Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Устав организации где хранится

Устав организации где хранится

Устав организации где хранится

Порядок хранения корпоративной документации в хозяйственном обществе

/ 29.04.2010 В предпринимательской деятельности организации образуются документы различной формы, характера и юридического значения. Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами.

К таким документам относятся: первичные бухгалтерские документы, корпоративная документация, кадровая документация, иные документы, образующиеся в деятельности организации.

Настоящая статья посвящена порядку хранения корпоративных документов обществами с ограниченной ответственностью (далее – «ООО») и акционерными обществами (далее – «АО»), ответственности за нарушения порядка хранения документов, а также выработке практических рекомендаций по организации хранения документов на предприятии. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ К ХРАНЕНИЮ ОБЩЕСТВАМИ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ Обязанность ООО по хранению документов установлена п.

1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «Закон об ООО»).

В соответствии со ст. 12 Закона об ООО в уставе общества с должны содержаться сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации его участникам и другим лицам. Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г.

(далее – «Перечень Росархива»).

Таблица 1. Перечень и сроки хранения документов ООО № п/п Документ Сроки хранения документов ООО 1 Договор или решение об учреждении общества постоянно 2 Устав, зарегистрированные изменения в устав постоянно 3 Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества постоянно 4 Свидетельства о государственной регистрации общества постоянно 5 Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества постоянно 6 Внутренние документы общества постоянно 7 Положения о филиалах и представительствах постоянно 8 Документы, связанные с эмиссией эмиссионных ценных бумаг общества постоянно 9 Протоколы органов управления и контроля общества постоянно 10 Списки аффилированных лиц общества постоянно 11 Списки участников общества (с 01.07.2009 г.) постоянно 12 Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля постоянно 13 Судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009) 5 лет 14 Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества В соответствии с Перечнем Росархива ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АО Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО).

Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс).

В части, не урегулированной названным приказом, надлежит руководствоваться упомянутым Перечнем Росархива. Таблица 2. Перечень и сроки хранения документов АО № п/п Документ Срок хранения документов АО 1 Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс постоянно 2 Устав общества, внесенные в него и зарегистрированные изменения и дополнения, свидетельство о государственной регистрации общества постоянно 3 Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе постоянно 4 Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами постоянно 5 Внутренние документы общества постоянно 6 Положение о филиале или представительстве общества постоянно 7 Годовые отчеты общества постоянно 8 Документы бухгалтерского учета общества не менее 5 лет 9 Отчеты независимых оценщиков не менее 5 лет 10 Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): а) сводной (консолидированной) годовой постоянно б) годовой постоянно в) квартальной не менее 5 лет г) месячной не менее 1 года 11 Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества постоянно 12 Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества постоянно 13 Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) постоянно 14 Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров постоянно 15 Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с Законом об АО постоянно 16 Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля постоянно 17 Заключения аудитора постоянно 18 Ежеквартальные отчеты эмитента: а) за I квартал финансового (отчетного) года постоянно б) за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года не менее 5 лет в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую раскрытию в соответствии с правовыми актами Российской Федерации не менее 1 года 19 Уведомления о заключении акционерных соглашений, списки лиц, заключивших такие соглашения (с 09.06.2009 г.) не установлено, по нашему мнению, постоянно 20 Списки лиц, заключивших акционерные соглашения постоянно 21 судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009 г.) 5 лет 22 Реестр акционеров постоянно 23 Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества постоянно 24 Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению постоянно 25 Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества.

Таблица 2. Перечень и сроки хранения документов АО № п/п Документ Срок хранения документов АО 1 Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс постоянно 2 Устав общества, внесенные в него и зарегистрированные изменения и дополнения, свидетельство о государственной регистрации общества постоянно 3 Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе постоянно 4 Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами постоянно 5 Внутренние документы общества постоянно 6 Положение о филиале или представительстве общества постоянно 7 Годовые отчеты общества постоянно 8 Документы бухгалтерского учета общества не менее 5 лет 9 Отчеты независимых оценщиков не менее 5 лет 10 Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): а) сводной (консолидированной) годовой постоянно б) годовой постоянно в) квартальной не менее 5 лет г) месячной не менее 1 года 11 Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества постоянно 12 Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества постоянно 13 Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) постоянно 14 Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров постоянно 15 Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с Законом об АО постоянно 16 Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля постоянно 17 Заключения аудитора постоянно 18 Ежеквартальные отчеты эмитента: а) за I квартал финансового (отчетного) года постоянно б) за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года не менее 5 лет в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую раскрытию в соответствии с правовыми актами Российской Федерации не менее 1 года 19 Уведомления о заключении акционерных соглашений, списки лиц, заключивших такие соглашения (с 09.06.2009 г.) не установлено, по нашему мнению, постоянно 20 Списки лиц, заключивших акционерные соглашения постоянно 21 судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009 г.) 5 лет 22 Реестр акционеров постоянно 23 Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества постоянно 24 Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению постоянно 25 Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества. В соответствии с перечнем Росархива ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им.

