Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Сколько нужно хранить договоры с финансируемыми организациями

Сколько нужно хранить договоры с финансируемыми организациями

Сколько нужно хранить договоры с финансируемыми организациями

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно.

Нужно понимать, что в случае невыполнения требований законодательства в такой сфере, как хранение договоров в архиве, делопроизводство может быть не только не эффективным, но и опасным с точки зрения возможного наказания или штрафа.Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде.

Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы.

Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте.

То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.Хранение договоров в описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ.

В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года.

Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения.

Так, наименее распространенной системой является привязка к Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет.

Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора.

У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые.

Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться.

К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, и так далее.

Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.

К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив.

Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия.

И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.Как уже сказано выше, уничтожать договора просто так нельзя.

Сначала нужно убедиться, что действительно прошел нужный срок. Только тогда можно уничтожать этот документ.

Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства.

Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу. Хранение договоров на предприятии желательно должно быть выстроено так, чтобы на эту процедуру выборки не уходило много времени. Потом, на основании полученного перечня, производится отчет руководству, документ подписывается, подшивается, и только тогда, когда все это сделано, начинает процесс прямого уничтожения договоров и других подобных бумаг.

Хранение договоров в архиве на постоянной основе — не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее.Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг.

У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения.

Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет.

Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться.

Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты.

И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы.

Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения.
Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения.

Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует.

К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010. Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года.

То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года.

Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения.В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении.
В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении.

При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых).

Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы.

В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают.

А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов.

Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо.

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы.

В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист.

Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно. Удобней всего, когда есть отдельный человек, который занимается именно этой проблемой. Он будет максимально точен и не совершит мелких неприятных ошибок, как это могут сделать другие сотрудники.Хранение договоров в организации осуществляется по принципу полного соблюдения всех норм закона.

Это обязательное условие, которое может отвести от предприятия все проблемы. При этом мелкие нюансы, внутренние нормативы, реестры и сопутствующая документация могут отличаться от фирмы к фирме. Главным ответственным лицом считается начальник, однако он может передоверить этот момент другому лицу.

Это облегчит работу руководства, но не снимет с него всей глубины ответственности за возможные ошибки. То есть тот сотрудник, которому доверяется работать с архивной документацией, должен быть максимально ответственным и четко понимать свои функции, получая за это реальные деньги, а не устные благодарности, как это обычно бывает при повышении нагрузки без ее компенсации при помощи дополнительных средств к зарплате.

30 августа, 2016 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 7 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий. Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Сколько хранить договоры в организации

Глушенкова Юлия Автор PPT.RU 17 августа 2021 Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним.

Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019. Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства.

Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений.

В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения.

Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т.

д. Для этого создается копия документа. Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов ( и обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

  1. Налоговому кодексу;
  2. ФЗ «Об архивном деле»;
  3. ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный , применяемый с 18.02.2021. Поиск осуществляется по:

  1. конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
  2. обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств.

Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п.

1.3.1 приказа Росархива. Основные позиции приведены в таблице: Вид Установленный период (лет) Соглашения об определении долей в праве собственности До ликвидации организации По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д. До ликвидации Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов До ликвидации Аренды Недвижимого имущества — 10 Движимого имущества — 5 Залога 10 Проката 5 Поручения По недвижимому имуществу — 15 По движимому имуществу — 10 О передаче права на результат интеллектуальной деятельности 5 О закупках отдельными видами юрлиц 5 Учредительные Постоянно Трудовые До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

  1. текущее (во время исполнения);
  2. в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства.

В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве.

Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения.

По возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов.

Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету () и нарушение правил формирования архивов ().

Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе . Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Сроки хранения договоров в организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет.

Период хранения соглашений зависит от его вида и предмета и установлен приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

31 августа 2021 Автор: Гольцова Полина Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:

  1. Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
  2. законом о бухгалтерском учете;
  3. законом об архивном деле.

Выделяется два варианта хранения:

  1. архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
  2. текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;

Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов.

Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно. Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:

  1. текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
  2. для архивного создается отдельное подразделение.

Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.

Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено . Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:

  • Посмотреть искомый срок.
  • Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
  • Открыть пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.

В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году: Тип Пункт перечня Срок Купля-продажа 76, 87, 88, 108, 649 В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании Лизинг 96 5 лет ГПХ с физическими лицами 301 50/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты Займ, кредит 261 5 лет Лицензионный 136 5 лет Оказания услуг То сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня.

Трудовой 435 50/75 На ведение реестра ценных бумаг 120 10 лет Страхования недвижимости 537 5 лет Контракты, заключенные отдельными видами юридических лиц Пункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ 5 лет Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году. Тип договора Сколько хранить (лет) Займы и кредиты без залога имущества 5 Займы и кредиты с условием о залоге имущества 10 Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).

И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2021 году.

Тип документа Сколько хранить, лет Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.

За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по , предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей. Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со , за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Приложение к договору — это документ, в котором детализируют предмет соглашения между сторонами.

Большинство из них составляют с использованием типовых форм. 16 сентября 2021 Приказ о работе сотрудников в период коронавируса — это документ, который устанавливает порядок труда работников компании во время пандемии. Таким распоряжением сопровождается как перевод штата на удаленную работу, так и его возвращение в офис.

С документом знакомятся все работники компании под роспись. 30 июля 2021 Договор аренды оборудования — это документ, оговаривающий условия передачи определенного имущества во временное пользование. Он может составляться на длительный срок или всего на один день, может предполагать ежемесячную плату или быть безвозмездным, но его структура от этого не изменится.

31 августа 2021 Договор о замене стороны в договоре — это документ, которым все права и обязанности одного из участников соглашения в полном объеме передаются другому лицу, ранее в отношениях не участвовавшему. Его конечный результат — выбытие из отношений одного субъекта и включение в них другого. 2 сентября 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Служба правового консалтинга

Анонсы 5 октября 2021 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. 12 октября 2021 Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т.

п.)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?

Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст.

17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст. 283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п.

2 ст. 283 НК РФ). Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого- обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет. Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558 (далее – Перечень). При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно: 1) в статьях, содержащих конкретное название договора; 2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).

Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет.

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к

«крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам»

Перечнем не установлены.

Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком. Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п.

440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения.

Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п.

436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно».

Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.

1.4 Перечня). Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст.

120 НК РФ или ст. 126 НК РФ. Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст.

120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции. Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля.

Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб.

за каждый непредставленный документ.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021.

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб.

3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Сколько нужно хранить документы о закупках с 2021 года

Автор: Задорожнева Александра 21 февраля 2021 Срок хранения документации по 44-ФЗ — это от 3 до 5 лет, в зависимости от типа документа.

В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. С 18.02.2021 действуют новые правила.

С 18.02.2021 действуют новые сроки хранения документации! Утверждены . Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном виде. Срок хранения всех документов по закупкам устанавливается не в .

В законе о контрактной системе прописаны правила только для бумажных процедур. В частности:

  1. документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (, ).
  2. конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (, );

Минимальный срок хранения документов по закупкам по составляет три года.

По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Порядок сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:

  • .
  • .
  • .

В — указано, сколько хранится документация по закупкам — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров.

В таблице разделили длительность по типам документов. Вид регистра Период сохранности, лет Срок хранения контрактов по (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения) Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т.

п.) Постоянно План-график 3 Все журналы регистрации 3 Реестры контрактов Постоянно Отчеты по контрактам Постоянно Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта До ликвидации организации-заказчика Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и сроки хранения документов в архиве по . Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения. Период, в течение которого надлежит хранить регистры госзаказа, не меньше установленного в .

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры). Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+