации противопожарной службы.
содержит документы, касающиеся организации воспитательной и психологической работы и осуществления социальной защиты, морально-психологического обеспечения работников УИС. содержит документы по вопросам организации пенсионного и жилищно-бытового обеспечения. содержит документы, касающиеся медико-санитарного обеспечения.
содержит документы по вопросам культурно-массовой и спортивной работы. содержит документы, касающиеся организации труда, воспитательной работы и обучения осужденных.
содержит документы, касающиеся служебной деятельности подразделений охраны, обеспечения охраны, розыска и конвоирования осужденных, снабжения вооружением подразделений охраны, укомплектования подразделений охраны служебными собаками, инженерно-техническими средствами охраны.
содержит документы, касающиеся профилактики правонарушений и преступлений среди подозреваемых, обвиняемых и осужденных. 6. Перечень имеет 7 граф: в графе 1 Перечня указаны номера статей, которым в Перечне присвоена единая сквозная нумерация; в графе 2 Перечня приведены виды документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью; в графах 3-6 Перечня указаны сроки хранения документов, перечисленных в графе 2 Перечня, которые дифференцируются по 4 группам, соответствующим основным подразделениям УИС: к 1-й группе (графа 3) отнесены структурные подразделения центрального аппарата ФСИН России; ко 2-й группе (графа 4) отнесены учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, и предприятия, специально созданные для обеспечения деятельности УИС; к 3-й группе (графа 5) отнесены территориальные органы ФСИН России; к 4-й группе (графа 6) отнесены учреждения, подчиненные территориальным органам ФСИН России; в графе 7 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки или место хранения документов.
7. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу, личные дела осужденных, перечисленные в графах 3-6 Перечня, сдаются в архив УИС по территориальной принадлежности через 3 года после их окончания в делопроизводстве. Документы до сдачи в архив хранятся по месту формирования. Документы ликвидированнного органа, учреждения, предприятия УИС передаются на хранение в архивы (архивные группы) УИС по территориальной принадлежности и месту дислокации ликвидированного учреждения.
8. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, истечение срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2014 году, исчисляется с 1 января 2015 года.
Срок хранения карточки каталога (картотеки) исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления карточки.
Контрольно-наблюдательные дела хранятся в письменном виде за трехлетний период, затем подшиваются в дело.
Должностные инструкции (индивидуальные, персональные) хранятся в составе личных дел (заверенные копии передаются сотруднику, служащему, работнику после ознакомления с оригиналом документа) и хранятся до замены новыми.
В тех случаях, когда при определении срока хранения документов могут быть использованы одновременно несколько статей Перечня, выбирается та из них, которая предусматривает больший срок хранения.
Выделение к уничтожению дел запрещается без утверждения и согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени. 9. Срок хранения документов с отметками «ЭПК», «ЦЭК», «ЭК» означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе документы могут иметь научно-историческое значение и подлежать передаче на постоянное хранение в архивы учреждений и органов УИС.
После окончания делопроизводственного года (окончания или прекращения дела) ЦЭК ФСИН России, ЭК соответственно проверяют состав и содержание документов с отметкой «ЭПК», «ЦЭК», «ЭК» снимают эту отметку и, руководствуясь принципами экспертизы ценности документов, устанавливают конкретный срок хранения дела до постоянного включительно, но не ниже установленного Перечнем.
Решение о хранении или уничтожении документов с отметками «ЭПК», «ЦЭК», «ЭК» принимают комиссии структурных подразделений центрального аппарата ФСИН России, ЭК предприятий, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на членов комиссии, а в спорных вопросах — ЦЭК ФСИН России. Срок хранения управленческих документов, «до минования надобности» или «до замены новыми», а также документов, присланных для сведения, означает, что данные документы имеют ограниченное практическое значение.
Документы должны храниться в подразделениях делопроизводства или в подразделениях, которые используют их в своей практической деятельности до тех пор, пока они необходимы или не заменены новыми, но не менее 3 лет. Срок хранения «до минования надобности» научно-технической документации означает, что эти документы хранятся в подразделениях делопроизводства или в подразделениях, которые используют их в своей практической деятельности, не менее 5 лет.
На хранение в архив указанные документы не передаются. 10. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится по следующим этапам: определение проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит передаче на постоянное хранение; экспертиза ценности комплекса научно-технической документации по определенным проектам, проблемам (темам).