При самостоятельном хранении документов организации вправе создавать архив либо хранить документы без создания архива (ч. 2 ст. 13 Закона «Об архивном деле»). Общества хранят документы постоянного срока не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется обществом в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Вместе с тем определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года. В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива.

Кроме этого источником комплектования архива, как правило, становятся организации, заключившие с архивным учреждением договор.

Порядок хранения документов организациями с таким статусом особый.

Отбор, определение сроков хранения и уничтожение документов производится по согласованию с архивом.

Рассмотрим порядок отбора, определения сроков хранения и уничтожения документов обществ, не являющихся источниками комплектования архивов. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ООО Общество может хранить документы либо по месту нахождения своего единоличного исполнительного органа, либо в ином месте, которое должно быть известно и доступно участникам общества.

Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом «коммерческая тайна» – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение.

В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию.

Документы должны приниматься на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Ознакомление с документами участниками общества проводится в помещении исполнительного органа общества либо путем предоставления копий документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, отбору документов на хранение и уничтожение, экспертизы ценности документов, контроля за ее проведением в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. На документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, составляется описи (годовые разделы описей) в четырех экземплярах, которые, рассматриваются экспертной комиссией.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АО В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов.

Представляется, что это сделано с целью обеспечения прав акционеров.

Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем.

Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Хранению подлежат подлинники документов общества. Акционерные общества должны иметь свою номенк ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им.

При самостоятельном хранении документов организации вправе создавать архив либо хранить документы без создания архива (ч. 2 ст. 13 Закона «Об архивном деле»). Общества хранят документы постоянного срока не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется обществом в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Вместе с тем определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива.
В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива.

Кроме этого источником комплектования архива, как правило, становятся организации, заключившие с архивным учреждением договор. Порядок хранения документов организациями с таким статусом особый. Отбор, определение сроков хранения и уничтожение документов производится по согласованию с архивом.

Рассмотрим порядок отбора, определения сроков хранения и уничтожения документов обществ, не являющихся источниками комплектования архивов.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ООО Общество может хранить документы либо по месту нахождения своего единоличного исполнительного органа, либо в ином месте, которое должно быть известно и доступно участникам общества. Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом «коммерческая тайна» – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение. В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию.

Документы должны приниматься на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Ознакомление с документами участниками общества проводится в помещении исполнительного органа общества либо путем предоставления копий документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, отбору документов на хранение и уничтожение, экспертизы ценности документов, контроля за ее проведением в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации. На документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, составляется описи (годовые разделы описей) в четырех экземплярах, которые, рассматриваются экспертной комиссией. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АО В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов.

Представляется, что это сделано с целью обеспечения прав акционеров. Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем. Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Хранению подлежат подлинники документов общества. Акционерные общества должны иметь свою номенк латуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.

Выдача документов для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику общества, уполномоченному на получение документов общества.

Выдача документов сотруднику осуществляется под расписку с разрешения руководителя общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия.

Комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. На дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе подлежащие к уничтожению, составляются описи.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. Описи дел и акты рассматриваются экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем общества.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ?

Порядок действий ООО в случае утраты ими документов ни ФЗ об ООО, ни перечнем Росархива не установлен. В подобной ситуации, по нашему мнению, следует по аналогии руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Если утраченные документы использовались в бухгалтерском учете, то обществу следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105). Таким образом, при утрате или повреждении документов (далее – «утрате документов») действия ООО, АО следующие.

