Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Распределение отпусков график как составить

Распределение отпусков график как составить

Распределение отпусков график как составить

Как правильно составить график отпусков

Последнее обновление: 13.02.2021 Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места. Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.

Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Содержание Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график. Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

  1. даты начала, продолжительность;
  2. очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
  3. сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.
  4. дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта.

Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами. Образец формы Т-7 Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

  1. позволяет найти замену на время отсутствия работников;
  2. помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
  3. для своевременности выплаты причитающихся средств.
  4. для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

  1. зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
  2. если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст.

123 ТК РФ. Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа. Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации.

Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению. Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

  1. прочим.
  2. несовершеннолетним работникам;
  3. подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
  4. беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;

В соответствии с нормами ст.

305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению. Следует придерживаться норм закона Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

  1. второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).
  2. планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

  1. использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.
  2. стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным. Далее эта информация передается кадровой службе.

Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать В середине декабря график должен быть утвержден.

Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников.

Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

  1. несовершеннолетними лицами.
  2. работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
  3. два года подряд;

Благодаря графику руководитель может:

  1. своевременно выплатить отпускные;
  2. если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.
  3. назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

  1. взыскания штрафа;
  2. дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.
  3. предупреждения;

За нарушения работодателя накажут Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ: Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем 1-5 тыс. рублей если ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение — 10-20 тыс.

рублей Предприятие, выступающее юридическим лицом30-50 тыс. рублей50 -70 тыс. рублей Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника.

Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ). Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например: Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней ст.

334 ТК РФвоспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений42-56 ст.

267 ТК РФдо 18 лет31 ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)инвалиды30 ст.58 ФЗ № 141, действующая в редакции от 03.08.2018сотрудники федеральной противопожарной службы30; при прохождении службы в неблагоприятных климатических условиях Севера – 45 До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7.

Образец документа можно скачать . Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования. Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон. Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей. Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

Родители двух детей сами выбирают время отдыха Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

  1. не сокращая фамилию, имя, отчество.
  2. табельный номер;
  3. структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
  4. занимаемую должность (профессию);

Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7. Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала. Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

  1. приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
  2. заявление работника;
  3. болезнь сотрудника и прочие.

По заявлению отпуск можно перенести Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу. Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования. Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем. Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить. Примечание: даты согласования документа и его утверждения могут не совпадать.

Примечание: даты согласования документа и его утверждения могут не совпадать. График утверждает начальник Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

  1. признан ли характер труда особым;
  2. есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.
  3. работает ли он в ненормированном режиме;

После утверждения локального правового акта, с ним под роспись нужно ознакомить трудовой коллектив. Перед изданием соответствующего приказа о предоставлении запланированного отдыха, работника обязаны письменно уведомить минимум за 2 недели.

Заказать бесплатную консультацию юриста Я даю согласие на обработку своих персональных данных Похожие статьи Услуги Юрлицам + Физицам + Разделы блога Популярно Физическим лицам Юридическим лицам © 2021 Все права защищены. Заказать звонок г. Санкт-Петербург, ул. Кропоткина д. 1 Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

> >

Длительность нахождения сотрудника , время его начала и выхода на работу документально закрепляется графиком отпусков, обязательным для выполнения как работником, так и работодателем.

Эта норма касается не только крупных предприятий, где предварительное планирование отдыха сотрудников определяется, прежде всего, необходимостью рациональной организации рабочего процесса, но и небольших компаний без профсоюзного органа.Отсутствие этого документа на предприятии может стать поводом для довольно солидного штрафа: от 30 до 50 тыс. руб., согласно статье 5.27 КоАП РФ.График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников.

Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.К этим категориям относятся:

  1. сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  2. матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  3. мужья во время пребывания его жены (статья 123 ТК РФ);
  4. лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.
  5. ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  6. почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  7. ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  8. лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);

Для того, чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска, заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись. В отдельных случаях составление этого документа может поводиться без участия работника, но тогда необходимо письменно его уведомить (не позднее, чем за 14 дней) и получить подпись о согласии с установленными сроками. находятся в статье.Какие существуют основные виды заработной платы?

Как происходит начисление сдельной заработной платы?

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач.

Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения.

Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.График отпусков: сроки составления для всех работников по действующим нормам ТК РФ (ч.1 ст. 123) должны быть утверждены не позднее 16 декабря года предыдущего.

Чем крупнее предприятие, тем раньше должен быть начат этот процесс.Составлять предварительные таблицы по отпускам на крупных предприятиях начинают уже с конца сентября – начала октября. Небольшие организации с числом работников до 20-30 человек могут начать распределение дней отдыха за две-три недели до конечного срока утверждения.Каковы особенности составления графика?

Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время.

Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно.

Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  1. фактический период отдыха.
  2. примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  3. количество дней отпуска в плановом году;
  4. его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  5. ФИО работника;

Плановая длительность может указываться как точными датами, так и месяцами.

А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.Предлагаем прочитать и другие материалы об отпуске: , , а также о том, , в том числе . Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами.

Это:

  1. денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.
  2. обращение самого работника с просьбой о отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  3. возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  4. прием или увольнение сотрудников;

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя.

Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.О правилах составления также рассказывается в видео ниже.Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  1. отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.
  2. когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  3. неправильный расчет длительности основного и ;
  4. несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;

Чем знаменита Ответ тут.Как составляется должностная инструкция менеджера по развитию персонала?

Ищете заявление о переводе на другую должность: пример? Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия. Обсуждения Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Звоните!

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Звоните!

© Copyright 2021

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела. Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

5 декабря 2021 За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф.

Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников ().

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, или других локальных нормативных актах.

Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.
В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору. Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.
  1. 30 календарных дней () – для инвалидов;
  2. 30-40 суток () – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  3. 31 календарный день () – для работников до 18 лет;
  4. 28 календарных дней () – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  5. 42-56 календарных дней (; ) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков: 1.

Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в :

  1. женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  2. работники моложе 18 лет;
  3. работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно , по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители. Согласно отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы. 3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

дополнил Трудовой кодекс . Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время. В уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут. В обзоре актуальных вопросов за февраль 2021 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника.

Такое разделение в соответствии со возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих. Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно. Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника. При оформлении графика отпусков можно использовать ().

На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время. Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск. Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом.

После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию ().

Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании.

Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  1. вывесить в удобном месте для ознакомления;
  2. хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  3. выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  1. отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  2. отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  3. работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  1. когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в – и перенос отпуска на следующий календарный год.
  2. когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  1. составить дополнительный график и приобщить его к сводному.
  2. внести изменения в сводный график отпусков;

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности () – предупреждение или наложение административного штрафа:

  1. на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  2. на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  3. на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Загрузить ещё

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г.

— последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.Назначение его — отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной.

В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.Составление графика отпусков — процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов — от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства.

Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства.

Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации.

То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства.

Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа — о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.2.

Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.3.

День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.4.

Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков?

Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте.

Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован.

Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.Но в большинстве случаев оптимальный вариант — относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба.

Для удобства используются специальные бланки.

В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков.

На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений.

Задача их — уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность.

Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска — основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска — 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности.

О ком идет речь?Основные льготные категории состоят из работников возрастом до 18 лет, инвалидов, тружеников-педагогов и государственных служащих. В чём особенности каждой из них?Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день.

Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников — от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках.

Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т.

п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе.

Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них.

Начать составлять график следует непосредственно с этих людей.

Кому же светит такая привилегия?1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени — статья 286 TK).3.

мужа и жены в данном случае обязаны совпадать — статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком — статья № 260 TK.5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам — статья 123 TK.Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты.

Права отказа в данном случае начальник не имеет.Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям.

Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан.

Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.Другой нюанс — подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством.

Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона — работник — законом не регламентируется.

В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.1. Когда инициатива разделения отпуска — дело работника, им подается заявление с просьбой об этом.

Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден.

В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция «разрешить» с датой и подписью.2.

В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить — «ознакомлен и согласен» — точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам.

Но данный способ требует некоторых временных затрат.3.

В форме графика вводится дополнительная колонка — «ознакомлен и согласен» — и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по «кускам». Таким образом, экономится рабочее время.Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы.

Полностью корректным назвать его нельзя.

Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного.

При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет.

Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение.

Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего.

Дело в том, что ПВТР — организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений.

Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников?

Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т.

п.) он не зависит от стажа в данной организации.Каким образом планируются Это не так просто.

Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту.

Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника.

Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми?

Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска.

Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет?

Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут «сгореть»? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника.

Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно.

Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений.

Предоставить такой «просроченный» отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья).

То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей «задолженности» по дням отдыха перед работниками за 2016-й.Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно.

«Сгореть» отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному.

В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму).

При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений.

В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков.

Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком?

В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись.

Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним — в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например — причины переноса отпусков и т.

п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.Срок хранения подобного документа — год после окончания текущего календарного периода.

Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс.

руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические). 11 июня, 2017 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 5 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+