Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Журнал регистрации приказов по личному составу в школе образец скачать

Журнал регистрации приказов по личному составу в школе образец скачать

Журнал регистрации приказов по личному составу в школе образец скачать

Журнал регистрации приказов

Последние изменения: Январь 2021Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов. Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  2. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  3. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  4. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  5. оплата труда, доплаты и премирование;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  2. дисциплинарные взыскания.
  3. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. утверждения обновления штатного расписания;
  2. назначения работников на руководящие посты;
  3. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  4. сокращение численности.

по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации.

Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. на последнем листе;
  2. на титульной странице;
  3. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов.

Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение. Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены.

В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение. Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.
Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Скачайте

(24,5 KiB, 2 731 hits) (33,5 KiB, 1 652 hits) (36,5 KiB, 2 747 hits) (37,0 KiB, 3 142 hits)

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  • Название распорядительного документа.
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • Номер, присваиваемый в момент издания.

    Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.

  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • отпуска;
  • назначение совмещения.
  • перевод на другую должность;
  • приём или увольнение;
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период. © 2021 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

Журнал регистрации приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя.

Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по , , и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации.

Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.Скачать образец:

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма.

Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает.

Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном.

Если работодатель закрепит в локальных актах, например, , необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить.

Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  1. ответственный за исполнение
  2. наименование заголовка (краткое содержание)
  3. информация об исполнении
  4. сведения об ознакомлении
  5. номер
  6. порядковый номер записи
  7. дата издания приказа
  8. Ф.И.О. (должность) подписанта
  9. срок исполнения

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате.

В нем ответственный сотрудник отражает сведения , , , на обучение и т.п.Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично.
И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично.

Тогда в случае работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать соблюдения трудовых и иных прав.

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных.

При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих и . Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу. Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников.

Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ. Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

  • вынесение ;
  • ;
  • аттестация или повышение квалификации и т. д.
  • оформление командировки (краткосрочной);
  • предоставление ;
  • их перевод на другую должность;
  • премирование за высокие показатели работы;
  • праздничные дни.
  • Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет. Они фиксируют такие события:
    • предоставление ;
    • вынесение ;
    • оформление командировки (краткосрочной);
    • праздничные дни.
  • ;
  • направление в длительную ;
  • получение отпуска по уходу за ребенком;
  • Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет.

    Они составляются в таких случаях:

    • ;
    • их перевод на другую должность;
    • ;
    • получение отпуска по уходу за ребенком;
    • направление в длительную ;
    • премирование за высокие показатели работы;
    • аттестация или повышение квалификации и т. д.

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы. Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько. Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т.

п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия.

Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные. Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа. Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т.

При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т.

п.). Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

  1. примечания.
  2. вид приказа,
  3. подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
  4. дата издания документа;
  5. основание для его издания;
  6. порядковый номер записи;
  7. его номер;
  8. краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
  9. должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
  10. ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
  11. его подпись;

Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения. Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию.

По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен. Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований: Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы.

В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости). На нем должны быть указаны такие данные:

  1. индекс журнала;
  2. данные об ответственном за ведение документа лице.
  3. название документа (такое же, как на обложке);
  4. дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
  5. дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
  6. название компании;

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице.

Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа. Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется.

Также на последней странице должны иметься такие данные:

  1. печать компании.
  2. общее количество листов;
  3. подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Все эти требования направлены на защиту данных от возможных исправлений.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен

быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись. , вы узнаете в нашем материале.

Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме? Тогда будет вам полезен. Если вы нарушили больничный, то за это придется “ответить”. Подробнее о последствиях читайте .

Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  1. секретарем;
  2. самим руководителем.
  3. сотрудниками кадровой службы;
  4. специалистом по персоналу;
  5. делопроизводителем;

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры.

Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он , в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание. Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет.

В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Звоните на телефон горячей линии . Это бесплатно. Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителейПодпишитесь на нас в

Автор: ZakonGuru Поделиться 0 0

Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме

› › › Приказы по личному составу используются для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника в организации с любым юридическим статусом. В зависимости от их содержания, бухгалтерия насчитывает премии, заработную плату, отпускные начисления, компенсации.