В первую очередь, обществу необходимо составить опись утраченных документов, затем выяснить причины утраты документов (например, затопление, кража, пожар, утеря). Если за отсутствие документов предусмотрена юридическая ответственность (например, применительно к документам бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности), и вина общества в утрате документов отсутствует, то во избежание неблагоприятных последствий рекомендуется получить оправдательные документы. Ими могут быть справки органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов, противопожарной службы о пожаре, жилищной организации или собственника помещения о затоплении, объяснительные сотрудников.

Далее, по результатам выяснения всех обстоятельств по факту утраты составляется акт с указанием причины утраты или повреждения. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества. Вместо утраченного подлинника в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа и составленный акт.

Утраченные документы обществу рекомендуется по возможности восстановить, особенно, если их отсутствие затрагивает права заинтересованных лиц (например, участников, акционеров). ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Ответственность ООО Соблюдение порядка хранения документов ООО вправе проверить и должностные лица Федеральной архивной службы России (п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности ООО по хранению документов предусмотрена ч.

2 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. Дела о привлечении к административной ответственности по п.

2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи арбитражных судов (п.1 ст.

23.1 КоАП РФ). Ответственность АО Соблюдение порядка хранения документов АО вправе проверить и в случае выявления нарушения наложить административное наказание должностные лица Федеральной службы по финансовым рынкам (п. 1 ст. 23.47 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч.
1 ст. 23.47 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч.

1 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

В связи с усилением ответственности за нарушения в области хранения документов особое значение приобретает организация документооборота на предприятии независимо от объемов деятельности.

Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, отлатуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.

Выдача документов для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику общества, уполномоченному на получение документов общества. Выдача документов сотруднику осуществляется под расписку с разрешения руководителя общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

На дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе подлежащие к уничтожению, составляются описи.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. Описи дел и акты рассматриваются экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем общества. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле. ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ?

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ? Порядок действий ООО в случае утраты ими документов ни ФЗ об ООО, ни перечнем Росархива не установлен. В подобной ситуации, по нашему мнению, следует по аналогии руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Если утраченные документы использовались в бухгалтерском учете, то обществу следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105). Таким образом, при утрате или повреждении документов (далее – «утрате документов») действия ООО, АО следующие.

В первую очередь, обществу необходимо составить опись утраченных документов, затем выяснить причины утраты документов (например, затопление, кража, пожар, утеря).

Если за отсутствие документов предусмотрена юридическая ответственность (например, применительно к документам бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности), и вина общества в утрате документов отсутствует, то во избежание неблагоприятных последствий рекомендуется получить оправдательные документы.

Ими могут быть справки органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов, противопожарной службы о пожаре, жилищной организации или собственника помещения о затоплении, объяснительные сотрудников.

Далее, по результатам выяснения всех обстоятельств по факту утраты составляется акт с указанием причины утраты или повреждения. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.

Вместо утраченного подлинника в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа и составленный акт. Утраченные документы обществу рекомендуется по возможности восстановить, особенно, если их отсутствие затрагивает права заинтересованных лиц (например, участников, акционеров). ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Ответственность ООО Соблюдение порядка хранения документов ООО вправе проверить и должностные лица Федеральной архивной службы России (п.

59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности ООО по хранению документов предусмотрена ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

Дела о привлечении к административной ответственности по п.

2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи арбитражных судов (п.1 ст.

23.1 КоАП РФ). Ответственность АО Соблюдение порядка хранения документов АО вправе проверить и в случае выявления нарушения наложить административное наказание должностные лица Федеральной службы по финансовым рынкам (п.

1 ст. 23.47 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. В связи с усилением ответственности за нарушения в области хранения документов особое значение приобретает организация документооборота на предприятии независимо от объемов деятельности.

Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, от дел кадров), в должностных инструкциях закрепить соответствующие права и обязанности. Наличие ответственного должностного лица дает возможность юридическому лицу понести наказание в размере, предусмотренном для должностного лица, что в десятки раз меньше по сравнению с размером ответственности, установленным для юридических лиц.

Также это наделяет общество, как работодателя, применять меры дисциплинарной ответственности к сотрудникам, допустившим соответствующие правонарушения. Лиана Нигматуллина, ведущий специалист департамента юридического консалтинга «Аудэкс»

Устав

на 26.09 76,8195 35,8 коп.