11. В Перечне указаны только виды документов, поэтому при составлении заголовков дел для номенклатур и описей следует использовать наименования документов, имеющихся в Перечне, только с дополнением заголовков конкретным содержанием и другими необходимыми элементами заголовка, предусмотренными действующими нормативными правовыми актами по делопроизводству, архивной работе и другими нормативными актами по направлению деятельности, согласно функциям, отраженным в положениях об управлении, отделах, отделениях, группах, подгруппах. 12. Определение сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем и другими нормативными актами, а также изменение сроков хранения отдельных категорий документов входит в компетенцию ЦЭК ФСИН России, а при необходимости Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее — ЦЭПК при Росархиве), которые решают эти вопросы в установленном порядке. 13. При определении сроков хранения по Перечню запрещается: снижать установленные сроки хранения документов без рассмотрения их на ЦЭК ФСИН России или ЦЭПК при Росархиве; вносить в акт о выделении к уничтожению дел, срок хранения которых установлен Перечнем с отметкой «ЭПК», «ЦЭК», без предварительного рассмотрения этих дел ЦЭК ФСИН России, ЭК соответственно; определять сроки хранения документов, сформированных в дела, руководствуясь только заголовками дел без их полистного просмотра, за исключением дел с одинаковым составом документов.
14. Отбор дел на уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
15. Уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов, являются незаконным и влекут за собой ответственность в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
16. Микрофильмирование, оцифровка документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности УИС, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
17. Для удобства пользования Перечнем составлен , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
18. Передача архивных документов из архивов УИС на постоянное хранение в государственные архивы осуществляется на основании договора между Росархивом и ФСИН России от 29 января 2008 года N 4/1
«О сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, образовавшихся в деятельности уголовно-исполнительной системы ОГПУ-НКВД-МООП-МВД СССР, МООП-МВД РСФСР, МВД России, Минюста России, и образовавшихся в процессе деятельности ФСИН России, а также в деятельности ее учреждений и органов»
.
Федеральные законы, постановления, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, решения и распоряжения Правительства Российской Федерации ДМН
Относящиеся к деятельности данного органа — Пост. 2. Постановления Конституционного Суда Российской Федерации о соответствии федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации ДМН Относящиеся к деятельности данного органа — Пост.
3. Законодательные, иные нормативные правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления ДМН Относящиеся к деятельности данного органа — Пост.
4. Проекты законов Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, внесенные в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (расчеты, решения, докладные записки, заключения, справки) по их разработке: — а) по месту разработки и утверждения Пост. Пост. 10 л. ЭПК б) присланные для сведения ДМН 5.
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации; выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и документы (протоколы, обзоры, доклады, справки и др.) по выполнению поручений Пост.
7. Проекты приказов и распоряжений, документы (справки, предложения, замечания и т.д.) по их разработке 1 г. 1 г. 1 г. 1 г. 8. Поручения руководителей ФСИН России, учреждений и органов УИС структурным подразделениям; документы (справки, докладные записки, заключения) по их выполнению 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа 9.
Нормативные и методические документы федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации ДМН 10. Протоколы, стенограммы, постановления, рекомендации, решения заседаний: а) коллегии Пост.
Пост. Пост. — Присланные для сведения — ДМН б) научных, экспертных, методических, консультативных, межведомственных комиссий, советов, комитетов и др.
Пост. Пост. Пост. — в) совещаний у директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России и руководителей учреждений и органов УИС Пост.
Пост. Пост. Пост. Оперативных совещаний — 5 л. ЭПК г) собраний трудовых коллективов Пост. Пост. Пост. Пост. д) совещаний (собраний) структурных подразделений ФСИН России, учреждений и органов УИС 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 11.
Документы (повестки, приглашения, рекламные проспекты, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы, стенограммы, доклады, программы, переписка) об организации проведения совещаний у директора ФСИН России, заседаний коллегии ФСИН России, совещаний у руководителей учреждений и органов УИС 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 12.
Документы (информация, отчеты, обзоры, доклады, докладные записки, сводки, выписки, решения, стенограммы) о реализации решений коллегии, совещаний у директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, руководителей учреждений и органов УИС, научных, экспертных, методических, консультативных, межведомственных комиссий, советов, комитетов и др.
а) по месту разработки Пост. Пост.
Пост. Пост. б) присланные для сведения 5 л. 5 л. 5 л. 5 л. 13. Переписка о реализации решений коллегии, совещаний, собраний структурных подразделений ФСИН России, учреждений и органов УИС, научных, экспертных, методических, консультативных, межведомственных комиссий, советов, комитетов и др.
Пост. Пост. Пост. Пост. 14. Протоколы заседаний постоянно действующих комиссий в учреждениях и органах УИС и документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним 5 л.
Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по основным вопросам деятельности учреждений и органов УИС 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 16. Переписка со структурными подразделениями ФСИН России, учреждениями и органами УИС по основным вопросам деятельности УИС 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 17. Правила, инструкции, регламенты, методические указания, рекомендации и другие нормативные правовые акты УИС: а) по месту разработки и утверждения Пост. Пост. Пост. — После замены новыми б) присланные для руководства или сведения 3 г.
3 г. 3 г. 3 г. 18. Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных конференций, совещаний, семинаров: а) по месту проведения Пост. Пост. Пост. Пост. б) присланные для сведения ДМН 19.