Если работник хочет взять кредит в банке, то среди прочих документов у него потребуют предоставить документы о его трудовой деятельности, в их число входит копия приказа о приёме на работу.Приказы по личному составу отражают трудовой путь работников организации, и в различных судебных разбирательствах они имеют юридическую силу, подтверждая одну из версий спора.СодержаниеК приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

  1. Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
  2. Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
  3. О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
  4. О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
  5. О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
  6. О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
  7. Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
  8. О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  9. О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
  10. О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
  11. О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

  1. О ежегодных оплачиваемых отпусках.
  2. О дисциплинарных взысканиях.
  3. О праздничных днях и др.
  4. О краткосрочных командировках.

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки. и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.Если организация регистрирует какой-либо документ, тогда признаётся его производственная сила, его законность.

Для регистрации документа ему присваивается уникальный номер.

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить в компании данный вид документации, защитить деятельность организации от издания приказов задним числом, утверждения несвоевременных распоряжений или подделок приказов.Как правильно составить ? Ответ содержится в статье по ссылке.Чтобы журнал выполнял свои функции, его необходимо прошнуровать и пронумеровать.

В журнале в хронологическом порядке фиксируются утверждённые документы.Страницы журнала нельзя добавлять или изымать, уничтожать, подменять.

Для этого перед заполнением журнала необходимо пронумеровать каждую его страницу, затем прошнуровать журнал.Шнуровку необходимо закрепить специальным бланком, в нём указывается количество страниц в буквенном и числовом обозначении, подписывает и ставит печать ответственное лицо — обычно это руководитель организации. То есть, подпись ответственного лица должна быть закреплена печатью для документов, подпись руководителя или генерального директора организации – гербовой печатью.Так как приказы по кадрам формируются с самого начала работы организации, необходимо их определённым образом регистрировать.

На текущий день нет единых требований по оформлению данного документа, поэтому формат может быть утверждён нормативным актом компании.Есть определённые требования по ведению самих приказов, однако формат журнала регистрации таких приказов может разрабатываться самостоятельно специалистами организации.Также возможно приобрести готовый журнал в книжных или в интернет-магазинах. Кадровики-консультанты, основываясь на собственном опыте, разработали удобный формат данного документа и различными способами его распространяют.Всё зависит от возможностей и потребностей самой организации.Можно приобрести журнал:

  1. Прошнурованный.
  2. Пронумерованный.
  3. Опломбированный.

С рекомендуемыми образцами журнала можно ознакомиться на сайтах по кадровому делопроизводству, и на основе этих образцов создать свой формат.

Главное требование – это необходимость вести журнал с самого начала деятельности организации.Что такое и как правильно вести этот документ на предприятии, вы можете узнать по ссылке.По причине того, что журнал по учёту приказов по личному составу относится к основным архивным документам, в каждой компании должен быть сотрудник, который будет нести ответственность за заполнение журнала.

Такого работника можно назначить специальным приказом по основной деятельности, но чаще всего эта обязанность содержится в должностной инструкции специалиста по кадрам, с которой он должен под роспись ознакомиться при приёме на работу.Если кадровик, в чьи обязанности входит вести журнал по учёту кадровых документов, уходит в длительный отпуск, то исполнение данной рабочей функции необходимо возложить на другого работника с помощью соответствующего приказа.Как уже было отмечено выше, единых закреплённых законодательно требований к оформлению журнала по учёту документов по кадрам не существует, однако необходимо следовать общим правилам оформления.Титульный лист журнала содержит даты начала и окончания ведения журнала, реквизиты организации, номер документа, сведения о работнике, который несёт ответственность за ведение журнала, срок его хранения (пять или семьдесят пять лет).Для чего нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, и как правильно вести этот документ – читайте Необходимо также указать литеры, присвоенные приказам, которые подлежат учёту в журнале:

  1. К – для остальных документов, если они регистрируются в книге.
  2. это ЛС для документов со сроком хранения в семьдесят пять лет.

Сам журнал содержит следующие графы:

  1. Основание (номер письма или трудового договора, или дополнительного соглашения и др.).
  2. ФИО сотрудника или сотрудников, на которых был издан приказ.
  3. Номер приказа по кадрам.
  4. Вид приказа (приём сотрудника, его перемещение, увольнение и др.). Краткое содержание приказа (пункт назначения, срок направления в командировку и др.).
  5. Номер записи.

    Каждой записи присваивается свой собственный номер.

  6. Дата приказа.

