Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журнал регистрации писем

Журнал регистрации писем

Журнал регистрации писем

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

> >

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  2. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  3. помогает контролировать работу подчиненных;
  4. повышает продуктивность работы.

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов.

В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.

Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

  • Формы и бланки, кроме строгой .
  • Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  • Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
  • Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  • Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Прессу и периодику.

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя.

Эту функцию может исполнять референт или .Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер.

На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения.

заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения.

Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх.

№ 42-15/01 от 25.07.2015.В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр.Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А.

Подготовить проект договора».В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи.

Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата.

Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета. Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый .
  • Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
  • Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
  • Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на , , и вы сможете узнать в наших статьях.

Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал , , , , и .В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх.

№132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом.

В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

№, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы. Обсуждения Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Звоните!

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Звоните! © Copyright 2020

Журналы регистрации

Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа.

Он подразделяется на множество видов.

Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  1. Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  2. Упорядочивание справочных данных о документации.
  3. Упорядочивание всей документации.
  4. Быстрый и простой поиск нужной бумаги.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов.

Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании.

Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер?

Все зависит от конкретного документа, его формы.
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  1. По учету входящей корреспонденции.
  2. По учету исходящей корреспонденции.
  3. По учету соглашений.
  4. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ.

Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации?

Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании.

Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот.

Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  2. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.
  3. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  1. 4900
  2. 437
  3. 7465
  4. 9357
  5. 8680
  6. 413
  7. 10359
  8. 18319
  9. 8529
  10. 4962
  11. 13601
  12. 15831

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций.

Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных.

Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно?

Рассмотрим эти вопросы в статье.
Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  1. Получаемые (входящая корреспонденция).
  2. Отсылаемые (исходящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  1. Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.
  2. Предприятия-партнеры.
  3. Вышестоящие инстанции.
  4. Нижестоящие организации.

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).

Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия. Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении.

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении.

Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия.

Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями.

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц. Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах.

Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно. Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения.

В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам.

Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей. Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету.

Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид.

Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать.

На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица.

Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой.

Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере.

Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  1. Сканер.
  2. Компьютерную электронную почту.
  3. Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.
  4. Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  5. Принтер.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере.

Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться. Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  1. Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.
  2. Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  3. Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации.

Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции.

Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье. Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  1. Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  2. Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  3. Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  4. Дата отправления.
  5. Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.
  6. Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  7. Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  8. Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  9. Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  10. Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции.

Образец представлен выше. Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  • Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  • Вышестоящие инстанции.
  • Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.
  • Нижестоящие организации.
  • Фирмы-партнеры.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее. Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.Разница состоит в «шапке» на бланках.

В ней должны быть такие графы:

  1. Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  2. Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).
  3. Дата получения.
  4. Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  5. Организация, направившая документ.
  6. Количество экземпляров.
  7. Название документа.

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже. Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя. Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником.

В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь.

Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие.

Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.

Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции.

На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель.

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя.

Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации. Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество.

На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  1. Помогает быстро найти необходимый документ.
  2. Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  3. Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  4. Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  5. Упорядочивает документооборот.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно. 8 июля, 2018 Статья закончилась. Вопросы остались? Комментарии 0 Следят за новыми комментариями — 6 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий.

Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

› › › Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей.

Потому так важно вести учёт документации.

При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.СодержаниеРегистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа.

Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой.

Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу.

Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации.

Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить

  1. В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
  2. Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.
  3. Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
  4. Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
  5. На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
  6. На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте.

Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.Способов отправки корреспонденции 8:

  • Почтой.
  • Факсом.
  • Телефонограммой.
  • Электронной почтой.
  • Курьером.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации.

После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ.

Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются.

Что сопровождается отдельным актом.Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

  • Бухгалтерские.
  • Материалы и проспекты рекламного содержания.
  • Открытки, поздравительные письма.
  • Пригласительные билеты на мероприятия.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.Для оформления допускается применение фирменных бланков.

В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет.

Он состоит из нескольких этапов:

  • Проект письма готовят исполнители.
  • Отправка письма.
  • Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  • Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  • Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
  • Согласуются бумаги только в случае необходимости

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

  1. Приглашения на мероприятия.
  2. Материалы с рекламным содержанием.
  3. Поздравления.
  4. Прайс-листы.
  5. Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы.

Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.

Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер.

Другие варианты оформления незаконны.

Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать И высокая квалификация не спасает от ошибок.

Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию. Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены.

Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете

  • Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
  • Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
  • Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.
  • В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
  • Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
  • На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
  • Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
  • Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

  • Исходящие номера пишутся в специальных строках.

    Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

  • В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме.

    Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.

  • Набор требований предъявляется к исходящим номерам.

    Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.

  • Исходящие письма принимаются от составителей.

    Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи.

    Отдельное внимание уделяется приложениям.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день.

Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий.

Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей вы можете узнать, как это сделать!Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года.

1 января каждого года обнуляется нумерация документов.

Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний.

Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации.

Это помогает наладить и документооборот между подразделениями.

Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео: Понравилась статья?Лайк автору1

Загрузка. Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения

> >

Любая, даже самая небольшая организация или индивидуальный предприниматель в процессе работы сталкивается с необходимостью отправки документов «во внешний мир».

Отправляются письма-запросы и коммерческие предложения, приходят запросы и письма из различных инстанций, на которые приходится отвечать. И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими.

Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине.

Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.Журнал регистрации исходящей корреспонденции позволяет отследить и легко найти всю отправленную корреспонденцию, убедиться, что требующиеся ответы отправлены своевременно, а при необходимости и подтвердить факт создания и отправки письма.