89,6637 31,8 коп. 02.06.2016 предприятия — это утвержденный в установленном порядке юридический документ, включающий свод положений и правил, касающихся правового статуса, организационной формы, структуры и устройства организации, видов деятельности, порядка отношений с юридическими и физическими лицами и государственными органами, а также определяющих права и обязанности как участников организации, так и самого юридического лица.

В уставе обязательно отражаются основания учреждения организации, ее цели и задачи, описывается организационная структура как самой организации (наличие или отсутствие обособленных подразделений), так и органов ее управления, оговариваются форма собственности, порядок осуществления производственно-хозяйственной деятельности, а также правила реорганизации и ликвидации. — это учредительный документ, на основании которого действует . утверждается его учредителями (участниками).

При этом для юридических лиц, созданных одним учредителем, является единственным учредительным документом. — это учредительный документ, являющийся обязательным для юридических лиц. выступает учредительным документом в следующих организационно-правовых формах юридического лица:

  1. Акционерное общество (АО);
  2. Общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Документ составляется ещё до регистрации фирмы.

Именно на основании этого документа вносятся данные об учредителях, а также о самой компании в единый государственный реестр. В уставе акционерного общества должны быть отражены:

  1. полное и сокращенное фирменные наименования общества;
  2. тип общества;
  3. структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений; порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
  4. количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
  5. сведения о филиалах и представительствах общества.
  6. местонахождение общества;
  7. размер уставного капитала общества;
  8. права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа);

общества с ограниченной ответственностью должен содержать:

  1. полное и сокращенное фирменное наименование общества;
  2. сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
  3. сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
  4. сведения о местонахождении общества;
  5. сведения о размере уставного капитала общества;
  6. права и обязанности участников общества;
  7. сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
  8. сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
  9. сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Рекомендуем прочесть:  Мобильные операторы в праге

ы акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью могут содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

нужно оформлять с учётом следующих правил:

  1. на титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации.
  2. устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4;
  3. на обороте последней страницы нужно прикрепить пломбирующий лист с указанием следующих сведений: число страниц, подпись заявителя с расшифровкой, печать.
  4. страницы, начиная с той, что идёт после титульного листа, нумеруются;
  5. на подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава;
  6. текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.
  7. документ должен быть прошит;
  8. отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа;

См. также: Остались еще вопросы по бухучету и налогам?