Переписка по вопросам организации проведения собраний структурных подразделений ФСИН России, учреждений и органов УИС, трудовых коллективов, научных, экспертных, методических, консультативных, межведомственных комиссий, советов, комитетов и др.
5 л. 5 л. 5 л. 5 л. 20. Положения, уставы: а) по месту разработки и утверждения Пост Пост Пост Пост б) присланные для сведения 3 г.
3 г. 3 г. 3 г. После замены новыми 21. Должностные инструкции, типовые должностные регламенты работников: а) по месту разработки и утверждения Пост. Пост. Пост. Пост. После замены новыми б) присланные для сведения 3 г.
3 г. 3 г. 3 г. в) индивидуальные (персональные) 75 л. 75 л. 75 л. 75 л. В составе личных дел 22.
Штатные расписания, изменения к ним: а) по месту разработки и утверждения Пост. Пост. Пост. Пост. б) присланные для сведения 3 г. 3 г. 3 г. 3 г. 23. Штатные расстановки 75 л.
75 л. 75 л. 75 л. 24. Проекты штатных расписаний учреждений и органов УИС, переписка по вопросам их разработки и изменений 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК После утверждения 25. Паспорта учреждений, организаций и предприятий: Передаются на хранение в архивы учреждений и органов УИС по а) по месту составления Пост. Пост. Пост. Пост. территориальной принадлежности, б) присланные для сведения ДМН месту дислокации ликвидированного учреждения 26.
Документы (решения, отчеты, акты, справки и др.) об организации, реорганизации, переименовании, ликвидации, передаче в другую систему, а также передислокации учреждений и органов УИС Пост. Пост. Пост. 10 л. ЭПК 27. Переписка об организации, реорганизации, переименовании, ликвидации, передаче в другую систему, а также передислокации учреждений и органов УИС 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 28. Акты приема-передачи, составляемые при смене: а) руководителей структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России Пост.
Пост. Пост. Пост. Присланные для сведения до момента надобности б) ответственных должностных и материально ответственных лиц 5 л. 5 л. 5 л. 5 л. После смены должностного, материально ответственного лица 29. Документы (отчеты, справки, докладные записки и др.) по изучению и распространению передовых опытов работы учреждений и органов УИС 5 л.
5 л. — — Одобрены ЦЭС — Пост.
30. Информация о чрезвычайных происшествиях в учреждениях и органах УИС, направляемая в органы государственной власти Российской Федерации Пост. Пост. — — 31. Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности учреждений и органов УИС Пост.
Пост. Пост. Пост. 32. Документы (планы, справки, акты, отчеты, докладные записки и др.) командировках 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 33. Документы (докладные записки, справки и др.) о реализации решений конференций, семинаров ФСИН России, учреждений и органов УИС Пост. Пост. 10 л. ЭПК 5 л. ЭПК 34. Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных направлений деятельности учреждений и органов УИС 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК После завершения деятельности рабочих групп 35.
Проекты структур и схем организаций управления учреждений и органов УИС 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 36. Переписка о разработке структур и схем организации управления учреждений и органов УИС 3 г.
3 г. 3 г. 3 г. После утверждения 37. Переписка по организационным вопросам деятельности учреждений и органов УИС 5 л. 5 л. 5 л. 5 л. 38. Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые руководству структурными подразделениями ФСИН России, учреждений и органов УИС 5 л.
ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 39.
Планы действий учреждений и органов УИС при чрезвычайных обстоятельствах — Пост.
Пост. Пост. 40. Переписка по вопросам подготовки учреждений и органов УИС к действиям при чрезвычайных обстоятельствах и ликвидации их последствий 5 л.
5 л. 5 л. 5 л. 41. Документы (указания, планы, списки, справки, докладные, служебные записки, рапорта, акты, отчеты) о проведенных специальных операциях (мероприятиях) по ликвидации чрезвычайных обстоятельств на объектах УИС 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК 42. Документы (представления, докладные записки, справки, акты и др.) ревизий и проверок, проведенных Генеральной Прокуратурой Российской Федерации, Счетной палатой Российской Федерации и другими контрольными органами Пост.
Пост. Пост. 10 л. 43. Документы (представления, заключения, докладные записки, справки, акты и др.) проверок, проведенных органами прокуратуры Российской Федерации и органами прокуратуры субъектов Российской Федерации — 10 л.
10 л. 10 л. 44. Контрольно-наблюдательное дело по учреждению или органу УИС 5 л.
Последние новости по теме статьи
- Октябрь 2, 2021 Договор по 223 фз на 100 000
- Октябрь 3, 2021 С какили долгами не пускают за рубеж
- Октябрь 3, 2021 Онлайн заявка в милицию о пропаже человека
- Октябрь 2, 2021 Установить факт участия в боевых действиях в абхазии
- Октябрь 3, 2021 Категории пилотов гражданской авиации
- Октябрь 2, 2021 Как можно писать автобиография 25 август 1995