Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - За приказы по основной деятельности отвечает канцелярия

За приказы по основной деятельности отвечает канцелярия

За приказы по основной деятельности отвечает канцелярия

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

→ → → Тест. Менеджер по управлению персоналом и кадрам + 1С 8.3. Профессиональная переподготовка Подпишитесь на наш канал на YouTube!

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело» — Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов») — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.

Требования к оформлению документов») — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании.

И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством. Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось.

Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате).

Это прямое нарушение Закона о персональных данных.

Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров).

Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись».

Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.

Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы. Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам): — о приеме на работу, — о переводе на другую работу (перемещении) — об увольнении 2. Приказы о командировках. 3. Приказы о предоставлении отпуска 4. Приказы по основной деятельности компании — о дисциплинарных взысканиях, — о совмещении, — о поощрении, — об установлении надбавки к окладу, — об изменении персональных данных работника, — о присвоении разрядов, классности, — об изменении условий труда, — обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет.

Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.

Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.

Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива. 1. Приказ об утверждении используемых форм документов.

Образец этого приказа можно посмотреть ниже. Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь.

Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании. На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки.

Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны. Тогда алгоритм действий будет таким: 1.

Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты: — Правила внутреннего трудового распорядка — Положение о защите персональных данных — Положение о заработной плате и премировании. Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т.

е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании. 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами. 3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением. Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор.

На мой взгляд удобнее работать с Актами, т.

к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить. 3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания. Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.
Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет.

Утверждаем по мере необходимости.

Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года. Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков.

Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет. 5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки.

При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе. 6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников. Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц. Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»?

Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».

Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах. 7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки.

Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули.

Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа.

Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Отсюда вытекает необходимость приказа. Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы.

Форма регистрационного журнала может быть произвольной.

Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска).

Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть? В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».

А как быть, если издали два приказа за одним номером?

Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.

Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?

— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения; — Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом.

Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно; — Приказы о начислении премий сотрудникам; — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.

Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится! Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью.

Факсимильная подпись на приказы не ставят! Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом?

Точный ответ на этот вопрос не существует. Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла.

Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее.

Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника. Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем! Не можете выбрать курс? Звоните прямо сейчас! ЮлияСветлана О компании Демо-урок Внимание! С целью защиты информации от несанкционированного копирования демо-версия урока загружается с минимальной скоростью.
С целью защиты информации от несанкционированного копирования демо-версия урока загружается с минимальной скоростью.

Рубрики

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения.

Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение. В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу.

Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред.

от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений): — приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); — приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК); — приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет). Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения. Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет.
Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано.

Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом:

  1. направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
  2. направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
  3. предоставление отпусков по уходу за ребенком;
  4. присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
  5. премирование;
  6. увольнение (прекращение трудового договора);
  7. прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).
  8. перевод на другую работу;
  9. поощрение работников;
  10. прием на работу (заключение трудового договора);
  11. повышение классности (разряда) работника;
  12. установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
  13. изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);
  14. предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
  15. расследование несчастных случаев с работниками;

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с.

Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о.

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений). В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам.

Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет.

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне.

Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2.

Эксплуатация зданий, помещений; 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4. Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет.

При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным.

Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  1. информационное и документационное обеспечение и др.
  2. утверждение структуры организации и ее изменение;
  3. утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  4. финансирование деятельности;
  5. планирование деятельности;
  6. установление режима работы и внесение изменений в него;
  7. контроль за деятельностью (отчетность);
  8. создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
  9. материально-техническое обеспечение;
  10. сокращение штатной численности;
  11. утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  12. проведение аттестации персонала;

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно».

Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.

Обратите внимание В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом: государственные, муниципальные организации – 10 лет; негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Помещено в тему:

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно.

Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства.

С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке.

Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства. Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы.

Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец . Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа.

Причем положено это делать сверху и по центру. Заголовок к тексту Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа.

Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д. Изложение основания приказа Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула).

Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа». В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов).

Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово ПРИКАЗЫВАЮ: печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим. Распорядительная часть В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий.

Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения. Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно). В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди.

При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера.

В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения. В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е.

его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить.

Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания. Можно сделать все менее формально.

В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например,

«Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)»

.

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу: Приложение № 4 к приказу ООО «Буйвол» от 16.01.2014 № 12 Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов. Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов.

Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 220 комментариев © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.35MB/0.00028 sec

Согласование и регистрация приказов

Помещено в тему:

Правила по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.

Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  1. кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  2. кто готовит приказ,
  3. службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  4. юридической службы,
  5. главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  6. прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на .

Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать). Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе.

Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать.

В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя.

Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново. Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями».

Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново).

Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека. Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать. Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации.

Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения.

Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом. Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения. Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения.

В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида.

Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже.

Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами.

Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот .doc Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а).

Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра. Конец краткого ликбеза на данную тему.

Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 284 комментария

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности.

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы). К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

  1. Подготовка проекта приказа
  2. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
  3. Подписание приказа руководителем
  4. Согласование проекта со специалистами

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

  1. Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  2. Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  3. Дата (датой приказа является дата его подписания)
  4. Текст
  5. Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость.

Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  1. «в какие сроки»
  2. «что сделать» (указывают конкретную работу)
  3. «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.

Каждый пункт начинается с красной строки.

В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  1. Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
  2. Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
  3. Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.

При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службыВ целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работыПРИКАЗЫВАЮ:1.

Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  1. Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  2. Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
  3. Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2.

Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный бухгалтерПомощник генерального директорапо коммерческим вопросамГлавный юрисконсульт Антонова 265 76 88 Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее).

Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  1. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
  2. Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управленияНа основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л.

обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н.

провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Руководитель службы ДОУ В.Н.КораблеваСмирнова 233 45 80Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу.

Отличия заключаются в следующем.

  1. Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
  2. Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________№______________ О проведении ремонтных работВ связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40ОБЯЗЫВАЮ:1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.Срок исполнения – 01.06.2001 2.

Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный инженер Б.К.Савельев00.00.0000Терентьева 233 67 88 : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Оформление приказа

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа 4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+