Также на каждой странице журнала может стоять подпись лица, отвечающего за её заполнение. Нельзя изымать из журнала листы; если требуется сделать какое-либо исправление, то его необходимо внести под следующим порядковым номером, а также нужно указать основание, почему оно было внесено.Скачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно А вот находится бланк документа.​При высокой текучести кадров в компании и при большом документообороте очень сложно отследить движение всех документов при помощи журнала в бумажном варианте.Поэтому компании желательно иметь электронную форму журнала по учёту кадровых документов, которая значительно ускорит процесс поиска требуемой информации по каждому отдельному сотруднику: когда он был в командировке, сколько дней он провёл в отпуске, брал ли отпуск без оплаты труда и др.Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и пошаговая инструкция находятся При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.Если управленческий документооборот в компании ведётся при помощи программы 1С, то все приказы регистрируются в ней автоматически.Также для внутреннего пользования возможно создать электронную версию журнала в программе Excel.

Если в компании журнал изначально ведётся в электронной форме, то все листы, которые были впоследствии распечатаны, нумеруются, прошиваются, а затем опечатываются для сдачи в архив. Понравилась статья?Лайк автору

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Журнал регистрации приказов по личному составу — это обязательный документ, в который вносят информацию о каждом кадровом распоряжении.

Вести его можно на бумаге или электронно. 16 апреля 2021 Автор: Чурсина Татьяна Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  1. об отпуске;
  2. изменении персональных данных;
  3. о командировке.
  4. увольнении;
  5. переводе на другую должность;
  6. о приеме на работу;
  7. изменении заработной платы или премировании;

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет.

Поэтому так важно вести правильный учет.

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы.

Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  1. контроль исполнения;
  2. возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.
  3. учет;

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация.

К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  1. журнал или книга;
  2. база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  1. хранение и архивирование бумаг компании.
  2. регистрация изданных компанией кадровых документов;
  3. быстрый поиск точной информации и документов о работниках;

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо.

Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие. Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать.

В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами.

Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  • Краткое описание.
  • Исполнитель.
  • Уникальный номер регистрации в программе.
  • Дата издания.

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета. Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  1. о дежурствах;
  2. о краткосрочных командировках по России и за рубеж.
  3. о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  4. о дисциплинарных взысканиях;
  5. об учебных отпусках;

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет.

Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Сотрудник может попросить работодателя заменить часть отпуска денежной выплатой. Разберемся, как правильно оформить такую компенсацию.

15 января 2021 График отпусков — это обязательный документ, в котором определено, кто и когда отдыхает в течение года. Он утверждается приказом руководителя на календарный год не позднее 15 декабря. 5 ноября 2021 Приказ о предоставлении отпуска работнику — это предусмотренный трудовым законодательством документ, оформление которого дает работнику возможность реализовать право на отдых.

30 мая 2021 Рассказываем, как грамотно разработать положение о кадровом резерве бюджетной организации: какая структура должна быть у документа, какие разделы обязательно нужно включить.

Образец прилагается. 14 января 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

13609 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора.

При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  1. сокращении,
  2. трудоустройстве,
  3. дисциплинарном взыскании,
  4. материальном поощрении,
  5. отпуске,
  6. переводе на другую должность и т.д.
  7. дежурствах,

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень.

При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации. Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений. Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д.

Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия. В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  1. должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  2. наименование предприятия;
  3. дата открытия журнала, дата его окончания;
  4. срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов.

В них надо вписать:

  1. номер документа, его вид, содержание;
  2. основание для выпуска распоряжения.
  3. порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  4. ФИО и табельный номер работника, которого он касается;

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить. Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям.

Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо. Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица. Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .

Журнал регистрации приказов (скачать)

Автор статьиОльга Лазарева 1 минуту на чтение4 814 просмотровСодержание Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия.

Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.Разработка бланка журнала регистрации приказов по личному составу проводится на каждом предприятии индивидуально. В качестве примера для его составления можно воспользоваться образцами, предлагаемыми к использованию другими компаниями.Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов.

К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения.

Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации.

К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.Разработкой и ведением журнала регистрации приказов может заниматься сотрудник кадрового отдела или делопроизводства (офис-менеджер, секретарь).Стандартными графами в бланке журнала регистрации приказов по личному составу являются:

  1. ФИО того, кто подписывал документ;
  2. Список лиц, которые должны ознакомиться с распоряжением;
  3. Суть приказа (его содержание);
  4. ФИО того, кто является исполнителем;
  5. Подпись ответственного лица, удостоверяющая получение приказа;
  6. Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.
  7. № приказа и дата его утверждения;

Любой образец, взятый за основу в разработке журнала регистрации приказов по личному составу, может быть доработан в соответствии с нуждами предприятия. Поделитесь статьей

(нет голосов, будьте первым)

Загрузка.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+