При получении ответа легко и быстро можно найти исходящее письмо и восстановить в памяти предмет обсуждения.Журнал поможет также убедиться в корректности адресата и назвать точную дату отправки корреспонденции.Вопрос заполнения журнала исходящих документов решается в зависимости от масштаба и организационной структуры организации.

Естественно, что в крупных организациях, имеющих службу ДОУ, обязанность ведения журнала учета исходящих документов лежит на ее сотрудниках, а чаще всего закрепляется за определенной штатной единицей.Может ли ?

Узнайте ответ.Хотите начать бизнес на вендинговых автоматах? .Как рассчитывают алименты с ИП на вмененке?

В небольших организациях, не имеющих часто не только специализированной службы документооборота, но и секретаря, а также при работе индивидуального предпринимателя ведение журнала регистрации обычно ложится на самого руководителя (предпринимателя) или кого-то из сотрудников. При этом, если учет и регистрация документов возлагается на сотрудника, данную обязанность лучше закрепить приказом руководителя (предпринимателя).Как зарегистрировать исходящий документ в специальной программе, минуя журнал, говорится в видео.Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов. По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.Сразу надо сказать, что образец журнала регистрации исходящих документов искать не стоит, поскольку единых требований к заполнению не существует.

Все правила ведения журнала регистрации диктуются логикой и удобством учета документов, а также некоторыми специфическими особенностями организации.В первую очередь стоит сказать о тех исходящих документах, которые в регистрации не нуждаются. Такой список следует принять в любой организации, чтобы облегчить работу секретаря (или другого сотрудника, ответственного за регистрацию документов).

Обычно не регистрируют следующие категории документов:

  1. пригласительные билеты на мероприятия;
  2. бухгалтерские документы.
  3. рекламные проспекты и материалы, отправляемые в различные организации;
  4. поздравительные письма и открытки;

Порядок работы с исходящими документами, которые необходимо зарегистрировать следующий. Сначала составляется проект документа.

Если в организации несколько подразделений, то проекту может быть присвоен номер, включающий код подразделения, являющегося его создателем или инициатором. После согласования документа с руководителем и внесения необходимых правок документ оформляется согласно правилам организации на фирменном бланке и подписывается руководителем.

Только после этого документу присваивается оригинальный регистрационный номер и документ заносится в журнал регистрации исходящих документов.Следует упомянуть о том, что иногда в организациях заносят в журнал регистрации еще не подписанные руководителем документы на стадии проекта. Однако такая практика не является оптимальной, потому что документ в итоге может быть не подписан совсем – и тогда в журнале останется запись о несуществующем документе.

Или документ может быть подписан через несколько дней (а то и недель) и внесен в журнал регистрации повторно, тогда в журнале образуется дубль записи. И то, и другое является неприятным, поскольку затрудняет впоследствии работу с документами.Сам журнал регистрации обычно имеет следующие графы (столбцы):

  1. дата;
  2. получатель (адресат);
  3. примечание.
  4. номер исходящего документа;
  5. краткое содержание;
  6. исполнитель;

Из этих граф обязательными будут номер, дата и получатель.

Краткое содержание иметь удобно, чтобы не было необходимости каждый раз поднимать подшивку документов в поисках одного письма.

Исполнителя указывают крупные организации, если же работает один предприниматель, то, естественно, данная графа будет лишней. В примечании часто пишут по факту отправки письма тот способ, каким оно было отправлено (почтой, курьером и т.д.).Не существует и единых правил нумерации документов. Каждая организация разрабатывает наиболее удобную форму, главное, чтобы нумерация была сплошной, без пропусков и дублей.

Наиболее удобно вести учет просто порядковыми номерами. Иногда нумерацию начинают каждый год заново, при этом добавляя через дробь последние две цифры года (14/1, 14/2 и т.д.).В графе «Получатель» пишут название организации и конкретное лицо, которому направлен документ.

Если же это массовая рассылка, которая содержит несколько адресов, то делается запись «Согласно списку рассылки», а сам список рассылки прилагается к копии письма.

Даже самый квалифицированный секретарь может допустить ошибку, например, пропустить несколько номеров при регистрации исходящих документов.

В таком случае не следует исправлять номера уже зарегистрированных документов. Просто для внесения ясности в журнале, в том месте, где пропущены номера, делается соответствующая запись, которая скрепляется подписью ответственного сотрудника и печатью.Если какой-то документ зарегистрирован по ошибке, например, секретарь поторопилась записать письмо, которое так и не было подписано руководителем.

То в графе «Примечание» делают пометку об аннулировании записи, которую также заверяют подписью ответственного лица и печатью.?

Посмотрите сравнение этих двух понятий.Ищете образец заполнения личной карточки работника? .Как произвести получение кодов статистики для ИП?

При возникновении двойной записи об одном и том же документе также в графе «Примечание» делают запись о повторной регистрации со ссылкой на регистрационный номер первой записи, чтобы облегчить поиск нужного документа.Аккуратное ведение журнала регистрации исходящих документов – не просто прихоть руководителя. Это требование современного делопроизводства, которое призвано, в первую очередь, упорядочить работу с документами, и, в конечном итоге, облегчить поиск необходимой информации в условиях огромного информационного потока и массового документооборота, присущего современному бизнесу.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+