Задайте их на . : подробности для бухгалтера

  1. . случае придется внести изменения в устав, поэтому заполнять необходимо форму Р13001 . единственного участника о смене адреса; устав с внесенными изменениями или приложение . адреса и внесении изменений в устав; устав с внесенными изменениями или приложение . внесении изменений в устав сведений о месте нахождения; устав с изменениями или .
  2. . . При этом очень важно проверить устав компании. В нём не должно . компании должен внести изменения в устав компании, указав в ней нового . на вступление в компанию. Изменённый устав, в который добавляется новый член . изменений в ЕГРЮЛ; Новый заверенный устав ООО. Для изготовления этих бумаг .
  3. . июля 1804 г. был принят о Цензуре. Согласно данного а . . Надо отметить, что данный цензурный считается специалистами по российской цензуре . . № 1. С. 121-131. 36. о Цензуре 1804 г.// Русская . обращения 20.06.2012). 10 о Цензуре 1804 г.// Русская . (дата обращения 20.06.2012); о Цензуре 1804 года можно .
  4. . голос. Для того, чтобы поменять устав, реорганизовать, ликвидировать производственный кооператив или . исключить из него бенефициара, поменять устав, создать неделимый фонд и т . , что, несмотря на включение в устав кооператива положения о неделимом фонде .
  5. . председателя и секретаря собрания; новый устав ООО либо изменения, которые были . внесены в действующий устав (изменения подаются как приложение к . день налоговики выдают следующие документы: устав (новый или редакция старого); протокол .
  6. . поправки в учредительные документы ЖСК. не меняется Если вносить изменения . в устав ЖСК не надо (когда в . листе Н заявления не приводятся. меняется Если изменения в учредительные . документы (устав) вносятся (когда виды деятельности «жестко .
  7. . рублей. Директор — один из мажоритариев. стандартный (скопированные положения закона об . для мажоритарных участников (напоминаем, что устав стандартный, а следовательно, есть возможность . ООО «Хранитель активов». Шаг 3 компании «Хранитель активов» такой же . этого не было сделано и новой компании уже принят в .
  8. . правильности оформления, а если устав не соответствовал, предъявляемым к нему . необходимо было только предоставить устав в пакете документов для регистрации . возможность вообще не разрабатывать самостоятельно устав, а воспользоваться наиболее подходящей . под понятием «типовой устав» понимается не любой стандартный устав, который, например, . устава, размещает такой типовой устав на официальном сайте регистрирующего органа . переходе на типовой устав уже действующего, устав на регистрацию предоставлять .
  9. . ЕГРЮЛ. Учредительным документом ТСЖ является устав, который принимается на общем собрании . . 2 ст. 135 ЖК РФ). ТСЖ должен содержать следующие сведения . на общее имущество в доме; устав ТСЖ (в двух экземплярах в .
  10. . , является, как это ни банально, компании. О необходимости его внимательной . общем собрании за включение в устав положений, регулирующих деятельность органов общества . можно только посредством включения в положений, указывающих на регулирование порядка . более ничего: а каким будет устав акционерного общества с учетом разных .
  11. . , правильным и необходимым будет затребовать устав и – в случае, если подписант . директора ведает определенным направлением бизнеса. в большей степени интересен разделами . , однако однажды нам довелось увидеть устав, в котором директор имел право .
  12. . неважно) не желает отпускать партнёра. компании допускает выход участника, поэтому . удостоверения заявления о выходе понадобится устав компании, который хранится у «А . взгляды на выход «Б», предоставлять устав по доброй воле он не . счастью, из ситуации есть выход. — это публичный документ, и его . лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества . , а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном .
  13. . вида экономической деятельности приходится менять устав. Тогда нужно заполнить форму Р13001 . — всего 800 рублей. Если же устав не меняется, применяют форму Р14001 . ; Описание изменений, которые вносятся в устав в связи с данной процедурой . вами форме, заверенное нотариусом; Новый устав (только в том случае, если . случае, если вносились изменения в устав). Обратите внимание на то, что . новый лист записи ЕГРЮЛ и устав с подтверждением ИФНС, если он .
  14. . . просто вносили необходимый пункт в устав, а те, которые были созданы . . Кто-то внес изменения в устав, кто-то решением собрания участников . способами: Внести соответствующие изменения в устав, где закрепить иной способ подтверждения . , которым утверждаются эти изменения в устав нотариально. Это лишние расходы на .
  15. . сумму свыше 100 миллионов рублей. общества содержит ряд важных условий . изменениям принято решение включить в устав максимально упрощённый порядок созыва общих . стал вопрос продажи акций. Напомним, устав в данном случае содержал запрет . . Компромиссным решением стало включение в устав АО положений о преимущественном праве .

→ 1999-2021 все самое лучше: инфо: подписка: Наши проекты: Отключить мобильную версию

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

(в ред. Федерального от 29.07.2017 N 233-ФЗ)(см.

текст в предыдущей редакции)Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 50- Участник (акционер) хочет получить информацию (документы) от общества- Общество хочет взыскать расходы на изготовление и (или) пересылку документов с участника (акционера)- Общество хочет получить документы от бывшего директора 1.

Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.2. Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к следующим документам:1) договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;2) протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;3) документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;4) внутренние документы общества;5) положения о филиалах и представительствах общества;6) решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;7) протоколы общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии общества;8) списки общества;9) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;10) судебные решения по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам, в том числе определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;11) протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества;12) договоры (односторонние сделки), являющиеся крупными сделками и (или) сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;13) иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.3.

В течение пяти рабочих дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные в настоящей статьи документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества, если иное место не определено уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества и опубликованным на его сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Общество по участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов.

Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление и, если в требовании указано на необходимость их отправки по адресу, указанному участником, соответствующие расходы на пересылку.Уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества, может быть установлена необходимость предварительной оплаты участником общества указанных в настоящего пункта расходов, в этом случае срок исполнения обязанности по предоставлению документов, указанный в настоящем пункте, начинает исчисляться с момента представления участником общества документов об оплате. При наличии в уставе общества либо во внутреннем документе, утвержденном общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества, положений, указанных в настоящем абзаце, общество обязано в течение трех рабочих дней с момента обращения участника с требованием о предоставлении копий документов сообщить ему стоимость их изготовления и в соответствующих случаях размер расходов на пересылку.4. Общество вправе отказать в предоставлении документов при наличии хотя бы одного из следующих условий:1) электронная версия запрашиваемого документа на момент предъявления участником общества требования размещена на сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в свободном доступе либо раскрыта в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о ценных бумагах для раскрытия информации;2) документ запрашивается повторно в течение трех лет при условии, что первое требование о его предоставлении было надлежащим образом исполнено обществом;3) документ относится к прошлым периодам деятельности общества (более трех лет до момента обращения участника общества с требованием), за исключением документов, перечисленных в — настоящей статьи.5.

Срок исполнения обязанности по предоставлению документов, содержащих конфиденциальную информацию, исчисляется не ранее чем с момента подписания между обществом и обратившимся с требованием о предоставлении доступа к документам участником договора о нераспространении информации (соглашения о конфиденциальности) по форме, принятой в обществе. Открыть полный текст документа Ст.

50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

Хранение учредительных документов

  1. /

Для хранения учредительных документов организации не предусмотрен особый порядок или требования. Однако и без предписаний очевидно, что в интересах компании хранить такие бумаги надлежащим образом. Строгие требования существуют только для акционерных обществ, для других организационно-правовых форм этот вопрос остается на усмотрение руководителя.

К этой категории относятся:

  1. свидетельство о постановке на учет в налоговую службу (ИНН);
  2. свидетельство о регистрации (ОГРН);
  3. учредительный договор;
  4. присвоенные коды статистики;
  5. приказы о назначении руководителей и материально ответственных лиц (директора компании, главного бухгалтера);
  6. имущественные акты.
  7. устав организации;

В большинстве организаций распространено размещение учредительных документов в бухгалтерии вместе с другими бумагами, подлежащими долгосрочному хранению.

Однако есть некоторые моменты, которые нужно учесть при таком подходе.

В частности:

  1. необходимо вести регистрацию выдачи подобных бумаг на руки и контроль за их возвратом.
  2. важно, чтобы в компании был ответственный за архив сотрудник;

Поскольку учредительные документы периодически требуются для различных операций, предъявления в проверяющие органы или внесения изменений, они не лежат постоянно в одном месте, поэтому велик риск утери или порчи. Организация качественного хранения и контроля за состоянием бумаг позволяет избежать подобных проблем. Любые бумаги организации можно восстановить в соответствующих органах: например, документы о регистрации — в налоговой, листы статистики — в Госкомстате.

Заявление подается в свободной письменной форме руководителем либо другим сотрудником по оформленной на него доверенности. Стоимость подобной операции составляет от 200 до 800 рублей, сроки — 5 рабочих дней. Современные системные продукты для организаций позволяют не только удобно хранить ценные бумаги, но и контролировать их движение.

Лучше всего воспользоваться услугами архивных компаний, специалисты которых организуют учет и хранение всех документов организации, включая учредительные. Таким образом, упрощается дальнейшее использование этих бумаг, что экономит время и позволяет оптимизировать работу коллектива. Получить консультацию Нажимая кнопку «Получить консультацию», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта.

Ваше сообщение отправлено Информация Услуги Персональные сервисы Архивная компания ОРБ Надежный партнер в сфере хранения документации вне пределов офиса г. Москва, ул. 2-я Лыковская, д.63, стр.

9 © 2004 – 2021 ORB Record Management.

Все права защищены. ИМГ BrandPR.ru Все поля обязательны для заполнения Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта.

Отправить Ваше сообщение отправлено Все поля обязательны для заполнения Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с сайта. Отправить Ваша заявка отправлена

Сколько нужно хранить учредительные документы: новые сроки с 2021 года

Автор: Актуально на 18 февраля 2021 Время для прочтения: 6 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание С 18 февраля 2021 года действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В частности, он регламентирует сроки хранения учредительных документов, а также связанных с созданием и ликвидацией организации. Приводим их все в таблице с пояснениями.

Также смотрите: Новые сроки хранения учредительных документов (устава, учредительного договора и т.

п.), а также связанных с созданием и ликвидацией юрлица с 18.02.2021 устанавливает упомянутого приказа Росархива.

Также отметим, что документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение с 2021 года нужно хранить до ликвидации организации.

Ранее действовавший перечень () определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Ее нужно было сохранять 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала данный срок. Далее в таблице представлены все нормативно установленные сроки, связанные с созданием и ликвидацией организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+